Automatisering og Processer

De 5 værste fejl en projektleder kan begå

Hold dit projekt i live og undgå de 5 værste fejl i projektledelse

24. okt 2017 | 1 min læsetid
Maya Lander Gornitzka
Som Sales Operations Manager er Maya Lander Gornitzka forrest i geleddet, når virksomheder vil vide mere om tidsregistrering, projektstyring og PSA-systemer. Derfor har Maya stor indsigt i forretningslandskabet for konsulentvirksomheder. Uanset om det er via hendes artikler, telefonen eller online, er hun altid klar til at rådgive dig, så du får det system, der bedst understøtter din forretning.

Konsulentvirksomheder arbejder typisk for flere kunder enten på løbende driftskontrakter, fastpris eller medgået tid, hvor kunderne faktureres for den tid, der bliver brugt på at kreere og levere værdi. Denne slags arbejde kræver, at der er et godt overblik over alle projekter, deadlines og økonomien, hvilket kan være en stor udfordring.

Heldigvis er der effektive måder at håndtere de her udfordringer på. Det første skridt er at sikre, at du ikke begår nogle af de her store projektstyringsfejl.

1. Ikke at have en detaljeret projektplan

For at være succesfuldt er en forudsætning for ethvert projekt en gennemtænkt plan inden projektet sættes i gang. Planen skal ikke bare være en simpel liste med opgaver. Den skal fungere som road map for alle projektdeltagere, så alle ved præcis hvor der skal startes og hvilken sti, der skal følges.

Uden en detaljeret plan er det umuligt at se, hvordan opgaver har indflydelse på hinanden. Du kan risikere at miste kostbar tid, hvis du senere i forløbet finder ud af, at én opgave er nødt til at blive udført, inden en anden kan starte. Det er afgørende at nedbryde projektet i faser og milepæle, separate opgaver, sætte præcise deadlines for dem alle og oprette workflows, så alle kan se, hvordan opgaverne hænger sammen.

2. Stole på upræcise estimater

Når du planlægger et projekt, så er tid og penge de vigtigste aspekter at få på plads. Tidsplanlægningen og den økonomiske projektstyring lider ofte under den overbelastning, som konsulentvirksomheder ofte oplever. 

Projektledere er under tidspres og presses til at stole på mavefornemmelser. For ikke at nævne at det er nemt at glemme at planlægge tid til uforudsete og uforudsigelige omkostninger.

At behandle estimater som fakta og præsentere dem for kunden på den måde, er at begå en projektstyringsfejl mere. Når du bliver nødt til at afvige fra omkostnings- eller tidsestimater, så skal du enten selv betale for forskellen af egen lomme, hvilket påvirker dit investeringsafkast, eller du skal fakturere din kunde mere, end du har givet i tilbud, hvilket kan skade virksomhedens omdømme.

3. Lade ikke-planlagte opgaver løbe løbsk

Hvis projektets scope ikke er defineret korrekt fra starten af, så kan det resultere i utallige ændringer og tilføjelser til den oprindelige plan. Det kan give anledning til forvirring, at tidslinjen ikke overholdes og budgetterne skrider. 

Konsulentbureauer kan være særligt udsatte for det. Det ligger i vores natur, at vi gerne vil gøre kunden glad, og det gør det svært at sige nej, når de kommer med ekstra opgaver ("bare en lille opdatering af hjemmesiden", "en lille ændring af designet" o.s.v.). Hvis de her små, tilsyneladende uskyldige, ekstra forespørgsler løber løbsk, så forsinker de planlagte aktiviteter og giver ekstra omkostninger, som på et tidspunkt resulterer i at projektet forsinkes eller måske ikke kan udføres. Det gælder især, når du tilbyder dine ydelser som fastprisaftaler. Det kan også få indflydelse på andre projekter.

Hver gang der er brug for at ændre den oprindelige plan, så skal projektlederen først kigge på, hvordan det vil påvirke tidslinjen og projektet, og kunden skal sige god for ekstra omkostninger.

 

Need cookie permission to view video Click here to reopen cookie information

 

4. Ikke at holde øje med projektets fremdrift

Det her hænger sammen med det, vi lige har fortalt om: Dét undgår du ved at holde et vågent øje med projektets fremdrift. På den anden side kan ændringer til den oprindelige plan være gode og nødvendige.

Derfor skal behovet opdages så tidligt som muligt, og alle projektdeltagere skal informeres om det.

For at sikre det skal projektlederen:

1) altid have styr på status og på fremdrift af projektet

2) være sikker på at deadlines overholdes

3) undgå potentielle risici

4) drage fordel af nye muligheder.

5. Ineffektiv administration af fakturering

Det kan være udfordrende at have et retvisende billede af de forskellige afregningstyper og faktureringsmetoder. Vigtige aspekter af den finansielle projektstyring, fx administration af faktureringsstatus, ubetalte regninger, genforhandling af kontrakter og viden om cash flow, bliver ofte nedprioriteret og fører til, at arbejdet ikke værdisættes korrekt.

Når bogholderen er overladt til sig selv ift. administration af projektøkonomien, så er det næsten 100% sikkert, at der sker fejl i faktureringsprocessen.

Projektlederen ved bedst hvilken afregningsmetode, der fungerer for de enkelte kunder, og hvordan den skabte værdi skal fordeles på opgaver og medarbejdere. Han/hun skal finde den betalingsaftale, der passer hver kunde og rette til, hvis det bliver nødvendigt. Hvis konsulentvirksomheden fx oplever, at fastprisaftalerne løber løbsk for bestemte kunder, så kunne det være en fordel at skifte til en anden afregningstype eller skifte til medgået tid for de ting, der går udover den oprindelige projektplan.

Gør det rigtigt første gang!

Konsulentvirksomheder tilbyder basalt set tid mod betaling, så det handler om effektiv planlægning og registrering af de to vigtige ressourcer. Projektledere kæmper ofte med at få det rette overblik over situationen. Det er her, vi kommer ind i billedet.

  • Så opdateres din projektøkonomi med det samme, så du i realtid får et overblik og har kontrol over både projektets tid og penge 
  • Kan du oprette fakturakladder til din bogholder, minimere fejl og spare tid med automatiseret projektfakturering.
  • Får du løbende adgang til al data, der kan forme basen for fremtidige projekter.