[5-trinsguide] Sådan undgår du at købe overflødig software til din virksomhed
Aldrig har der været så mange digitale løsninger, der kan løfte din forretning. Men hvordan ved du, om du bør investere? Her får du 5 centrale spørgsmål, der hjælper dig til at træffe det rigtige valg.
Telefonen kimer.
Sælgeren i røret forsøger kort efter at overbevise dig om, at lige netop deres løsning kommer til at løfte din forretning til nye højder.
Dine medarbejdere banker på døren, fordi de gerne vil bruge penge på et smart program.
Du tager muligvis dig selv i at tænke ”det må der være en digital løsning til”, når planlægningen spidser til, eller du står over for en udfordring, der ikke bare lige løser sig selv.
Din guide til at købe software
Aldrig har der været så meget software tilgængeligt, der kan hjælpe dig drive en bedre forretning.
Men rigtig mange digitale løsninger bliver aldrig en succes for de virksomheder, der køber dem.
Det er der mange grunde til.
Måske passer løsningen ikke til medarbejdernes arbejdsgange. Måske har der ikke været opbakning i organisationen. Eller også har der ikke været et klart formål med at investere i softwaren.
Med andre ord har det været en dårlig digital business case.
I slutningen af artiklen kan du downloade en tjekliste til at købe forretningssoftware.
En struktureret tilgang – skal du købe eller lade være?
For at undgå at havne i suppedasen er det en god idé at flytte dit beslutningsgrundlag væk fra den gode relation med sælgeren eller din mavefornemmelse.
Du har brug for noget, der minder om et objektivt og sobert grundlag.
For at bygge sådan ét er det vigtigt at gå struktureret til værks.
Du skal ikke gøre det sværere, end det behøver at være.
Men det er samtidig vigtigt, at du indtænker de faktorer, som afgør om din nye software bliver en succes eller havner i bunken af kasserede initiativer.
Hvem kan bruge guiden?
Guiden hjælper dig til at skabe overblik, om der er en god business case for at købe software.
Du kan bruge guiden, hvis du er i tvivl, om du skal investere i et konkret stykke software.
Du kan også bruge den, hvis du bare gerne vil indarbejde en struktureret tilgang til at digitalisere din forretning. Noget som rigtig mange kæmper med.
Går du igennem guiden, vil du også have lettere ved at skabe en strategi for jeres digitalisering fremadrettet. Den tager nemlig fat i nogle af de spørgsmål, der belyser din organisations grundlæggende arbejdsgange og behov.
Guiden kan også fungere som hjælp til dig, der har fundet noget software, du mener vil være en god investering, men som du mangler at få bestyrelsen, ledelsen eller dine kolleger overbevist om.
Her hjælper den dig til at opbygge en god og veloplyst sag.
Guiden: 5 spørgsmål der hjælper dig igennem dit softwarekøb
For at hjælpe dig til at vurdere om et stykke software er rigtig for din virksomhed, har vi samlet 5 brugbare spørgsmål.
Hvert især belyser vitale overvejelser, du bør inddrage i din beslutningsproces.
Det er en rigtig god idé at inkludere flere medarbejdere eller kolleger i besvarelsen. De vil nemlig oftest kunne give dig de forskellige perspektiver, du har brug for.
I oversigten herunder kan du let navigere mellem de forskellige dele.
1) Udfordringen: Løser softwaren et problem, du gerne vil have løst?
Det lyder måske banalt. Men det første led i overvejelserne bør være at finde ud af, hvilket problem softwaren skal løse.
Kigger din medarbejder ind på kontoret for at vise dig et virkelig smart program, som ikke løser et eller flere af jeres konkrete problemer, bør de røde lamper begynde at lyse.
Når du overvejer at købe ny software, er det problemet, der skal kalde på en nødvendig løsning – ikke omvendt.
Fordi vi bliver tiltrukket af alt, der skinner, og fordi vi samtidig har en tendens til at efterrationalisere de valg, vi træffer, hænger virksomheder ofte på software, de slet ikke skulle have købt i først omgang.
Og de gør det i alt for lang tid.
Når softwaren ikke løser et problem, men blot ’skinner’, kommer medarbejderne reelt set til at opleve det som en byrde. Det løser nemlig ikke deres faktiske problemer.
Du får med andre ord ikke værdi af din nyindkøbte software.
Trin 1 - Kom hele vejen rundt om problemet.
