Hjælp til kravspecifikationen før køb af forretningssoftware

Hvordan forbereder man sig bedst inden køb af forretningssoftware?

I TimeLogs salgsafdeling snakker vi med mange forskellige virksomheder, som er ude og sondere markedet for et muligt system til tidsregistrering, projektstyring og eventuelt fakturering.

Vi bliver nogle gange spurgt, hvordan best practise er i forhold til at købe et system. Mange er interesserede i at høre, hvordan andre virksomheder bærer sig ad. De fleste er kun ude at købe forretningssoftware 1-2 gange i løbet af deres liv, så det kan være svært at gennemskue præcis, hvad man skal vide og gøre, inden man tager en beslutning. Ofte er vi også i dialog med den, som er blevet udnævnt som projektleder på til at finde et system, men som hverken er den endelige beslutningstager eller den, som har det største behov for systemet.

Derfor denne blogpost som vil opsamle gode råd og erfaringer, som vi har gjort os gennem tiden.

Der er selvfølgelig forskel på, hvornår man snakker med virksomheder i deres købsproces, så vi kan overordnet set dele virksomhederne ind i tre grupper:

  1. Dem, som bare skal undersøge markedet og ikke har taget beslutning, om de overhovedet skal have et system
  2. Dem, som ved de skal have et nyt system, men som endnu ikke har en deadline
  3. Dem, som har en specifik deadline for at implementere et nyt system

Alt efter hvor seriøst man leder efter et nyt system, er der selvfølgelig også forskel på, hvor meget forberedelse man gør sig, men man bør som minimum overveje, hvad det egentlig er, man er på udkig efter - ellers er det svært at få den rigtige hjælp.

Lav en kravspecifikation

Det er en god ide at lave en kravspecifikation, hvor I lister de forskellige krav og formål med systemet. Her er der selvfølgelig forskel på detaljegraden alt efter, hvilket stadie man er på i købsprocessen. Men man gør sig selv en stor tjeneste ved at have et overblik over, hvad mindstekravene til et nyt system er. Man skal kunne svare på spørgsmålet: "Hvad er vores overordnede mål med at implementere et nyt system, og hvilke processer skal det kunne understøtte?".

Er man i stadie 3 , vil jeg mene, at det er nødvendigt, at virksomheden laver en intern workshop, hvor de spørger de forskellige interessenter, hvad de har brug for i den optimale løsning for dem. Her er det dog vigtigt at holde sig for øje, at projektlederen skal være med til at definere, hvad der er "need to have" og "nice to have" i forhold til det overordnede mål med løsningen. Hvis alt står som "need to have", så bliver det ofte svært at finde et system. Man skal huske på, at alle systemer har deres speciale, og med mindre man vil implementere en kæmpe SAP-løsning, så skal man være klar over, hvilke krav man i princippet kan leve uden.

Ved at have et indledende møde internt, så slipper man også for slemme overraskelser senere hen, når man er i gang med at implementere det valgte system. Der er ingen, som kan komme efterfølgende og bebrejde, at projektlederen ikke havde taget højde for en specifik situation, da alle interessenter har været med til at definere listen af krav.

Ved at have en kravspecifikation, er man også sikret, at leverandøren forstår, hvad behovene er - i hvert fald dem som er beskrevet. Og hvis man afleverer den til leverandøren, som svarer på den skriftligt, så har begge parter et godt ståsted for en videre dialog.

Der er dog ingen formaning om, hvor lang en kravspecifikation skal være. Vi har set kravspecifikationer, der fyldte én side og en anden fyldte 30 sider. Det er meget forskelligt. Men jo mere præcis den er, jo bedre er forudsætningen for, at man får taget den rigtige beslutning med hensyn til valg af leverandør. Det er også en fordel, at kravspecifikationen er forholdsvis kort og fokuserer helt overvejende på "Need to have". Når disse punkter er beskrevet, kan man altid liste "nice to have"-punkterne.

Gå i dialog med forskellige leverandører

Vi oplever ofte, at dem som er ude at lede efter et system godt kan være tilbageholdende med at få en præsentation af produktet. Mange vil selv se sig omkring og få en fornemmelse af, om systemet kan det, de leder efter. Men hvis man går efter at finde en mere kompleks løsning end fx Basecamp eller Harvest, så er vores anbefaling at tage en dialog omkring, hvad det er for et behov, man skal have dækket - også selvom man er i stadie 1 og bare vil sondere markedet for at få lidt inspiration.

