11 tips til det gode møde

Møder fylder meget i hverdagen for den typiske TimeLog-kunde. Og personligt har jeg altid været stærkt generet af dårlig mødekultur - så her er mit indspark med 11 tips til det gode møde.

Inspirationen til denne blogpost er delvist egne erfaringer, blogposts fra LifeHacker, 37Signals' bog Getting Real,  Kforum og udviklingsmetoden SCRUM.

En af de sjove ting ved at arbejde med TimeLoger, at med indførelsen af systemet får mange af vores kunder for første gang sat kostpris på deres mødeaktivitet - og dette kan i nogle tilfælde være lidt af en øjenåbner.

Mange (dyre) danske medarbejdere glemmer ofte, at et møde med en 4-6 deltagere på et par timer snildt koster virksomheden 5.000 DKK. Når man tænker på, at mange skal have godkendt alle udlæg over 1.000 DKK - så indkalder stort set alle medarbejdere gladeligt til møder med masser af deltagere.

Udover at være dyre, kan møder også være dræbende kedelige og være med til, at medarbejderne mister arbejdsglæde(n).

Misforstå mig ikke - møder er afgørende for, at virksomheden hænger sammen. Men, der er store optimerings- og kvalitetsfordele at hente, hvis man tænker sig lidt om, og hvis man tager lidt mere hensyn. Tænk på hvor mange timer du tilbringer i et mødelokale hver eneste uge …

Min erfaring er, at den danske mødekultur ofte er lidt for meget "misforstået hygge" og lidt for lidt hensyn.

Møder er vigtige for det sociale miljø i virksomheden. Men der er bedre, billigere og især sjovere måder at opbygge et godt team på end at holde ineffektive møder.

Her er mine bud på en sund mødekultur:

1. Forventningsafstemningen er afgørende

Hvad er karakteren af det forestående møde? Er det et beslutningsmøde, et informationsmøde, et stormøde, et ideudviklingsmøde - eller hvad? Dette skal være helt klart for alle deltagere og gerne markeres eksplicit ved mødeindkaldelsen.

Hvis det er et beslutningsmøde skal agendaen være skarp og klar, og mødelederen må meget gerne starte ud med at liste, hvilke beslutninger der skal tages. Har mødet karakter af ideudvikling, så må agendaen gerne være løs, og der skal være plads til improvisation og skøre ideer.

Der hvor det tit går galt er, hvis en mødedeltager mener, at mødet skal køre stramt, og en anden mødedeltager mener, at nu skal vi brainstorme og udfordre hinanden med skæve vinkler. En anden typisk faldgrube er, at en mødedeltager vil diskutere selve mødets karakter og formål - og andre mødedeltagere vil diskutere de konkrete emner.

Derfor er det mødelederens rolle at kridte banen op og allerede ved mødeindkaldelsen markere mødets karakter.

2. Har du indkaldt til mødet - så har du ansvaret for mødet

Her er en god opskrift til, hvordan du generer dine kollegaer mest muligt: Indkald lidt for mange til et møde, kom ti minutter for sent, start mødet med at rode i yderligere ti minutter med projektoren eller Internet, undlad at lave en agenda, medbring en PowerPoint med 134 slides, lad være med at tage ansvar for mødet - og gå så på toilettet midtvejs.

Med andre ord: Har du indkaldt til mødet, så er det dit ansvar at stå for agenda, mødeledelse, roller, teknik og for at mødet lever op til sit formål.

3. Mødet starter før mødet

Som mødeleder er det dit ansvar at sende en agenda ud før mødet, at sørge for at teknikken (PC, projektor, forplejning) er på plads. I større møder kan det også være en god ide at fordele rollerne forud for mødet - mødeleder, facilitator, referent etc. - men, det hører vist desværre til sjældenhederne i små- og mellemstore virksomheder at have så meget styr på mødekulturen.

4. Møder uden agenda er som oftest spild af tid

Med mindre mødet har karakter af et "inspiration" eller "ide-udvikling", så er min holdning, at møder uden en agenda som oftest er spild af tid. Hvis mødelederen har indkaldt 5 medarbejdere til et møde, og vil bruge 5 x 1 time plus transport på mødet, så er det mindste man kan forlange af mødelederen da, at denne bruger fem minutter før mødet på at tænke over mødets formål og sende en agenda ud.

Et møde uden en klar agenda kan gå i alt for mange retninger og har nemt ved at ende i no-decision. Især er agendaen vigtig, hvis mødet skal føre frem til beslutninger eller konkrete tiltag.

Det bedste er selvfølgelig, hvis agendaen er sendt ud forud for mødet - det næstbedste er, at mødelederen ridser agendaen op, når mødet starter.

