4 måder at fakturere dine konsulentydelser på

Ethvert konsulent-kundeforhold er unikt og kræver særlig behandling, når det kommer til betalingsbetingelser eller afregning. 

At have overblik over dine kontrakter hjælper dig med at planlægge arbejdet, dække omkostningerne og sikre, at der i sidste ende er en fortjeneste for virksomheden.

Der er 4 standardmåder at fakturere dine konsulentydelser på.

Der er mange forskellige variationer og de fleste kan passe i disse rammer:

Fakturering på medgået tid

Hvis du og din kunde aftaler, at der faktureres på medgået tid, så ganger du timeprisen med antallet af timer, som du bruger på en opgave, og lægger omkostningen for materialer til.

Hvis flere arbejder på projektet, så kan timeprisen variere, og du skal holde øje med dem alle.

Som regel beregner du den interne omkostning (timer og materialer) i slutningen af måneden og sender fakturaen til kunden.

• Ulemperne: Det kan være udfordrende at planlægge arbejdet, når du ikke kan forudse det præcise antal timer, som du kommer til at bruge på kundeopgaven. Det er som regel også en kontrakt uden binding, så du kan ikke regne med et stabilt cash flow.
  
• Fordelene: Som regel behøver du ikke at forudsige omkostningen på forhånd, hvilket sikrer at du ikke fakturerer for lidt. Tiden du bruger, er også den, du fakturerer. Det kan vise sig at være en god start på et længerevarende forhold med kunden.

Klippekortsordninger for konsulentvirksomheder

Denne kontrakttype giver dine kunder mulighed for at købe og betale en pulje af timer og materialer på forhånd.

Klippekort bruges ofte på mindre opgaver, fx små fix, telefonopkald og e-mailkonsultation.

Når timerne er brugt, så køber kunderne som regel et nyt klippekort. De forventer typisk en form for rabat eller fordel ved at købe klippekort.

• Ulemperne: Hvis du har forskellige timepriser på dine medarbejdere (fx junior- og seniorkonsulenter), så kan det være udfordrende at vælge ressourcer på klippekortsaftaler. Kunder vil måske også forvente at komme først i køen, så du bør planlægge tid til uforudsete opgaver, når du fastlægger arbejdet.
  
• Fordelene: Du har pengene i hånden, inden arbejdet udføres.

Fakturering med fastprisprojekter

Hvis en kunde vælger et fastprisprojekt, så skal du estimere antallet af timer, som du og dit team skal bruge på opgaven, samt omkostningen til materialer og underleverandører.

Den bedste måde at gøre det på er at kigge på tidligere projekter, der ligner, eller lede efter lignende opgaver i dit tidsregistreringssystem og bede dit team om tidsestimater.

Opret en betalingsplan, hvis projektet tager længere tid. Du kan også vælge at forlange delbetaling før projektet starter, mens I er i gang med at udføre arbejdet, og igen når projektet er afsluttet.

Vær ikke bange for at begrænse projektet og tage betaling for ekstra opgaver.

• Ulemperne: Du er nødt til at estimere omkostningerne på forhånd og sætte en fast pris for projektet. Det kræver, at du forstår projektet ned til mindste detalje, at du har et godt billede af din egen effektivitet, og at du kender kunden rigtigt godt. Hvis projektet løber løbsk på grund af ekstra forespørgsler, misforståelser eller forsinkelser, så risikerer du, at dine omkostninger stiger drastisk. Det kan resultere i en meget lav timepris eller i værste fald et økonomisk tab.
  
• Fordelene: Planlægningen af dit arbejde vil være meget nemmere, hvis dine tidsestimater er præcise, og dit cash flow vil samtidig være mere forudsigeligt. Du vil lære det med tiden, så fortvivl ikke, hvis du kommer til at forlange for lidt på de første par projekter. Hvis du og dit team registrerer tid på opgaverne, så vil du have meget værdifuld information, der kan danne basis for din næste forhandling.

Løbende driftskontrakt

Hvis dine kunder regelmæssigt har brug for dine ydelser, så er en løbende driftskontrakt måske den bedste måde at håndtere jeres aftale på. De kan stole på, at du leverer den service, som de har brug for, og du får samtidig et stabilt cash flow, så længe kontrakten kører.

Baseret på dine tidsregistreringer vil du kunne estimere den tid og de omkostninger, som du vil have på kundeopgaverne, og fakturere dem på månedlig basis.

Læn dig ikke for meget tilbage – du skal stadig holde øje med afvigelser. Giv kunden besked om, at du vil fakturere alle opgaver, som ikke er omfattet af jeres løbende aftale. Eller aftal at de måneder, hvor der ikke er så travlt, bliver udlignet med dem, hvor der er mere at lave.

• Ulemperne: En gang i mellem får du brugt mere tid eller flere materialer, end I havde aftalt. Sikr dig, at kunden forstår hvad de blev brugt på, og fakturér dem så næste måned. Kunderne vil måske også forvente en form for rabat, når de underskriver en løbende aftale. Først skal du være sikker på, at du får dækket alle dine omkostninger, og så kan du overveje, om du vil imødekomme dem.
  
• Fordelene: En løbende driftskontrakt er den bedste måde at sikre arbejde og penge til din virksomhed. Det er som regel et godt tegn på tillid mellem konsulenten og kunden, så du kan være godt på vej til også at få projektarbejde.

Læs mere om fordele og ulemper ved afregning på fastpris og medgået tid

Lige meget hvilken aftale du ender med at indgå med dine kunder, så er det meget vigtigt at registrere din tid præcist.

Det hjælper dig til at holde styr på dine ressourcer, estimere dine omkostninger på kommende projekter og til at se advarselssignalerne, når projekterne går udover, hvad der blev aftalt.

Projektfaktureringen er fuldstændig automatiseret. Den giver dig mulighed for at holde øje med den tid, som du og dit team registrerer på opgaver, og samtidig får du et overblik over alle planlagte fastprisbetalinger for en bestemt periode.

Den understøtter dine arbejdsprocesser og hjælper dig med at overskue din økonomi, samtidig med at du har fokus på de mest rentable projekter, fakturering og kunder.