De 7 essentielle processer PSA-software kan løfte for din forretning
Et Professional Services Automation (PSA-software) hjælper din konsulentforretning med at hænge bedre sammen. Her er 7 arbejdsprocesser, du garanteret kæmper med, som en PSA-løsning kan optimere for dig.
Hvornår har du sidst spekuleret på, hvad din virksomhed grundlæggende består af?
Til et netværksmøde lavede jeg for nyligt et eksperiment, hvor jeg stillede det spørgsmål til virksomhedsejere og regnskabschefer.
De fleste svar var banale; medarbejdere, bygninger, produktet, en faxmaskine (i 2019!) og så videre.
Der skulle en CFO med fingrene godt nede i maskinen til, før processer kom på bordet.
En virksomhed – særligt hvis det er konsulent- og rådgivningsvirksomheder – består af en masse mennesker, der gør noget. De sælger, fakturerer, rådgiver, beslutter og gør rent.
Om dine processer er gode eller ej afgør, hvorvidt du driver en god forretning.
Professional Services Automation løsner op for et knudret digitalt proceslandskab
I dag bliver stadig flere og flere processer digitaliserede. Og når virksomheder digitaliserer en proces, finder de oftest en digital løsning, der kan håndtere den specifikke proces.
Det betyder, at IT-budgetterne i virksomhederne stiger eksponentielt med antallet af digitale løsninger. Og rigtig tit taler løsningerne ikke ordentligt sammen, men lukker sig om sig selv og den specifikke proces.
Lyder det bekendt?
Så er det fordi, det er virkeligheden for rigtig mange virksomheder – måske endda din.
Og det er her Professional Services Automation-software kommer ind i billedet.
PSA-software handler om at få forretningen til at fungere så godt som muligt
Kernen i al god PSA-software består af at understøtte og hjælpe dig til at optimere de forretningsprocesser, der holder din forretning kørende.
Det giver sammenhæng mellem processerne - vel og mærke uden du skal ud og købe et nyt system til hver proces.
Og fordi PSA-systemer er bygget specifikt til rådgivnings- og konsulentvirksomheder, skal du heller ikke tvinge din virksomhed ind i et enormt omfattende system, der grundlæggende er bygget til produktionsvirksomheder (du har måske hørt om ERP).
Med andre ord er kagen bagt og skåret, så det understøtter og optimerer de arbejdsgange din forretning har brug for – hverken mere eller mindre.
1) Tidsregistrering: Kernen i forretningen – og i PSA-software
Den største umiddelbare forandring, din virksomhed og alle medarbejdere oplever med PSA, er, når tidsregistreringen begynder at spille.
Sælger du rådgivning og konsulentydelser, udgør tidsregistreringen hjørnestenen i din virksomhed.
Både ledelsen, bogholderen, konsulenterne og projektlederne mærker det helt ind i hverdagen.
Derfor er grundlaget for PSA-software tidsregistrering. Den føder timerne ind i faktureringen, danner grundlag for rapporteringen og får virksomhedens projektstyring til at hænge sammen.
Et rigtig godt PSA-system har meget let tidsregistrering, der ikke tager konsulenternes tid eller besværer deres arbejdsdag.
Tidsregistrering i hånden eller Excel
Rigtig mange (etablerede!) virksomheder bruger imidlertid stadig håndskrevne timesedler eller komplekse Excel-ark.
Det har 3 konsekvenser:
- Fakturérbare timer går tabt, fordi konsulenter glemmer at registrere, når det er besværligt
- Timesedler kommer for sent til regnskabschefen, fordi konsulenter udskyder at udfylde dem
- Omsætning går tabt og rapportering passer ikke, fordi der sker fejl, når timer flyttes mellem flere Excel-ark eller separate systemer
2) Fakturering: Hurtigere og med færre fejl
I rigtig mange virksomheder er faktureringen noget, der laves lidt afkoblet fra resten af den daglige drift.
”Vi skal også lige huske at fakturere” er formentlig én af de sætninger, der oftest bliver sagt i projektorienterede virksomheder.
Fordi det sker på bagkant, på tværs af afdelinger og på baggrund af løst indsamlede tidsregistreringer, er faktureringen mangelfuld i rigtig mange firmaer.
Der faktureres simpelthen for lidt.
Gode PSA-systemer kobler faktureringen sammen med tidsregistrering og projektstyring, så alle timer og alle projekter bliver fakturerede.
Projektlederne kan hurtigt skabe fakturaer direkte fra registreringer på projekterne og overføre færdige fakturakladder til økonomisystemet.
Det giver en bedre profitmargin på projekterne, fordi fakturering ikke bliver glemt, og timer ikke går tabt på grund af mangelfuld registrering eller i overleveringen til bogholderen.
3) Styring af projektøkonomien: Automatisk og samlet overblik til projektlederen
Er du projektleder, består en stor del af dit arbejde i at indsamle informationer fra mange forskellige kilder. Det kan være projektmedarbejdernes tidsforbrug og fremskridt, budgetter og projektplaner.
Fordi kilderne er mange, bliver projektstyringen vanskelig, det tager tid, og det er svært at samle et økonomisk overblik.
Er mit projekt overhovedet på sporet, eller har jeg allerede ædt mit overskud?
Professional Services Automation giver projektlederen et projektstyringsværktøj, der automatisk samler de relevante informationer, og giver et overblik over fremskridt og økonomi.
Det giver mulighed for at ændre sammensætningen af projektgruppen eller genforhandle pris med kunden, hvis du kan se, at projektøkonomien begynder at skride.
