Agil projektledelse: Projektlederens guide til at lykkedes

Er projektlederkasketten en helt ny tilføjelse til din garderobe? Eller står du foran butiksvinduet og overvejer, hvilken type projektlederhat, du skal erhverve dig?

Eller har du haft den klassiske projektmodel med i arbejdsrygsækken i mange år og ønsker nu at udvide din projektstil med agile ledelsesprincipper?

Uanset din situation, så får du her en baseline guide til agil projektledelse.

I guiden får du et komplet overblik over metoden, og hvorfor den er blevet stadig mere populær blandt virksomheder.

Hvad er agil projektledelse?

Modsat den klassiske projektledelsesmodel, så fokuserer agil projektledelse på en høj grad af fleksibilitet og giver derfor mulighed for hurtige tilpasninger til projektets leverancer.

Det er en iterativ og inkrementel tilgang, hvor projektlederen og teamet arbejder sammen om at opnå de overordnede mål for projektet. Det sker gennem en række små delleverancer - kaldet sprints - frem for en fast forankret projektplan.

I agil projektledelse er det væsentligt at have et stærkt samarbejde mellem projektleder og team, samt en åben og kommunikativ kultur, hvor alle parter føler, at deres input bliver hørt og taget med i overvejelserne.

Hvornår giver det mening med en agil tilgang?

Agil projektledelse er velegnet til projekter, hvor kravene er usikre eller kan ændre sig undervejs, og hvor det er vigtigt at have mulighed for at tilpasse projektet løbende. Det er også godt egnet til projekter, der kræver tæt samarbejde mellem teammedlemmerne og en høj grad af innovation og kreativitet.

I de senere år er et stigende antal virksomheder verden over gået fra at bruge den klassiske projektledelsesmetode til at anvende agil projektledelse eller en blanding af disse to metoder.

Agil projektledelse har vist sig at være effektiv til at håndtere de stadigt øgede krav til hurtigere time-to-market og til bedre bedre at passe til en omskiftelig omverden, hvor virksomhederne skal kunne tilpasse sig hurtigt.

Agil projektledelse vs. klassisk projektledelse (vandfaldsprojektledelse) Agil projektledelse vs. klassisk projektledelse

Den klassiske projektledelsesform - også kendt som vandfaldsprojektledelse - er kendetegnet ved, at projektet har en fast tidsplan, et fastlagt budget og forankrede krav til leverancerne.

Det er en lineær tilgang til projektledelse, hvor man arbejder systematisk og faserne i projektet følger hinanden i en strøm, der minder om et vandfald - deraf navnet "vandfaldsprojektledelse".

I vandfaldsprojektledelse er det typisk en forudsætning, at kravene og leverancerne ikke kan ændres i løbet af projektprocessen.

Vandfaldsprojektledelse er effektiv til projekter med klare, fastsatte mål og krav. Men det kan være mindre velegnet til projekter, hvor kravene er usikre, eller hvor kravene kan ændre sig undervejs i projektet.

Typer af agil projektledelse

Agile har eksisteret i mere end 35 år og tager udgangspunkt i erfaringen med IT-udviklingsprojekter og konceptualiseringen af Scrum (Takeuchi og Nonaka, 1986: ”The New Product Development Game"). Senere kom XP og Det Agile Manifest.

I dag er en lang række af supplerende agile metoder og koncepter blevet udviklet, hvor de mest anvendte blandt danske virksomheder er:

• DAD
• Kanban
• LeSS
• SAFe
• Spotify

Referencestandarderne er dog stadigvæk Scrum og Kanban. Der eksisterer hertil mange understøttende teknologiske løsninger til agil projektledelse. Men de mest sete er:

• Atlassian (Jira og Confluence)
• Azure DevOps
• ServiceNow

Fælles for alle metoder og koncepter er, at alle typer af leverancer på tværs af virksomheden og organisationen kan udvikles og leveres på baggrund af agile principper, metoder og koncepter.

De grundlæggende principper i agile

Agil projektledelse bygger på en række grundlæggende principper:

1. Inddragelse af kunden: Det er vigtigt at have en tæt og åben dialog med kunden for at sikre, at projektet lever op til deres forventninger og krav - især fordi at disse kan ændre sig under projektets levetid.
2. Fleksibilitet: Agil projektledelse tager højde for, at kravene til projektets leverancer kan – og ofte vil - ændre sig undervejs.
3. Samarbejde er alfa omega: Det er væsentligt at have et stærkt samarbejde mellem projektlederen og teamet, og at alle involverede parter føler, at deres inputs bliver hørt og taget med i overvejelserne for leverancen.
4. Små sprints: Agil projektledelse fokuserer på at opnå de overordnede mål for projektet gennem en række små sprints – delleverancer - frem for at følge en lang, fast plan.
5. Regelmæssig evaluering: I agile projekter er vigtigt løbende at evaluere projektets fremskridt og justere planen på baggrund af disse evalueringer og kundens ønsker.

Hvordan driver man et agilt projekt?

Agil projektledelse følger typisk en bestemt metode, eksempelvis Scrum eller Kanban, som projektprocessen er fastlagt efter, men som stadigvæk efterlader projektlederen og teamet med rig mulighed for tilpasninger undervejs.

Faserne i en agil projektledelse kan variere afhængigt af den anvendte metode. Men de gennemgående kendetegn for faserne i agile projekter er:

• Planlægning: Projektleder og team definerer sprints, krav og ressourcer sammen med kunden.
• Udvikling: Teamet arbejder på at opnå de overordnede mål for projektet gennem en række små sprints (typisk af en varighed på omkring 2-3 uger).
• Test og evaluering: Projektleder og team evaluerer løbende projektets fremskridt og leverancer og tilpasser planen efter behov sammen med kunden.
• Levering: Projektet afleveres til kunden og evalueres yderligere for at sikre, at det lever op til kundens forventninger.

Hvad er fordelene og ulemperne ved en agil tilgang?

Hvornår skal du vælge et agilt projekt vs. et klassisk vandfaldsprojekt? Hvilken model: Agil eller klassisk?

Når det kommer til valget om hvilken projektmetode, som vil være det rette match til en gældende virksomhed, så er det vigtigt at se på hvilken type organisation, som projektmetoden skal matches op imod.

Uanset projektmetode gælder det om i sidste ende at få medarbejderne med sig og at komme i mål med leverancerne. Derfor er projektmetoden ikke ligegyldig.

Er du en agil organisation, så er det et oplagt valg at køre agile projekter, da medarbejderne forstår det agile setup og arbejder med et agilt mindset.

Har du derimod en organisation, som ikke er vant til den agilitet, så er den klassiske vandfaldsmetode eller et hybridprojekt – et mix af agil projektledelse og klassisk vandfaldsprojektledelse - et mere sikkert valg. Et mix hjælper dig til at sikre, at du har medarbejderne med, og at du ikke opnår modstand, og samtidigt er du mere sikker på at komme i mål med leverancerne.