Faktureringsprocessen er konsulentvirksomhedens livsnerve

Coronakrisen trykprøver vores processer

Online møder i stedet for fysiske, chat og telefon frem for et hurtigt smut forbi din kollegas skrivebord. Virtuel fredagsbar og online gymnatisk via Teams. Verden ser meget anderledes ud i disse dage. Vi er virtuelle.

Coronakrisen har gjort det tydeligt, at de digitale skridt virksomhederne allerede har taget, gør en forskel for forretningen. Men også for noget så basalt som at forbinde os menneske til menneske.

TimeLogs CEO, Per-Henrik Nielsen, har tidligere beskrevet et udvalg af de digitale tools, TimeLog har glæde af, mens den primært står på hjemmearbejde.

Jeg vil godt slå et slag for, at du skal være ekstra opmærksom på det, jeg betragter som konsulentvirksomhedens livsnerve: Fakturering.

Min erfaring er, at alt for mange virksomheder endnu ikke har indfriet det potentiale, der er i at digitalisere og automatisere denne proces. Og derfor reelt mangler overblik over hvorvidt alle timer bliver faktureret, har svært ved at se forventet omsætning og spilder tid på manuelle processer.

Kan digitalisering mærkes på bundlinjen?

Fra SPI Research’ Professional Services Maturity Benchmark, der analyserer 500+ konsulent- og rådgivningsvirksomheder ved vi, at:

• Dokumenterede, systematiske processer
• Digitalisering og brug af tools
• Integration af systemer, der giver overblik over virksomhedens vigtige nøgletal

... er nogle af de aspekter, der kendetegner de virksomheder, som performer bedst. Og jeres fakturering er naturligvis ingen undtagelse.

Og med ”fakturering” mener jeg ikke alene arbejdet med at opsætte eller udsende fakturaer. For processen starter langt tidligere. Faktisk allerede før vi har opstart på projektet (men det vender vi tilbage til).

Allerførst får du et par eksempler fra det virkelige erhvervsliv på, hvad der kan ske, når vi ikke har strømlinet vores processer:

Hånden op, hvis du nogensinde har oplevet, at:

1. I har vundet et nyt projekt. Kunden har fået en fast pris. Alle knokler, projektet leveres. Kunden er glad. Men først nu kan I analysere timeforbrug, opgøre dækningsgrad og udregne bonusser. Og for at kunne dette henter I data ind fra tre forskellige systemer, samt samler det hele i et Excel-ark eller et fjerde system. Først herefter ved I, om projektet var en økonomisk succes (afhængigt af hvor valide jeres data er)
   
   
2. Jeres account manager finder en gammel mail i indbakken: En kunde har bestilt en ekstra opgave; timerne er leveret. I ved egentlig ikke om, om kunden nogensinde blev faktureret
   
   
3. Jeres projektleder bruger sene aftentimer på at gennemgå opgaver og timeregnskab, fordi en kunde vil se dokumentation og tidsforbrug på bestemte opgaver
   
   
4. Jeres økonomiafdeling bliver informeret om et nyt projekt via mail, en post-it på computerskærmen eller en hurtig besked, der slynges gennem det åbne kontorlandskab

Scenarier som disse sker ikke, fordi vi (eller vores kolleger) er inkompetente eller ligeglade. De er en naturlig og (meget!) udbredt konsekvens af, at vi ikke har strømlinet, automatiseret eller digitaliseret vores processer før, under og efter selve faktureringen.

Hvad kan du så gøre i stedet?

Det er min erfaring, at det giver størst værdi at starte med at:

• Automatisere processen fra tidsregistrering → projektstyring → fakturering
• Samle alle projektdata ét sted
• Skabe fælles forståelse og ramme for, hvordan I afvikler projekter

Og de tre tip kan du nu blive klogere på. Lad os starte med fundamentet og tip nummer 1: 

1. Spar tid på jeres fakturering med automatisering

Automatisering er et af de begreber, der enten fylder os med tomhed eller bringer smilet helt frem i øjenkrogen.

Spørger du mig, er automatisering en livsnødvendighed, når det kommer til faktureringsprocessen.

Automatisering sikrer, at du får indsamlet alle relevante data, sparer tid, reducerer antallet af manuelle fejl og lader jer også fakturere mere.