Projektlederen er dermed klædt bedre på til at sikre overskud på sine projekter, end hvis projektøkonomien ligger hos regnskabschefen, som det er tilfældet hos mange virksomheder.
De bedste PSA-systemer understøtter alle afregningstyper
Fakturering bliver en hovedpine, hvis du har lavet forskellige afregningsaftaler med kunden.
Hvis du for eksempel har aftalt en fast pris på projektet, men løbende aftaler tillægsydelser og måske laver en servicekontrakt med en fast månedlig ydelse, bliver faktureringen hurtigt uoverskuelig.
Derfor skal et godt PSA-system kunne håndtere, at du aftaler flere forskellige afregningsmodeller med kunden på samme projekt.
Så kan du lettere fakturere, og du får samtidig et samlet økonomisk overblik over projektets rentabilitet.
4) Projektstyring: Lettere med PSA-ressourceplanlægning og projektplan
PSA-systemer har indbygget projektstyring, der hjælper projektlederen i planlægning og eksekvering af din virksomheds projekter.
Er du projektleder, er det vigtigt, at du kan nedbryde dine projekter i en projektplan, planlægge milepæle, følge fremskridt helt ned på de enkelte opgaver og medarbejdere og samtidig sørge for, at dine ressourcer bliver brugt bedst muligt.
Et PSA-system understøtter alle projektlederens processer med at planlægge og eksekvere projekter.
Særligt er ressourceplanlægning en hovedpine for de fleste projektledere, hvis virksomheden ikke har et godt værktøj til ressourceplanlægning.
PSA integrerer ressourcestyring til projektstyringen, så projektlederen altid har overblik over tilgængelige ressourcer.
Det gør samtidig, at regnskabschefen kan se, om der er medarbejdere, som ikke bliver brugt ordentligt og sænker faktureringsgraden.
5) Rapportering: Regnskabschefen kan indsamle nøgletal til ledelsen i realtid
Selvom vi skriver 2019, er virkeligheden for langt de fleste regnskabschefer (og ledere), at de rigtig ofte sidder med nøgletal, der reelt er flere måneder gamle.
Styrer du virksomhedens regnskab, er du formentlig bekendt med at indsamle nøgletallene fra flere forskellige kilder, systemer eller regneark og papir.
Med PSA-systemer bliver den proces automatiseret, og nøgletallene er altid i realtid.
Fordelen ved PSA-systemerne er, at den nødvendige data til at bygge din virksomheds nøgletal altid er tilgængelige i et enkelt system.
Det betyder, at du hele tiden kan følge værdiskabelsen, faktureringsgraden, projekternes rentabilitet osv. fordi værdien af medarbejdernes registrerede timer automatisk knyttes sammen med kunder, projekter og opgaver.
Du kan dermed altid tage de seneste nøgletal med ind til resten af ledelsen, så I er velinformerede om projekternes sundhed.
6) Lønhåndtering: Bogholderen slipper for manuelt og tidskrævende arbejde
På samme måde som fakturering kan lønkørsler i konsulent- eller rådgivningsvirksomheder være en frustrerende omgang Excel-arbejde.
Ofte er timesedler ikke indleveret til tiden eller har fejl, der skal kompenseres for.
I mange virksomheder skal bogholderen rundt og rykke kollegerne for at få dem til at indlevere timesedlerne.
Professional Services Automation har til gengæld tidsregistreringen indbygget.
Det betyder, at du som bogholder kan overføre de registrerede timer, flex og fravær direkte fra PSA-systemet til lønsystemet.
7) Kundestyring: PSA-software integrerer din pipeline, dokumentation og projektstatus
For enhver virksomhed gælder det om at have en god dialog med kunderne og have styr på din salgspipeline.
Den vandtætte dokumentation som ligger i PSA-systemernes projektstyring og tidsregistrering, hjælper projektlederen til at kommunikere projekternes status og fremdrift på en enkel men nøjagtig måde.
I stedet for at indsamle statusopdateringer fra hele projektgruppen ligger de informationer allerede i systemet igennem tidsregistreringen.
Det er særligt vigtigt for kunder, der kræver meget projektdokumentation.
Samtidig har gode PSA-systemer også pipeline-styring til dine salgskonsulenter, der integrerer i kundedatabasen.
Det betyder, at overgangen mellem salg, projektudførsel, fakturering og opfølgning foregår i ét system, og historikken følger med.
På den måde nedbryder PSA-systemer siloer mellem virksomhedens afdelinger og skaber større synlighed hele vejen mellem salg, projektgruppen, bogholderen og ledelsen.
[Benchmark] Professional Services Automation betaler sig på bundlinjen
Selvom I ikke er en større virksomhed med over 50 medarbejdere, så kan det give god mening at se nærmere på et PSA-system, hvis I også har et fragmenteret landskab af processer og systemer.
Alle konsulentvirksomheder har udfordringer med de her processer, og det kan altid betale sig at løfte dem og professionalisere forretningen.
Det peger forskningen også på.
Amerikanske SPI-Research laver hvert år et stort benchmark for konsulent- og rådgivningsvirksomheders nøgletal. I år deltog 622 virksomheder.
2019-benchmarket demonstrerer, at virksomheder, som bruger en PSA-løsning, har 8% højere faktureringsgrad, 9% højere gennemsnitlig projektmargin og vækster omsætningen med 81% årligt i forhold til dem, der ikke bruger en samlet PSA-løsning.
