9 måder at øge produktiviteten

Sluk for Outlook og lav mere – 9 tips til bedre maildisciplin

Produktivitet handler om mange ting. Hos TimeLog handler produktivitet normalt om at fakturere mere, tage problemerne i opløbet og komme sikkert og nemt gennem de administrative processer.

Men produktivitet handler også om at få kontrol over sin egen hverdag. En af de helt store tidsrøvere og forstyrrende elementer på et typisk dansk kontor er emails. For et par år siden var jeg så irriteret over emails, at jeg lavede et par regler for min egen brug af mail.

Siden da (og sikkert også længe før) er  Inbox Zero  og tilsvarende "hold styr på dine mails"-metoder blevet promoveret pænt meget.

I forhold til Inbox Zero, synes jeg man skal gå mere radikalt til værks, så her kommer mine bud på en mere effektiv arbejdsdag. Der er sikkert nogen der er lodret uenige med nedenstående - feel free to disagree.

1. Sluk for din mailklient

Skal du lave noget der kræver mere end fem minutters opmærksomhed - skrive tekster, fakturere, programmere, lave tilbud - så sluk dog for Outlook eller hvilken mailklient du nu bruger. Medmindre du er CEO for et børsnoteret selskab, børsmægler eller sikkerhedsekspert, så kommer der næppe mails der er så vigtige, at de ikke kan vente en time eller to. (Faktisk er jeg ret sikker på at CEO'er for børsnoterede selskaber selv bestemmer hvornår de vil forstyrres).

2. Fjern alle "New mail" alerts

Det næste du gør er at fjerne alle pop-ups, ny mail-lyde, tal der viser hvor mange ulæste mails der er i din inbox. Det er støj, der tager din opmærksomhed. Det er dig der bestemmer hvornår der skal læses mails.

3. Slet mails

Når man så er i gang med at læse mail - så sørg altid for at slette alle mails, som du ved at du ikke får brug for igen. Det sparer meget tid senere, når man skal finde gamle mails igen. Alle mails om hvad der nu er til frokost i kantinen i dag, kedelige nyhedsbreve, "jeg har læst din mail"-mails, "hvem kommer til fredagsøl"-mails etc. Slet dem når du har læst dem.

4. Besvar mails med det samme

Undgå så vidt mulige mærkelige systemer med at markere mails, som du vil besvare senere. Hvis du ikke har tid til at besvare mails, så lad være med at tjekke mails. Der er selvfølgelig undtagelser for denne regel - men undgå at tjekke mails hvis du ikke reelt har tid til at besvare mails.

5. Start ikke dagen med at tjekke mails

Start dagen med at lægge en plan for hvad du vil opnå i dag. Hvis man starter med at tjekke mails før man har fået sin kop kaffe og sat sig nogle mål - så ender man ofte med, at de indkommende mails sætter dagsordenen. Det kortsigtede får fokus - og man glemmer måske det der i virkeligheden er vigtigt.

6. Afmeld nyhedsbreve

Jeg holder meget af nyhedsbreve. Og kommer til at tilmelde mig en hel del af slagsen. Jeg får sågar læst nogle af dem. Til gengæld er der også en del jeg ikke får læst. Og, det gælder om at få afmeldt disse så hurtigt som muligt.

7. Skriv kort

Korte mails er bedre end lange mails.

8. Brug "FYI", "Spam" eller "Til orientering"

Ved at starte en mail med "Til orientering", så ved modtageren at dette ikke er den vigtigste mail i verden. Dette gør at hun bare kan skimme igennem mailen og kun læse den grundigt, hvis hun vurderer det er vigtigt. En variant af dette links til sjove videoer og tilsvarende. Fint med mig - men, skriv "Spam" eller tilsvarende i titlen, så modtageren ved at hun kan ignorere mailen, hvis hun har travlt.

9. Brug CC og meget gerne BCC

Jeg elsker at være orienteret. En af de nemmeste måder du kan orientere dine kollegaer om hvad der sker i forretningen er, at bruge CC og BCC i udpræget grad. Det er klart at dette er med til at fylde mailboxen op - men når man ser en mail fra en kollega til en helt anden person - så ved man godt at det er en "til orientering"-mail. Jeg er sikker på at ledelser med en høj grad af BCC's internt er et udtryk for en ledelse der samarbejder godt.