Automatisering af jeres fakturering starter med tidsregistrering

Registrering af jeres arbejdstid er de vigtigste data, I har i en konsulentvirksomhed. Hver gang I registrer én time, kan I med det samme se:

• Hvilken medarbejder forbruget knytter sig til
• Hvilken opgave
• Hvilket projekt
• Hvorvidt tiden er fakturérbar eller ej

Jeres processer skal hænge sammen

Men det er først, når I begynder at indsamle og bruge de data i et decideret tidsregistreringssystem, der også understøtter processer indenfor projektstyring og fakturering, at I kan begynde at automatisere jeres projektfakturering.

Men hvad er det konkret, I kan automatisere og hvad er fordelene? Det får du lige fire eksempler på:

Kontante fordele ved automatiseret projektfakturering

Jeg har set virksomheder, der med disse relativt enkle greb er gået fra at bruge tre hele dage på fakturering til nu kun at bruge en halv dag. Samtidig øges faktureringsgraden, og tiden fra I har udført arbejdet til kunde kan faktureres forkortes.

Det bringer mig frem til tip nummer to:

2. Du skal samle dine data ét sted (næsten da)

Virksomhedernes brug af systemer og digitale tools stiger. Vi får indsamlet flere data. Og med det opstår der for mange virksomheder en ny udfordring:

Vi har brug for systemintegrationer, der sømløst sender data derhen, hvor de skal bruges.

Det er ikke nødvendigt at køre komplet ERP-løsning eller samle alt i et system (der bliver hurtigt tungt at danse med).

Men uden integrationer mellem jeres vigtige forretningssystemer risikerer I at bruge bunker af tid på at opdatere samme data i flere systemer, miste overblikket eller bruge timevis på efterkontrol af tal, kunder og konti.

For faktureringsprocessen betyder et sammenhængende datagrundlag blandt andet, at I kan:

• Lave ensartede fakturaer for kunderne ved at bruge fakturadesigns. Det sikrer, at kunderne får den opsætning, de har brug for, og I slipper for flere krediteringer og ændring af fakturaer efter faktureringsperioden
• Minimere fejl på fakturaerne, da I ikke manuelt skal finde betalingerne og indtaste dem. De er der allerede baseret på jeres data. Dermed sikrer I, at I aldrig mister timer og betalinger, der ikke bliver fakturerede
• Overføre data mellem jeres vitale systemer uden frygt for manuelle fejlindtastninger. Dermed er det ikke blot en kvalitetssikring af jeres løn- og faktureringsproces, den bliver også markant hurtigere
• Gøre jeres bogholder glad, fordi data rammer de rigtige konti i økonomisystemet, så månedsafslutningen bliver hurtigere, og ledelsesrapporteringen kan leveres til tiden

Og med det er vi allerede ved det tredje tip:

3. Skab en fælles forståelse for, hvordan I styrer projekter – fra kontrakt til faktura

I dag får du det vigtigste til sidst. Hvis I for alvor vil optimere jeres faktureringsproces, kræver det, at I rusker op i et par arbejdsrutiner og begynder at uddelegere nogle af de opgaver, der traditionelt ligger i bogholderiet over til fx projektleder eller account manager.

Som jeg skrev i starten af artiklen, starter faktureringsprocessen allerede, når vi opretter projektet.

I skal have et fælles operationelt billede

For de fleste virksomheder kræver uddelegering, at vi øger kommunikationen og samtidig sikrer, at vi har en fælles forståelse for, hvordan projekter styres.

Vi skal have adgang til de samme data på samme tid, alle involverede skal kunne se projektets fremdrift, kommende milepæle, kommende betalinger med mere – kort sagt: Vi skal have et fælles operationelt billede.

For nogen vil det være en ny måde at strukturere processerne på. Men guleroden er til gengæld, at I kan:

• Estimere projekter korrekt og dermed opnå en bedre timepris og projektmargin
• Oprette fakturaen samtidig med, at projektet oprettes – så intet går tabt, heller ikke når I har travlt
• Tilknytte kundens aftaler og kontrakter, allerede når projektet oprettes – og på baggrund af den eller de relevante kontrakttyper – se tidsforbrug, fremdrift i forhold til budgettet og faktureringspotentialet på kontrakttypen
• Få notifikationer, hvis der er tegn på, at timer eller budget er ved at blive overskredet
• Lade projektlederen forberede fakturakladder, så bogholderiet har dem på rette tid og heller ikke skal spilde tid på at indhente ekstra oplysninger

Det var dagens tre tips til jeres fakturering.

Vil du vide mere, er du meget velkommen til at kontakt os.