Når du skal finde ud af, om softwaren faktisk løser jeres problem, er det vigtigt, at du formulerer problemet præcist nok.
Ofte har et problem flere niveauer.
Har din projektleder et problem med at udarbejde en projektplan, får projektgruppen et problem med at indpasse projektet i deres arbejde. Og din virksomhed får problemer med at kunne levere projektet til kunden til tiden.
Kreds derfor problemet ind ved at spørge:
- Hvad er problemet overordnet for virksomheden?
- Hvem er inddraget i problemet?
- Hvori består problemet for dig og de enkelte medarbejdere?
- Løser den software, du kigger på, årsagen til dine problemer?
2) Økonomien: Hvad siger lommeregneren?
Når du står i købssituationen, kan det være svært at finde hoved og hale i, om det giver mening økonomisk set.
Og mange bliver usikre, når de skal sætte konkret værdi på software.
Men du gør dig selv en bjørnetjeneste, hvis du ikke får sat nogle tal på din investering. Ingen ønsker en softwareløsning, der slår bunden ud af økonomien.
I mange tilfælde sker det ikke desto mindre.
Det giver god mening at inddrage tre centrale tal i den finansielle del af dine overvejelser:
- De totale omkostninger ved at købe softwaren
- Omkostninger ved problemet, hvis du ikke løser det
- Den ekstra gevinst du forventer at få ud af softwaren
Trin 2 – Hvad koster det at købe eller lade være?
Udfordringen ved at vurdere softwarens økonomiske effekter kan være lidt uhåndgribelig.
Men med de rigtige spørgsmål kan du godt tilnærme dig en værdi, du kan bruge.
Den samlede regning for softwaren
Når du undersøger omkostningerne, virker det åbenlyst at besøge producentens hjemmeside, se priserne og så gange licensprisen med antallet af dine medarbejdere.
Men forretningssoftware kræver ofte god implementering. Faktisk er det næsten altid en dårlig investering ikke at bruge penge på at implementere software ordentligt.
Det svarer til at forære en bil til én, der aldrig har siddet bag rattet.
Derfor er det en rigtig god idé at få producenten til at give dig et bud på en konkret implementerings- og vedligeholdelsesplan – inklusiv pris.
Er implementeringen omfattende, kan du også indregne, hvor mange timer medarbejderne skal bruge på at blive implementeret. Timer, hvor du ikke kan fakturere deres arbejde.
Så omkostningerne skal altså udregnes:
- Købspris + implementeringspris + tabt arbejdsværdi + eventuel løbende service
Dertil giver det god mening at budgettere 10-20% højere. Implementeringsprojekter kan skride, hvis nye udfordringer dukker op. Og det er sjældent en god idé kun delvist at implementere software, fordi budgettet er sat for lavt.
Regningen for problemet
For at det skal være en god forretning, skal omkostningerne ved at undlade at løse problemet med software som minimum være lige så høje som omkostningerne.
Hvordan du regner omkostningerne for problemet ud, afhænger helt af problemet.
Eksempel:
Spilder du tid på tung, manuel fakturering fra timeregistreringer i Excel-ark, kan du hurtigt regne din bogholders timepris ud. Dertil kan du lægge alle de timer, der slet ikke bliver registreret, fordi tidsregistreringer i regneark er notorisk fejlbehæftede.
Når du skal bruge noget konkret til at regne udgifter ved problemet, kan det være smart at tage udgangspunkt i:
- Dine medarbejderes interne og eksterne timepris
- Prisen for at udsætte projekter (fx ved indkøb af projektstyring)
- Værdien af mistede salgsprocesser (fx ved indkøb af CRM)
Alle problemer er forskellige, så det er meget muligt, du med fordel kan bruge nogle andre udregninger på omkostninger ved problemet.
Så længe du får tilnærmet dig en konkret værdi.
Det sjove – gevinsten
Finder du software, der løser jeres problem rigtigt godt, sker det, at softwaren faktisk tilføjer mere værdi end gevinsten ved blot at løse problemet.
Det kan være, du får adgang til et helt nyt salgsværktøj, der ikke blot holder styr på din pipeline. Men som faktisk tilføjer nye salgskanaler og effektiviserer din salgsproces, så du kan sælge endnu mere.
Eller god tidsregistrering også giver dig overblik over jeres interne tid. Så kan I flytte tidsforbruget fra projekter og opgaver, der ikke giver meget værdi.
