Fem grunde til at dine medarbejdere skal registrere tid

“Until we can manage time, we can manage nothing else.”

Disse vise ord blev sagt af Peter Drucker, en af ledelsesteoriens grundlæggere. Han forstod at god tidsstyring er en af de vigtigste betingelser for at skabe en succesfuld virksomhed.

Men hvordan kan du styre din tid, hvis du ikke registrerer den? Det er ikke muligt.

Hvis du stadig er oppe på barrikaderne og synes at tidsregistrering er træls og unødvendig, så overvej fordelene du og din virksomhed vil få ud af et tidsregistreringssystem.

1) Nemmere og mere effektiv projektledelse

På den moderne arbejdsplads, specielt i små virksomheder og startups, er der som regel flere medarbejdere, der arbejder på de samme projekter samtidig. Freelancere, entreprenører og hjemmemedarbejdere gør arbejdsgangene mere komplekse. Når en projektleder eller anden kollega ikke holder øje med opgaverne, så bliver ansvarsområderne uklare, hvilket kan skabe unødige forsinkelser.

Et tidsregistreringssystem giver dig et overblik over, hvad der sker i din virksomhed.

Når du ved præcis hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, kan du strømline dine arbejdsgange og altid kende statussen på hver eneste opgave. Det bliver meget nemmere at følge daglige, ugentlige og månedlige aktiviteter, selv hvis du bare udfylder en tidsregistreringsskabelon i Excel. Det hjælper både projektlederne og teamet til at nå deres opgaver til tiden.

Når medarbejderne selv registrerer deres tid, så reducerer det ledernes administration betragteligt. Det simplificerer også lønhåndteringen, især hvis dine medarbejdere bliver betalt på timebasis. 

2) Præcis planlægning af fremtidige opgaver og projekter

Timesedler giver dig værdifuld data, som er essentiel for at kunne udarbejde planer for fremtiden og vælge strategier. Hvis du ikke kigger på data fra færdige projekter, så er det fuldstændigt umuligt at planlægge fremtidige aktiviteter. Tidsregistrering viser dig hvor lang tid dine medarbejdere i virkeligheden har brug for til at udføre en opgave, og du kan tilpasse dine tidsplaner efter det.

Med et tidsregistreringssystem klædes du på til at håndtere pludselige ændringer, og du kan lave tilpasninger til den oprindelige plan. Det hjælper dig til at etablere et troværdigt image overfor dine kunder, da risikoen for at deadlines skrider mindskes.

3) Effektiv styring af omkostninge

At øge omsætningen og reducere omkostningerne er målene for alle firmaer. Du kan kun reducere omkostningerne, hvis du har et realistisk billede af hvor tiden ikke bruges optimalt. Med et tidsregistreringssystem kan du se, hvor potentielt tidsspilde kan opstå og italesætte det, før det er for sent.

Du reducerer risikoen for at overskride budgetterne ved præcist at forudsige omkostningen på fremtidige projekter.

Når du holder øje med præcis hvor mange timer, der bruges på et projekt, så mister du heller ikke penge, når du fakturerer dine kunder. Samtidig forebygger det overspringshandlinger, når medarbejderne selv skal registrere hvor meget tid, de bruger på deres opgaver, da de så fokuserer på ikke at spilde tiden. 

4) Stigning i produktivitet

Tidsregistrering er en måde at sikre, at små opgaver ikke kommer i vejen for at færdiggøre vigtige projekter til tiden. Det hjælper dine medarbejdere til at identificere de vigtige og mindre vigtige opgaver, så de holder skruen i vandet. Hvis medarbejderne ved hvad der forventes af dem og hvornår, så er de bedre i stand til at planlægge deres tid og være dobbelt så effektive.

Når medarbejderne selv registrerer deres tid, så vil de få større fokus på deres arbejde. Når du tager tid på dig selv får du samtidig indblik i, hvad du bruger for lidt eller for meget tid på. Når du ved hvor lang tid opgaverne tager, så er du mindre tilbøjelig til at blive distraheret af e-mails.

Du får etableret en fast rutine, når du har gjort det et stykke tid, hvilket er den bedste kur mod din adfærd med overspringshandlinger.

5) Konstruktive MUS-samtaler

Tidsregistrering er især et godt værktøj, når det kommer til den årlige MUS-samtale. Det anbefales at basere samtalen på målbare data, da det kan være udfordrende at forblive objektiv, når det kommer til at bedømme og evaluere medarbejdere.

Når du har tallene, kan du sammenligne dine medarbejdere og identificere deres styrker og svagheder.

Kvantitet slår ikke nødvendigvis kvalitet, men det er en af nøglefaktorerne. Hvis dine medarbejdere registrerer tid, vil du se hvilke projekter, de har arbejdet på, hvor meget det har kostet dig, samt hvor stor omsætning, de har indbragt firmaet.

Du vil være i stand til at give meningsfuld feedback og objektivt honorere godt arbejde.

 -en ekstra grund: Det kan være virkeligt nemt

At finde det rigtige tidsregistreringssystem afhænger af din virksomheds unikke behov. Hvis du er på udkig efter et gratis og simpelt værktøj, som kan implementeres nemt og med det samme uden at overbebyrde dine medarbejdere, så kan timeseddelskabeloner være det perfekte svar til dig. Dine medarbejdere kender højst sandsynligt allerede Excel, så alt hvad du skal gøre er at downloade en Excel-timeseddel og dele den med dine medarbejdere.