Digitalisering for SMV'er: Få overblik over fordele og ulemper nu

Danske SMV'er hænger i den digitale håndbremse.

Spørger du eksperter, entusiaster og evangelister, er det bare at kaste sig full force over digitaliseringen – næsten uanset om du er en 10-, 30,- eller 200-mands virksomhed.

Din virksomhed har nemlig et kæmpe (digitalt) potentiale, der bare venter på at blive indfriet.

Men du er i tvivl – hvor meget skal I digitalisere for at opnå resultater?

I har allerede hjemmeside, CRM, mail og en masse andre IT-systemer. Hvad mere skal I digitalisere for at komme forrest i opløbet?

Og måske har du ret. For når det kommer til digitalisering kræver det forarbejde, strategi og ikke mindst tid, før du oplever effekten.

I TimeLog hjælper vi virksomheder med at implementere forretningssystemer til bl.a. tidsregistrering og fakturering. Fordi vi har mere end 18 års erfaring, ved vi, hvordan du bedst kommer i gang med digitalisering af arbejdsgange, samt hvilke fordele og ulempler du kan opleve.

I denne artikel deler vi, hvad du skal overveje, og hvad du skal gøre for at få succes.

#1 – Digitalisering starter med dit mindset

I de tidlige digitaliseringsdage var formålet med digitalisering primært at formidle og bevare. Det kan give god mening, når det kommer til data. Men når det drejer sig om arbejdsgange, er det en ulempe, hvis du (som mange andre) har et bevaringsmindset.

Så digitalisering af arbejdsgange handler ikke (som vi ofte hører) om at ”sætte strøm til” eksisterende arbejdsprocesser.

Sandheden er, at eksisterende processer i de fleste virksomheder er funderet på (semi-dårlige) vaner udviklet over en årrække.

De fungerer, men kun fordi de bliver håndteret af mennesker. Og mennesker er fleksible. IT-systemer derimod – knap så fleksible. Derfor kan vi ikke oversætte analoge processer til digitale løsninger én til én.

Nye IT-systemer er en mulighed for at optimere dine processer

I stedet for at se digitalisering som en måde, hvorpå du kan bevare eksisterende processer, så se et kommende IT-indkøb som en mulighed for at optimere virksomhedens arbejdsprocesser.

Det tager måske lidt længere tid, men det er en investering, du tjener tifold hjem igen.

Så langt, så godt. ”Men hvad er så første skridt, når vi skal optimere eller digitalisere arbejdsgangene i en SMV?”, spørger du.

Hvis du vil optimere dine arbejdsprocesser, er første skridt at kortlægge dine arbejdsprocesser.

Inddrag gerne alle medarbejdere for at sikre, du får grundigt indblik i de processer og opgaver, der er i et typisk projekt i din virksomhed.

Sørg for, at du beskriver:

1. Virksomhedens eksisterende arbejdsprocesser
   
   
2. Hvor der i dag er risiko for fejl
   
   
3. Hvilke processer, du gerne ville have
   
   
4. Hvilke opgaver, der knytter sig til virksomhedens projekter

For selvom virksomhedens projekter er forskellige, kan arbejdsprocesser og de specifikke opgaver – som fx analyse, research, projektledelse og grafisk design – der knytter sig til et projekt, sagtens opsummeres og grupperes.

#2 – Lad ikke dit udgangspunkt begrænse dig

Større IT-projekter eller indkøb starter ofte med, at vi opdager, vi har et problem. For TimeLogs kunder kan det være en erkendelse af, at:

• Det tager for lang tid at notere – og indsamle – tidsregistreringer på fx post-its eller i Excel
• Vi har ikke overblik over, hvilke kunder vi tjener mest (eller mindst) på
• Vi får ikke faktureret alle timer
• ... Fortsæt selv listen

Og det er gode udgangspunkter. Men for større IT-projekter, så sørg for, at du har sat tid nok af til at bevæge dig fra problem til potentiale; fra taktik til strategi.

Målet er nemlig afgørende, når det drejer sig om implementering af IT-systemer og digitalisering af arbejdsgange.

For med et IT-system får du fordel af automatisering, men giver samtidig køb på fleksibilitet (det var det med mennesker i forhold til maskiner, du læste om tidligere).

Det betyder i langt de fleste tilfælde, at du skal vide, hvad du vil vide eller opnå for, at systemet kan sættes korrekt op.

Tager vi TimeLog som eksempel, er kernen i systemet de enkelte tidsregistreringer og udgifter. De samles i projekter. Til hver tidsregistrering er der knyttet en medarbejder og en opgave i et projekt. Projekter er grundlaget for fakturering, ressource- og projektstyring samt rapporter og analyse.

Det betyder, at de data du samler ind, og de svar eller data du efterfølgende kan trække ud af systemet, genereres på baggrund af, hvordan systemet er sat op.

Så når du vil vide, hvorvidt din virksomhed:

• Tjener de penge den skal
• Arbejder med de rigtige forretningsområder
• Har den rigtige prissætning

Så kræver det altså, at målet for hvordan du vil bruge systemet til en vis grad er defineret, før det kan sættes op.

#3 – Start simple – Grow big

Det er nemt at blive revet med af digitaliseringsstemningen. Succeshistorier om virksomheders brug af big data, small data og digital transformation virker til tider som om, ALT skal digitaliseres og at jo flere data, du indsamler, des bedre.

Men en succesfuld IT-implementering er oftest begrænset i begyndelsen. Og så er den 100% afhængig af, at medarbejderne er med på vognen.

Det betyder, at når systemet er købt og præsenteret, er du halvvejs i mål.

Nu skal medarbejderne ombord, aflære gamle vaner og vænnes til nye arbejdsprocesser.

Tager vi igen tidsregistrering som et eksempel kunne en tidslinje for et introforløb se således ud:

• Start med nogle simple rammer for tidsregistreringen – fx afdelingens fem primære opgaver, to større projekter eller lignende, så I begynder at få data ind i systemet
• Efter 1-2 uger: Evaluér hvilke data du får ind – og hvad du kan bruge dem til. Hernæst om du bør udvide scopet, eller I som virksomhed har brug for mere indlæringstid
• Efter 1-2 måneder: Evaluér hvad der er gået godt i processen, og hvor du kan optimere. Herunder:
  • Er projekterne sat op, så de giver mening for medarbejderne?
  • Passer de økonomiske modeller, du har sat op, til den måde, du arbejder på?

Så, er digitalisering rigtigt for din virksomhed?

Det korte svar er: Ja, når du ved, hvad du laver, og du har tænkt processer, mål og organisation igennem.

Digitalisering bør ikke være et mål i sig selv, og har du ikke gjort dit forarbejde og blandt andet kortlagt og optimeret jeres arbejdsgange, vil du i mange tilfælde opleve digitaliserede arbejdsgange som en hæmsko – frem for en fordel – ligesom dit udbytte vil være begrænset.

Vil I skabe et sikkert fundament for jeres næste IT-indkøb?