Du har hørt om ERP, men hvad med PSA software?

Redaktør

Velkommen til TimeLogs blog. Vi er sat i verden for at hjælpe dig med at udvikle din forretning. Som en Professional Services Organisation tæller hver time. Få inspiration til at skabe vækst, gennemføre endnu bedre projekter med dine kunder og motivere dine medarbejdere og kolleger.

Du har hørt om ERP, men hvad med PSA software?

Du kender måske ERP...

Enterprise resource planning (ERP) er efterhånden et kendt begreb indenfor projektstyring. Selvom definitionen afviger en smule alt efter kilden, så står det i det store hele for generel styring af essentielle forretningsprocesser ved hjælp af software og teknologi.

Det indeholder typisk produktplanlægning, udvikling, fremstilling, salg og marketing i en enkelt platform.

En stor udfordring ved ERP - især for konsulent- og rådgivningsvirksomheder (og andre virksomheder, der lever af at sælge viden og ekspertise) - er imidlertid, at ERP typisk er meget fokuseret på produkter og kan være meget generisk.

Derfor bliver det for mange af denne type virksomheder simpelthen for bredt til at adressere deres behov i forhold til at levere fakturérbart arbejde på projekter.

Derfor vinder PSA software i stigende grad indpas i de projektorienterede virksomheder.

Men hvad er professional services automation (PSA) software?

Features i professional services automation (PSA) software er skabt til at styrke projektstyring gennem et helt projektforløb - lige fra underskriften på den første kontrakt og hele vejen til fakturering af dine services til kunden.

En professional services automation løsning kombinerer

Det strømliner og forbedrer alle projektets kerneprocesser og tager alle vigtige faktorer med i ligningen – inklusive dem, der er svære at måle.

På den måde er PSA ideelt til at understøtte de arbejdsgange, der er i en professional service organisation - i stedet for, at man prøver at bøje et tungt ERP til at møde virksomhedens behov.

Eller sagt på anden vis:

"PSA software er som et ERP for virksomheder, der lever af at sælge tid, viden og ekspertise - bare mere målrettet, transparent og væsentligt billigere"

Hvad er PSA software?

PSA står for professional services automation. PSA er en cloud-baseret platform, der forbinder de interne arbejdsprocesser, som går på tværs af virksomheden. Platformen har features som tidsregistrering, projektledelse, ressourcestyring, fakturering og rapportering, og integreres typisk med løn- eller CRM-system.

PSA software er udbredt i brancher, der lever af at fakturere deres tid, som it-konsulenter, management konsulenter, bureauer, revisorer, arkitekter og rådgivende ingeniører. Ofte kaldet professional services organisations (PSO'er).

> Bliv klogere på TimeLogs PSA platform

Fordele ved PSA software

1) Nemmere samarbejde og transparens

Med PSA software kan I kontrollere og optimere projektets arbejdsgange og processer gennem hele projektforløbet. Alle afdelinger får adgang til alle vigtige informationer om projektplanen og fremdriften i realtid. Projektdeltagere får en idiotsikker måde at samarbejde, lige meget hvor i verden de befinder sig.
En automatiseringsplatform giver mere transparens i forhold til tidligere, løbende og fremtidige projektopgaver. Det giver mulighed for mere effektiv og præcis statusrapportering til kunderne.
Hvis der sker ændringer til den oprindelige projektplan - hvilket ofte sker - kan alle blive informeret med det samme. Et automatiseringsværktøj gør det nemmere at koordinere og fordele opgaver, fordi alle ved besked, og vigtig information går ikke tabt på rejsen gennem organisationen.

2) Væsentlige omkostningsbesparelser

Professionelle service virksomheder og konsulentvirksomheder har dagligt mange tidskrævende manuelle opgaver, hvor risikoen for fejl er stor. Netop de opgaver kan blive unødvendige udgifter.

Når de manuelle opgaver automatiseres sparer virksomheder tid og penge, og teamet kan fokusere på det værdiskabende arbejde, når de manuelle opgaver reduceres til et minimum.

Eksempelvis synkroniseres projektdeltagernes registrerede timer med det planlagte budget, og en faktura kan oprettes indenfor få sekunder. Automatiseret projektfakturering eliminerer dyrt og tidskrævende papirarbejde for både projektlederen og bogholderen.

3) Højere effektivitet og produktivitet

Automatisering og tidsregistrering giver projektlederen et klart billede af, hvor tiden spildes, og I kan hurtigt reagere på det.

Når medarbejderne registrer deres tid regelmæssigt, laver de færre overspringshandlinger, og når de tidsregistrerer præcist, bliver alle fakturérbare timer rent faktisk faktureret.

Et automatiseringsværktøj forhindrer også, at ressourcer overbookes eller at planlægningen på flere projekter overlapper hinanden.

4) Øget rentabilitet

PSA software løfter planlægning og beslutningstagning til et højere niveau. I stedet for at være nødsaget til at stole på mavefornemmelser får ledelsen data i realtid, som der kan træffes beslutninger ud fra.

Rapporteringsmuligheder hjælper med at identificere trends, salgsmuligheder og risici. De giver et billede af hvilke kunder og projekter, der er rentable, og hvilke projekter der skal forbedres.

Automatiseret projektfakturering holder styr på regnskabet, sikrer at kunderne bliver faktureret, og at der følges op på ubetalte regninger. Samlet set resulterer det i et bedre cash flow.

Hvorfor PSA software?

Fordelen ved professional service automation software er, at virksomheder kan automatisere - og får grundlaget for at optimere - alle de interne processer, der danner grundlag for omdanne timer og ekspertise til profit.

Hvad skal I kigge efter, når I vælger PSA software?

Konsulent- og servicevirksomheder opererer i en kompleks virkelighed. Derfor kan det være en udfordring at finde en platform, som passer perfekt til alle de behov, der er i virksomheden.

Det er tidskrævende og dyrt at finde workarounds, hvis projekter eller opgaver ikke passer ind i platformens 'kasser'. Og når ny forretningssoftware har for stejl en indlæringskurve, får virksomheden ofte svært ved at indfri de forventede resultater.

Hos TimeLog har vi i mere end 18 år hjulpet konsulent- og rådgivningsvirksomheder med at implementere komplekse forretningssystemer, og i dag understøtter vores platform alle arbejdsgange fra kontrakt til faktura.

Derfor ved vi, at der ikke er én løsning, som passer til alle virksomheder.

Hvis I er på udkig efter en PSA løsning, skal I blandt andet tage stilling til:

Kan platformen håndtere alle jeres forskellige aftale- og kontrakttyper?
Er løsningen fleksibel nok til, at kunne håndtere, hvis I skal fakturere den samme kunde på forskellige måder?
Er løsningen brugervenlig, når du skal håndtere fx arbejdstid, summen af udgifter, rejseudgifter, underleverandører og fakturering?
Kan I oprette projektplaner med forskellige opgaveniveauer?
Hjælper systemet jer med at holde styr på jeres forpligtelser overfor kunder og intern ledelsesrapportering?
Hvor nemt er det at integrere løsningen til jeres andre systemer?
Hvordan ser I jeres virksomhed i fremtiden - og kan løsningen tilpasses jeres visioner?

Er I klar til en PSA-løsning, eller har I brug en mere komplet kortlægning af jeres behov og arbejdsprocesser?