Nogle gange kan det fungere fint at starte med at lave agendaen sammen ved mødets start. Skriv gerne punkterne op på tavlen, så det er helt klart, hvor man skal hen.

I nogle tilfælde vil møde-genren give agendaen på forhånd. F.eks. følger salgsmøder som oftest en bestemt form uden, at der er en eksplicit agenda. Dette er helt fint, for så ved alle parter, hvad man kan forvente af mødet og af deltagerne.

5. Indkald de rigtige mødedeltagere

Husk at møder både er inkluderende og ekskluderende - og der er masser af politik og signaler i, hvem du inviterer og ikke inviterer til møderne. Tænk dig om og invitér de rigtige mødedeltagere.

Pas på med møder med for mange medarbejdere. Måske er det bare mig, men min erfaring er, at beslutningsmøder med over en 5-7 deltagere som oftest er spild af tid.

6. Stående møder er godt

Udviklingsmodellen SCRUM har et fantastisk simpelt mødekoncept: Modellen indeholder flere faste mødeformer. En af disse er, at udviklingsteamet holder dagligt et kort, stående møde om morgenen med en helt fast agende. Det fungerer rigtigt godt og er nemt at styre.

Modellen kan med fordel flyttes til andre sfærer hvor et team har brug for tæt koordination og tæt samarbejde. Nøgleordene er: Stå op, morgenstund, hold det kort (max 15 minutter), fast facilitator, ingen forplejning, ikke plads til ekskursioner og fast agenda.

Teamet får en god start på dagen, og alle er orienterede om, hvad de andre på teamet arbejder med. Samtidig er der en fælles følelse af fremdrift eller urgency, alt efter hvor i projektforløbet teamet befinder sig.

Jeg tror, at en af grundene til, at SCRUM-møder fungerer så godt er, at mødelederen - SCRUM-masteren - automatisk får en rolle som facilitator for mødet. Rollerne er på plads og facilitatoren ved præcist, hvilke diskussioner og emner der er relevante, og hvilke der ikke er relevante for mødet.

Derudover er det stående element også revolutionerende: Mødedeltagerne skal ikke hente kaffe eller lige på toilettet. Mødet starter præcist og er kort.

7. Skypemøder er godt

Online møder sparer tid og penge og fungerer rigtigt godt. Især hvis man allerede har mødtes før face-to-face. Så der er ingen undskyldning længere: installér Skype eller GoToMeeting i dag, anskaf dig et web-kamera - og hold langt flere møder online. Det sparer tid, penge og CO2.

Online møder hvor man kan se dem man holder møder med fungerer meget bedre end conference calls. Skype har for nyligt introduceret en Business-løsning, hvor man kan holde videomøder med flere lokationer samtidigt. Smart og billigt.

8. Afveksling er godt

Hold mødet på en café. Hold mødet gående. Hold mødet i lufthavnen. Brug lidt penge på at holde strategidagen på et spændende sted. Dét at ændre den fysiske ramme er med til at skabe ny energi.

Prøv også at skabe afveksling i firmaets gode gamle mødelokale: Hent en god kaffe ovre fra cafeen, hold mødet stående, gør noget nyt.

9. Er du i tvivl, så har du for mange slides

En anden god måde at ødelægge et potentielt godt møde er at medbringe en PowerPoint med 94 slides til et times møde. Der er ikke plads til debat, og stemningen bliver stresset af at se "78 af 94″, når der er ti minutter tilbage. Skær ind til det vigtigste. Prioriter og vælg fra.

10. Fjern støj

Møder skal være fokuserede og handle om det, som er på agendaen. Det er en uskik at sende SMS'er, have Messenger tændt, tjekke Twitter o.s.v. Det sender et signal om, at mødets indhold er uvigtigt. Hvis du mener det, så sig det dog.

11. Rund af med en afrunding

Mange møder ender i "No-decision". Der bliver ikke konkluderet, der bliver ikke taget referat eller sendt en mail med en to-do-liste rundt. Det er altid godt, at mødelederen ridser beslutninger og eventuelle action points op - og kommer der ligefrem en mail rundt med disse er ikke et øje tørt.

Morale

Moralen er, at der er mange veje til en sund mødekultur - og at den er forskellig fra virksomhed til virksomhed. Men, der skal tages aktivt stilling til mødekulturen, og der skal arbejdes løbende med denne. Virksomhedens mødekultur er ledelsens ansvar. Min fornemmelse er, at der virkelig er lavthængende frugter her - både i forhold til at spare penge og i forhold til at forbedre arbejdsmiljøet og øge arbejdsglæden.

Og, selvom det er ledelsens ansvar, så er der mange medarbejdere, der ikke tager hensyn til deres kollegaer i forbindelse med møder. Så - vis respekt - og vær med til at skabe bedre møder og dermed en bedre arbejdsdag for alle.