Husk at holde øjnene åbne for de muligheder, der ligger i softwaren – og sæt så en potentiel værdi på dem.
3) Arbejdsgangene: Sætter softwaren strøm til udslidte processer?
Lad os gøre en ting klart: Software løser ingen problemer i sig selv.
Har du svært ved at få faktureret dine kunder, fordi konsulenterne ikke sender deres timer til dig, eller fordi fakturaer forsvinder i bjerge af interne e-mails, vil ny software ikke kunne løse dine problemer.
En del af problemet ligger måske i, at I mangler intelligent software, der lader medarbejderne kommunikere ordentligt og få ekspederet fakturaer hurtigt.
Men en anden del af problemet ligger måske også i, at I heller ikke arbejder så hensigtsmæssigt med fakturaer internt.
Du bliver nødt til at kigge på
- Hvilke interne processer er det, som ikke fungerer?
- Hvordan skal vi ændre processerne, så vi får udbytte af vores software?
- Vil vi så det?
Hvis I ikke vil ændre processerne, så softwaren kommer til at virke ordentligt, vil det nok ikke være en god investering at købe.
Trin 3 – Hvilke processer skal vi ændre, før softwaren virker?
Trin 3 giver dig rigtig meget værdi. Selv hvis du ender med ikke at købe softwaren.
Det er nu, du skal gå software-sælgeren lidt på klingen og spørge:
”Hvis jeg køber din software, hvad kræver det af min organisation, før det faktisk virker?”
Meget få software-virksomheder skildrer med dette på deres hjemmesider. Så det er praktisk taget umuligt at lave denne del af din business case uden en rigtig levende sælger.
Kortlæg jeres processer med sælgeren
Sidder du foran en dygtig sælger, vil hun allerede have spurgt ind til, hvordan I arbejder og bruge en del tid på at kortlægge jeres interne processer. Og hvad I skal gøre anderledes med den nye software.
Er sælgeren knap så dygtig, bliver du nødt til at gribe teten selv.
Sørg for at du får svar på:
- Hvordan det faktisk er at arbejde med softwaren i virkeligheden. Tag dig god tid og gennemgå en arbejdsproces fra ende til anden sammen med sælgeren.
- Hvad de forskellige trin i arbejdsprocessen kræver af forskellige medarbejdere
- Hvor den nye arbejdsproces adskiller sig fra jeres eksisterende
- Hvad I vil skulle gøre anderledes
Når du synes, du har et konkret overblik over de nye og de gamle arbejdsprocesser, kan du tage stilling til, om softwaren vil passe til din virksomheds måde at arbejde på.
Eller hvorvidt du synes, det giver mening at ændre arbejdsgangene, så de vil fungere i den nye software.
Det rigtig smarte ved trin 3 er, at processen ofte afdækker nye muligheder for at ændre den måde, I allerede arbejder på.
4) Medarbejderne: Vej stemningen og opsøg kvalificerede svar
Har du nogensinde købt software, som bare aldrig blev brugt af dine medarbejdere?
Medarbejdere som ikke er blevet spurgt tilstrækkeligt til råds. Medarbejdere som mener, løsningen hindrer dem i deres daglige arbejde. Medarbejdere som helst ville lade være med at bruge det, hvis de kunne blive fri.
Køber du software på samme måde, er der en rigtig stor sandsynlighed for at:
- Softwaren ikke passer til dine medarbejderes måde at arbejde på
- Dine medarbejdere vil synes, det er en dårlig løsning
- Medarbejderne vil finde omveje for at undgå at bruge softwaren
Der er med andre ord rigtig stor risiko for, at du mister dine penge, hvis du springer dette trin over.
Eller værre – at medarbejderne bliver tvunget til at arbejde på en måde, der gør dem mindre effektive.
Trin 4 – Inkludér dine største eksperter
Hvor kom idéen til softwaren fra?
Hvis den kom fra dine medarbejdere selv, vil de formentlig være positivt stemte for softwaren. Her kan det være en god idé at agere djævelens advokat som beskrevet i trin 1-3 ovenfor.
Er idéen din, er opgaven helt anderledes. Du skal finde samtykke hos medarbejderne.
Og det handler ikke om at få et ubetinget ’ja’, når du spørger, om de synes, det er en god idé. Det umiddelbare ’ja’ kan nemlig komme fra, at medarbejderne ikke har taget stilling til, om det overhovedet er en god idé eller ej.