I en præsentation har man en unik mulighed for at få lidt sparring omkring, hvad man skal lægge vægt på i den ønskede løsning, og ofte er det også tidsbesparende at få svar på sine spørgsmål direkte i stedet for at skulle lede efter svarene på hjemmesiderne og i de offentlige demoer.

Man skal huske på, at mange sælgere også er gode rådgivere, som har snakket med andre i lignende situation, og derfor ofte kan fortælle om best practise. Tit oplever vi, at når man først er i dialog, så kommer der flere behov frem, som virksomheden ikke havde tænkt over, da de ikke vidste, det overhovedet var muligt at gøre.

Er man stadig lidt beklemt ved den direkte kontakt med en sælger, så tilbyder de fleste leverandører en online demo, hvor der også er videoer, som beskriver processerne. Nogle har også, ligesom os, introduktionswebinarer  enten månedligt eller hver anden uge, hvor leverandøren præsenterer til flere på én gang. Herved slipper man for at en dialog, men får stadig svar på mange af de spørgsmål, man måtte sidde med.

Evaluering

Når kravspecifikationen er færdig, og man har fået en præsentation af de forskellige systemer, som valget står mellem, så er det tid til at lave en overordnet evaluering.

Er man ikke den overordnede beslutningstager, og der er forskellige interessenter, der har en mening om systemet, så er det måske en god idé at sætte sig sammen og få fremlagt fordele og ulemper ved de forskellige løsninger. Er der steder, hvor man er i tvivl om, hvorvidt leverandøren kan løse dette eller ej, så er vores erfaring, at det hjælper at sætte et kort møde op med den interessent, som har den største viden omkring dette emne og leverandøren.

Det kan for eksempel være en projektleder, der har nogle specifikke spørgsmål til nedbrydninger af et projekt, eller regnskabsafdelingen, der har spørgsmål til integrationsmulighederne. Det er med til at give disse interessenter "ro i maven" og stole på, at systemet kan leve op til deres behov. Det skal dog stadig styres af projektlederen, som skal have det overordnede mål for øje, så en enkelt interessent ikke pludselig laver sin egen dagsorden og kører projektet ud på et sidespor.

Et andet aspekt er også, at ofte så har man afholdt møder med flere leverandører, og jo flere møder man holder, jo klogere bliver man på, hvad det er, man ønsker af løsningen. Nogle gange kan der komme nye krav på listen efter møde med fx leverandør nr. 3. Så inden man tager en beslutning, så er det en god idé at sende de ekstra krav til de to foregående leverandører for at høre, om de også kan løse disse ønsker. Ellers kan man risikere, hvis man tager leverandør nr. 1, at de rent faktisk ikke kan løse det, fordi de aldrig har hørt det krav før - eller omvendt at man tror, de ikke kan løse det, selvom man aldrig har fået snakket om de nye behov.

Så hvad skal man gøre?

1. Lav en kravspecifikation

  • Find ud af hvad er "need to have" og hvad er "nice to have"
  • Inkluder de forskellige interessenters behov
  • Vær realistisk om at alle behov formentlig ikke kan opfyldes præcist, som I vil have det

2. Gå i dialog med forskellige leverandører

  • Vær ikke bange for at bruge dem som rådgivere
  • Få en præsentation
  • Stil mange spørgsmål

3. Evaluer de forskellige leverandørers løsning

  • Få eventuelt sat et møde op, hvor de forskellige interne interessenter samt beslutningstagere kan få svar på deres specifikke spørgsmål inden for deres fagområde
  • Projektlederen skal holde det overordnede mål med indkøb af nyt system for øje
  • Er der dukket nye krav op i løbet af processen, så få dem samlet sammen og sendt ud til alle leverandører for at være sikker på, at de kan løse det, inden der tages beslutning

Hvis forarbejdet er gjort godt, så er man godt klædt på til at finde den bedste løsning for ens virksomhed - og sandsynligheden for at have overset fundamentale behov er meget lille.

Læs og download den komplette guide til softwarekøb her: