Estimering ved hjælp af projektskabeloner

Projektskabeloner er et rigtig godt redskab til at estimere fremtidige projekter, da det er muligt at ensrette oprettelsen af projekter og dermed mindske fejlmargin.

Man mindsker ikke kun fejl i oprettelsen, man sparer også tid, da det er hurtigt at oprette nye projekter. Derudover vænner projektmedarbejdere sig til de forskellige termer, der bliver brugt på projekterne, så de ikke skal lede efter den rigtige fase at tidsregistrere på. Dette kan ellers være en udfordring, når der er 20 forskellige betegnelser for samme slags arbejde, når de enkelte projektledere er kreative i udformningen af projekterne.

Når det drejer sig om at estimere et budget på et nyt projekt, for at kunne sende et tilbud til en kunde, så er det en god idé at sammenligne projektskabelonen med det egentlige resultat på de sidste par lignende projekter. Dermed er der et godt fundament for at kunne justere budgetterne, så de passer til de faktiske resultater (og husk samtidig at overskrive den gamle projektskabelon). Hvis det er et fastpris projekt, opdager man i tide, at prisen skal justeres, så man ikke taber penge på projektet. Er det et projekt på medgået tid, sparer man i stedet kunden (og jer selv) for overraskelser i forbindelse med eventuelle budgetoverskridelser.

I forbindelse med analyser på tværs af projekttyper, projektfaser og andre kategorier, sikrer man, at den enkelte projektleder ikke skal gætte, hvilken type projektet eller fasen skal registreres som. Dermed sikres grundlaget for rapporteringen på tværs af projekter.

Så gør I ikke brug af projektskabeloner i dag, bør I overveje, om det ikke er muligt at definere nogle overordnede projektskabeloner, som dækker de forskellige typer af projekter, som I udfører. Det vil gøre dagligdagen lettere for både projektledere, projektmedarbejdere og ledere - men også for kunden, som sikres det mest realistiske tilbud.