Brug hovedet ordenligt
Trine Kolding fortæller om hjernens mange anvendelsesmuligheder, og hvordan man kan udnytte hjernekapaciteten til en bedre arbejdsgang.
Hjernen har utrolige og mangeartede anvendelsesmuligheder, men at bruge den som opbevaringsfunktion for alle de ting, vi skal huske er både uhensigtsmæssigt og ineffektivt.
Der er grænser for, hvor mange ting vi kan huske nu og her. Korttidshukommelsen rummer netop det, der sker nu og her, og denne del af hukommelsen har begrænsning på ca. 5-9 enheder eller informationer. Men den har også en tidsmæssig begrænsning i den forstand, at hvis vi ikke fastholder opmærksomheden på det, vi er i færd med at behandle, så forsvinder det ud af korttidshukommelsen efter ganske kort tid.
Lær at fokusere på en ting af gangen
Gennem en typisk arbejdsdag, bliver du ofte bombarderet med informationer, og der stilles krav til omstillingsparathed. Hvis man skal have en chance for at ”følge med”, og for at bevare et skarpt fokus, og få det optimale ud af alle arbejdssituationerne, skal al unødig information skæres fra, og du skal helst kun fokusere på én ting af gangen.
Derfor er det groft sagt spild af god lager- og hjernekapacitet at bruge hjernen som opmagasinering for alle de ting og opgaver, vi skal huske at gøre. Brug den i stedet på en optimal udførelse af opgaven og kvalitetssikring.
Sørg for at have nogle få og gode indsamlingsredskaber til at indsamle og fastholde alle dine projekter, opgaver og informationer.
Her er 6 tips til at komme godt i gang
- Ryd op
- Definér og minimér antallet af indsamlingssteder (indsamlingssteder er alle de steder, du modtager information fra, eller hvor du skriver ned).
- Skriv ned i stedet for at gemme dem i hovedet
- Indfør rutiner (hav relevante systemer til at håndtere alle informationer, projekter og opgaver. Ting, der kræver handling, skal i kalender eller opgaveliste, så du rent faktisk også får gjort det.
- Tøm indsamlingsstederne regelmæssigt
- Fjern alarmer og notifikationer om nye e-mails etc. Der er ingen grund til at lade sig styre af alt for mange afbrydelser. Fjern dem, du selv er herre over.
Hvis du vil bruge værktøjer til, at hjælpe dig på vej til at overskueliggøre dine informationskilder, er her nogle forslag.
- Dropbox til at gemme og dele dokumenter
- TimeLog til at opsamle tidsregistreringer og projektøkonomi
- Microsoft teams (Slack) til nemt at kommunikere med dine kollegaer
- OneNote til alle dine noter og til at dele notesamlinger med kollegaer
- E-mail handyman tag kontrol over din indbakke, og tøm den hver dag
- Todoist-appen til at holde styr på din to do-punkter
