Gamification kan løse din største udfordring ved tidsregistrering
Har du svært ved at få lukket medarbejdernes ugeseddel? Eller skal du være bussemand, hver gang timerne skal indsamles? Så kan gamification måske være løsningen.

Her er den store udfordring du skal løse, hvis din virksomhed tidsegistrerer.
Er du leder, bogholder eller projektleder bruger du sikkert alt for meget tid på at prikke folk på skulderen for at få dem til at indlevere deres ugesedler til tiden.
Samtidig er dine medarbejderne ikke særligt motiverede for at få det gjort, fordi det reelt set ikke gør en forskel for dem.
Derfor udskyder de det til absolut sidste øjeblik.
Og når de registrerer hele ugens timer på vej ud ad døren fredag eftermiddag – eller værre endnu, sidst på måneden – så bliver de tvunget til at sjusse sig frem. Du kan sikkert nemt forestille dig, hvilken betydning det har for datakvaliteten, hvis du har et team på 30, der tidsregistrerer på denne måde.
Du kan vende tidsregistreringen på hovedet, hvis du tilføjer et element af gamification.TimeJam
En yderligere udfordring ved at medarbejderne sjusser sig frem er, at mange vil lade evt. tvivl komme jeres kunder til gode. Det betyder helt konkret, at de vil være mere tilbøjelig til at sætte timer på intern tid end på et kundeprojekt, hvis man ikke lige kan huske om en opgave tog 2,5 eller 2 timer.

The Friday guessing game eksperimentet
Hvis du vil anskueliggøre, hvor meget I egentlig mister ved at tidsregistrere sidst på ugen, kan du lave en lille håndholdt eksperiment.
Prøv at samle dine medarbejdere fredag eftermiddag og spørg dem, hvad de har lavet i løbet af ugen. Den der matcher det, der står i kalenderen mest præcist, får en præmie.
Hvor godt tror du, de klarer den?
Et studie i Harvard Business Review viser, at det koster virksomheder store summer, når medarbejderne ikke prioriterer tidsregistreringen højt på daglig basis.
Men hvad nu, hvis du kunne motivere dine medarbejdere til ligefrem at konkurrere om at blive bedst til at tidsregistrere?
Det er hele grundidéen bag konceptet gamification af tidsregistrering.
Vi gider ikke pligter – og tidsregistrering er allermest en pligt
Før jeg viser dig, hvordan gamification kan afhjælpe problemet med tidsregistrering, er det værd at se på, hvorfor ellers ekstremt kompetente mennesker ikke kan finde ud af noget så simpelt som at registrere tid ordentligt.
For ingen af dine medarbejdere indsender forsinkede og upræcise ugesedler af ond vilje, fordi de er ubegavede, eller fordi de ikke ved, hvorfor det overordnet set skal gøre det.
De gør det, fordi tidsregistrering for langt de flestes vedkommende er en pligt – og ingen gider egentlig pligter.
Tidsregistrering konkurrerer med alt det andet, der motiverer og interesserer dine medarbejdere –kunderne, projekterne og de faglige udfordringer. Og det giver ikke den øjeblikkelige payoff, der er helt afgørende for, om aktiviteter giver mening og får prioritet midt i en travl hverdag.
Når du har 50 e-mails i indbakken og kunder i røret, er motivationen til at prioritere tidsregistreringen lille.
Med det kan du vende på hovedet, hvis du tilføjer et element af gamification.
Gamification taler til det, der allerede er vigtigt for dine medarbejdere
Hvis der er noget, der interesserer mennesker – så er det andre mennesker.
Vi vil gerne være en del af fællesskabet, vi elsker konkurrence, og vi får et lille kick, hver gang vi belønnes eller performer godt i forhold til vores kolleger.
Gamification-konceptet udnytter vores medfødte hang til fællesskab, leg, konkurrence og belønning til at gøre umiddelbart sure opgaver sjove og appellerende.

3 faktorer der får mig til at tidsregistrere
- Jeg skal have en præmie – nu
- Jeg vil være sammen med kollegaerne – vi skal vinde som hold
- Det må godt være en leg – vi skal have det sjovt, selvom vi er faglige og professionelle
I sammenhæng med tidsregistrering, går det ud på at ændre det fra at være en pligt til at være en konkurrence med et stærkt, socialt element.
Og i vores test kan vi se, at det virker.
30 timer mere per medarbejder om måneden med gamification
I TimeJam har vi nu testet gamification i adskillige virksomheder, og det har vist meget positive resultater.
For eksempel har hver medarbejder i Frankly – et digitalt bureau i København – i gennemsnit registreret 30 timer mere om måneden.
Hos NoA Ignite har det betydet, at stort set alle timer er lukkede, når de møder ind mandag morgen.
Hos Kolme Group oplevede de en omsætningsstigning på 9% i månederne umiddelbart efter at de begyndte at bruge TimeJam, fordi der blev registreret flere fakturérbare timer.
Og hos tidsregistreringsnørderne i TimeLog kunne de se, at præcisionen i timeregistreringen steg med 53%.
Samtidig er tilbagemeldingen fra medarbejderne, at de synes, det er blevet sjovt at konkurrere mod deres kolleger. Og der bliver registreret flere timer over hele linjen.