Hvis det er tilfældet, kan et ’ja’ hurtigt blive vendt til et ’nej’, når I så rent faktisk begynder at bruge softwaren.
Kvalificér dine medarbejderes ’ja’ – og led efter et ’nej’
Det er et gammelt trick at få folk med på en idé, hvis du får dem til at tro, idéen er deres egen.
Selvfølgelig er det ikke det, du er ude på her. Men mekanismen, at mennesker helst vil forfølge idéer, de selv føler ejerskab til, holder hele vejen.
Det betyder, at du med fordel kan tage helt grundlæggende drøftelser om softwaren med dine medarbejdere.
Brugbare spørgsmål kan være:
- Bliv enige om problemet: Jeg ser X som en udfordring i vores virksomhed. Ser du/I det også sådan?
- Led efter løsning: Hvordan synes du/I, vi kan gøre det anderledes?
- Vurdér om software er løsningen: Der er en type software, der kan X – kan du/I se det som en del af løsningen?
- Vurdér et stykke software: Der findes X software, som kan det vi leder efter – kan du/I se det fungere i vores virksomhed? Vil I gå ind og undersøge det/teste og give feedback?
Dette er en balancegang. For der vil være en vis modstand mod forandringer i de fleste virksomheder. Og det kan være, du i sidste ende bliver nødt til at gennemtrumfe en beslutning.
Men lyt efter medarbejdernes ’ja’ og ’nej’, før du træffer din beslutning.
5) IT-økosystemet: En elefant i dit digitale glashus?
Et IT-system står sjældent alene.
De fleste små- og mellemstore virksomheder har en blandet sammensætning af digitale værktøjer til projektstyring, intern kommunikation, fakturering, lønudbetaling og så videre.
Rigtig ofte er de ikke integreret i hinanden, og en gang imellem understøtter de nogle af de samme arbejdsprocesser. Det giver risiko for dobbeltarbejde.
TimeLog leverer fx Professional Services Automation (PSA-software), som understøtter processer fra tidsregistrering, fakturering, projektstyring, ressourcestyring og lønstyring m.fl.
Det betyder, at potentielle købere skal forholde sig til, om de har anden software, der faciliterer processerne i forvejen. Om der er en risiko for at skulle lave dobbeltarbejde, hvis man har flere digitale værktøjer til den samme arbejdsproces.
De skal også forholde sig til, om systemerne kan integrere med hinanden, så data kan deles på tværs. Det er for eksempel ikke særligt smart, hvis tidsregistreringen ikke kan overføre data til løn- og økonomisystemerne.
Det giver derfor god mening, at du forholder dig til, hvordan jeres øvrige IT-økosystem ser ud.
Trin 5 – Er der muligheder og udfordringer i dit IT-landskab?
Hvis du har fulgt guiden, så har du allerede kortlagt jeres arbejdsgange og undersøgt, om software kan gøre dem bedre.
På dette trin gælder det om at knytte software på arbejdsgangene, så du kan se, om der opstår konflikter eller nye muligheder med den nye software.
- Understøtter den nye software arbejdsgange, der allerede understøttes af eksisterende software?
- Vil det lede til dobbeltarbejde? Eller integrerer og understøtter softwaren hinanden, så arbejdsgangen bliver endnu mere optimeret?
- Giver den nye software dig mulighed for at binde jeres forskellige arbejdsgange bedre sammen ved at integrere til dine eksisterende systemer? (som når tidsregistrering bindes sammen med økonomisystemet)
Her kan det være nødvendigt at få sælgerens ekspertise med i business casen.
For selvom de fleste softwaresider viser, hvilke systemer de integrerer til, er det ikke altid gennemskueligt, hvilke arbejdsgange de supplerer eller konflikter med.
Brug for at komme videre med projektstyring eller tidsregistrering?
Guiden her giver dig retningslinjer for at købe alle slags software, og trækker derfor nogle meget generelle retningslinjer op.
Har du brug for at supplere guiden med en mere konkret guide til at købe software til projektstyring eller tidsregistrering, kan du hente vores tjekliste herunder.
Tjeklisten går i dybden med dine behov, hvis du er på udkig efter et timeregistreringssystem eller projektstyringssoftware.
Klik på linket herunder for at hente tjeklisten.
