Vil du tune vækstmotoren i din SMV? Så øg dit fokus på de her 10 områder

Som ejerleder er det en udfordring at begrave sig alt for dybt i drift og dagligdag. Ifølge FSR - danske revisorer bevirker det, at du med stor sikkerhed har et uudnyttet vækstpotentiale gemt i dine eksisterende processer eller arbejdsmodeller.

Men spørgsmålet er, om du har tid til at udvinde potentialet?

Vi ved godt, at du har travlt – så her får du listen med 10 områder du med fordel kan befri fra manuel limbo. Så sikrer du nemlig grundlaget for stabil vækst.

1. Registrering af arbejdstid = dit faktureringsgrundlag

Som SMV konsulent er tid jeres produkt og hyldevare. Derfor er det afgørende, at du får samlet timerne op. Jo nemmere det er for dine medarbejdere at registrere deres arbejdstid, jo flere timer bliver registreret og som SMV konsulent er det dit faktureringsgrundlag.

I TimeLog kan du registrere og fakturere arbejdstid ved hjælp af vores indbyggede faktureringsværktøj. Og du kan registrere timer via mobil app, desktop, Outlook eller fx webbrowser, så det er nemt for medarbejderne.

2. Effektivt overblik over tidsforbrug på opgaver og projekter

Når du kan se, hvor meget tid du rent faktisk har brugt vs. tiden i budgettet, kan du bedre korrigere opgaver og orientere kunden om eventuelt skubbede deadlines eller budgetter.

Når du får redskaber, der kan kalkulere projektets fremdrift og vise budgetafvigelser, bliver det med tiden lettere at estimere projekter og opgaver:

• Er det i planlægningsprocessen timerne skrider?
• Under udførelse?
• Eller ved overlevering?
• Det ved du med et system, der samler projektdata i realtid på tværs af organisationen.

3. Dyb dokumentation: Sådan undgår du diskussioner og tabt indtjening

Hvis der opstår uenigheder om fx budgetter, tidsforbrug eller lignende, har du brug for dokumentation, der viser, hvornår og hvorfor budget eller opgaver er blevet rykket.

I stedet for kommentarer i et Excel-ark, kan du med et professionelt system tilføje kommentarer til hver eneste tidsregistrering i systemet, som kan bruges til at afgøre uenigheder mellem dig og kunderne.

4. Indsigt i kostpriser: Hvor tjener din SMV penge?

I et effektivt projektstyringsværktøj kan du se prisen på et projekt ved at angive kostpris for hver enkelt medarbejder.

På den måde kan du hurtigt og nemt beregne dækningsgraden pr. projekt/medarbejder/kunde.

Det er vigtig viden i forhold til at se, hvor du tjener jeres penge, uanset om du sælger arbejde på medgået tid, fast pris eller klippekort.

5. Husk brugervenligheden

Brugervenlighed er generelt vigtigt, når det kommer til IT-systemer. Det gælder også, når det kommer til tidsregistrering - for jo nemmere det er at registrere tid, desto mindre intern modstand vil du opleve og jo mere præcise data vil du få.

Med præcis tidsregistrering kan du fakturere alle timer og dermed se, hvor meget tid der går på virksomhedsdriften.

6. Omsætning, omsætning, omsætning

For (især) konsulent- og rådgivningsvirksomheder hænger tidsregistreringen tæt sammen med faktureringen. 

Tager du TimeLog som eksempel, er kernen i systemet sammenhængen mellem – og understøttelsen af – arbejdsprocessen fra tidsregistrering til projektstyring og fakturering.

Konkret betyder det, at så snart du har lavet alle registreringer på et projekt, er det nemt og hurtigt at oprette fakturaer ud fra registreringerne. Resultatet er, at flere timer end først antaget bliver opsamlet og giver større omsætning!

7. Pipeline-administration: Ved du, hvad månedens potentielle salg er?

Få overblik over månedens potentielle salg og se sandsynligheden for, at de går hjem.

Med pipeline-administration kan du fokusere indsatsen på de salg, der har størst potentiale og mulighed for succes.

Når de forskellige opportunities er vægtet, får du hurtigt overblik og kan prioritere (salgs)arbejdet. Samtidig kan du se, om du har ”huller”, der skal lukkes i den kommende periode.

8. Kundeinformation: Har du (virkelig) brug for et CRM-system?

Når du har et forretningssystem, der kan håndtere kunde- og kontaktinformationer, kan du altid søge informationerne ud i systemet.

Dermed kan et CRM-system give god mening, fordi du ved, at de nyeste informationer om kunden findes her. Så gælder det bare om at opdatere og vedligeholde informationerne.

Bruger du PSA software, er kundestyring eller en integration til et CRM-system ofte en del af pakken.  

9. Lønstyring og bogholderi: Kan du spare tid (eller udgifter til eksterne konsulenter) ved at integrere lønstyring og bogholderi?

Hvis timerne kan overføres til økonomisystemet og håndteres eksternt, kan du spare penge og tid – også på fx lønnen til eksterne konsulenter.

TimeLog har lavet integrationer til Navision og e-conomic, som flere af vores kunder har valgt. Heriblandt IIH Nordic, der har fået bedre overblik over deres kunder og nu ved, hvor meget tid og omsætning hver enkelt kunde kræver og giver.

10. Nøgletal og strategi: Hvilke data giver dig grundlaget for en optimeret smv-strategi?

Når du har brugt et forretningssystem i et stykke tid, har du data nok til at kunne begynde at analysere på forretningen:

• Hvad er faktureringsgraden i virksomheden per medarbejder?
• Hvor meget tjente vi per kunde sidste måned?
• Hvilken overskudsgrad har vores projekter?
• Hvilke opgaver har størst indtjeningspotentiale?
• Hvor skal vi i fremtiden lægge salgsindsatsen?

Med alle de data ved hånden kan du for alvor starte vækstmotoren.

Hvilke SMV-udfordringer har din virksomhed?

• Har du brug for at registrere (flere) timer?
• Er det realtidsoverblikket, du mangler?
• Kender du allerede kostprisen på projekterne, men mangler en metode til at analysere profitten?
• Ønsker du at bruge data til at kunne reagere i tide – eller skal du KUN registrere tid?
• Er det nu, du gerne vil investere – eller har du brug for mere tid til at tænke dig om?

Ja, spørgsmålene er mange, og i processen med at udvælge tidsregistrering, fakturering og projekstyring kan der opstå flere, end først antaget.

Derfor har vi skrevet en tjekliste med spørgsmål, der hjælper dig med at afklare behov og kortlægge arbejdsprocesser, så du kan komme sikkert fra research til implementering af forretningssystemer for SMV’er.