[Eksempel] Hvad betyder en ekstra halv time registreret, når I er 20 medarbejdere
Selv når det kun er 30 minutter pr. medarbejder, I registrerer ekstra om ugen, gør det en stor forskel. Ofte ryger der mindst en halv time, hvis I registrerer sidst på ugen.
Så hvis I tager 1.200kr i timen ser regnestykket sådan her ud:
- 0,5 time x 20 medarbejdere = 10 timer mistet om ugen
- 10 timer a 1.200kr/timen x 46 uger = 460 timer eller 552.000kr i tabt omsætning om året.
5 principper du kan bruge til at gamificere tidsregistreringen
Du kan lave gamification på mange måder, når du vil ændre dine medarbejderes vaner i en positiv retning.
I TimeJam har vi lavet en bot vi kalder TimeBotto, som automatiserer en intern konkurrence blandt virksomhedens medarbejdere.
Men hvis du selv vil give dig i kast med at tilføje gamification til tidsregistreringen, får du her 5 principper, du kan bruge til at komme i gang.
Princip #1 - Hurtig feedback når du gør det rigtigt
De langsigtede fordele ved tidsregistrering vil uvægerligt tabe til de umiddelbare ulemper, hvis tidsregistreringen er besværlig.
Derfor skal belønningen ved at gøre det rigtigt være næsten lige så umiddelbar.
Kan jeres tidsregistreringssystem give umiddelbar positiv feedback, så slå det til.
Kører I en intern konkurrence så sørg for, at præmierne kommer hyppigt, og du fejer vinderne på ugebasis – ikke sidst på året.
Princip #2 – Gør det socialt og gør det til en konkurrence
De fleste gode tools til tidsregistrering kan godt trække statistik på, hvor præcist du registrerer tid.
Men tidsregistrerings-statistik, medarbejderne ikke kan se, virker ikke motiverende.
Statistik der bliver delt med fællesskabet i en konkurrence, kan derimod sagtens være det. Især hvis du opdeler medarbejderne på hold, som kæmper mod de andre hold.
Det ligger nemlig i vores natur at give den en ekstra skalle for fællesskabet.
Skift meget gerne hold og præmier regelmæssigt, så du holder dynamikken frisk, og legen ikke bliver rutine.
Princip #3 – Vær rundhåndet med badges og titler
Hvorfor bliver spillere af spil som Candy Crush eller Fortnite ved med lige at spille 5 minutter mere?
Eller hvorfor hopper brugerne af Nikes løbeapp oftere i løbeskoene?
Det er fordi skaberne bag spillet har forstået, at når folk har udsigt til et nyt badge eller ny titel, bliver de ved indtil de opnår det.
Nu skal dine medarbejdere jo ikke bruge unødvendig tid på tidsregistrering. Men hvis du er kreativ med badges og titler til dem – og gør det lidt sjovt -, når de tidsregistrerer og indleverer ugesedler til tiden, bliver du måske overrasket over, hvor stor indflydelse det har på deres adfærd.
Og det uanset størrelsen på den månedlige løncheck.
(KOM HER MED 3 EKSEMPLER PÅ TITLER/BADGES)
Princip #4 – Opsæt klare mål for, hvordan medarbejderne vinder i ”spillet”
Gør jeg det godt nok? Vinder jeg spillet?
Hvis medarbejderne ikke kan svare på de to spørgsmål, kan du med fordel få skærpet målsætningerne for jeres tidsregistrering.
Opsæt klare mål for timeregistreringen – f.eks. at den gennemsnitlige tid? mellem arbejdet bliver udført til tiden bliver registreret skal ned på under 1 dag (og jo lavere jo bedre).
Princip #5 – Gør det sjovt!
Det ligger i gamifications natur, at det skal være sjovt og en leg.
Selvom leg er noget forskelligt for alle, elsker vi alle at lege.
Så når du vil tilføje gamification til jeres tidsregistrering, så må det aldrig lugte af sur pligt eller være fyldt med slet skjulte reprimander.
Det kan være, at du bruger GIF’er eller sjove budskaber, når du giver hurtig feedback. Eller indfør en vinderdans, når man vinder konkurrencen. Hvad end der skal til.
Hvis du synes det er for svært, kan du altid teame up med en kollega eller inddrage medarbejderne selv i udformningen.

Teknologier, der hjælper dig til gamification
I dag er der flere tools end nogensinde før, der kan hjælpe dig til at realisere gamification hos jer.
Til at holde en konkurrence kørende har de fleste virksomheder i dag løsninger såsom Microsoft Teams eller Slack, der giver gode muligheder.
Samtidig er der masser af gode tidsregistreringssystemer, der giver dig mulighed for at tidsregistrere på en let måde.
TimeLog har både en simpel app til tidsregistrering, og tilbyder rapporter, der viser hvor god du er til at registrere tid.
Hvis du allerede har nogle af de andre tools, kan du også bare gå i gang med TimeBotto, der integrerer til de andre systemer.
TimeJam giver dig en 30 dages gratis prøveperiode, som du kan prøve lige her.