Hader du også tidsregistrering?

Her er et udsnit af listen over indvendinger mod tidsregistrering. Nogle er mine egne, andre er hørt hos kunder, jeg underviser i personlig planlægning og effektivitet:

• Er besværligt
• Tager tid
• Skaber ikke ekstra værdi
• Ved ikke hvad det skal bruges til
• Kontrol fra ledelsens side
• Bliver fastlåst af at skulle putte min tid ind i skemaer og kasser
• Svært at holde øje med, hvor lang tid opgaverne tager
• Hvordan skal jeg tidsregistrere, når jeg hele tiden bliver afbrudt?
• Hvordan skal jeg holde styr på min tidsregistrering, når jeg skifter imellem opgaverne?
• Hvordan skal jeg tidsregistrere, når en kunde ringer, og ”det kun tager 10 minutter”?
• Måske kan du tilføje flere?

Hvad kan du så få ud af at tidsregistrere? 

Verden er sjældent sort og hvid, og der er som regel fordele og ulemper ved alting. Lad det være sagt: Tidsregistrering bør aldrig finde sted alene for tidsregistreringens skyld! Formålet skal gerne være klart og tydeligt for alle. Er det ikke tilfældet i den organisation, hvor du er ansat, kan du med rette spørge ind til det.

Personligt har jeg skiftet mening med tiden. Især da jeg begyndte at registrere min tid i et system, der kunne give mig værdifuld information. Derfor består min plusliste nu af følgende fordele:

• Hjælp til at give et mere realistisk billede af, hvad du bruger tid på.
• Mulighed for at synliggøre over for omgivelserne, at ting rent faktisk tager tid.
• Og at mennesker tager tid. Måske er du en af dem, der bliver afbrudt rigtig mange gange i løbet af dagen og derfor har vanskeligt ved at nå dine opgaver?
• At kunne give mere præcise tilbud fremover.
• At sætte nok tid af til projekter i fremtiden.
• Ofte mulighed for en højere faktureringsgrad, når den reelle tid brugt på et givent projekt/kunde bliver registreret.
• Opmærksomhed på mønstre og arbejdsrutiner – fx multitasking og overspringshandlinger.
• Hjælp til at holde dig inden for budgettet, hvis det er en fastprisopgave.
• Hjælp til at holde fokus på den opgave, du er i gang med.

• Stadig i tvivl? 

I forbindelse med dette indlæg bad jeg TimeLog lave en liste over de mange fordele set fra medarbejderens side. Og jeg må tilstå, at jeg er helt overvældet! På den gode måde. Her kommer de:

Fordele ved at tidsregistrere – set fra medarbejdernes synspunkt

• Du kan selv følge med i, hvor meget ferie, du har tilbage, og hvor mange sygedage du har haft.
• Du kan bruge din tidsregistrering proaktivt i din MUS- og månedssamtale med handlingsplaner baseret på konkrete fakta.
• Du kan få indblik i de vigtigste projekter inden for den sidste tid, og om der måske er kommet opgaver ind fra siden, som har skubbet andre projekters deadline.
• Din tidsregistrering kan også indikere, om der er gang i et stillingsskifte, fordi du begynder at varetage andre opgaver, end hvad du er ansat til. Dermed giver det grobund for at kunne udvikle sig i virksomheden.
• Det giver dig mulighed for at vise din leder, hvis du laver alt andet end det, der var aftalt, og du eventuelt har brug for at blive skærmet for yderligere opgaver, eller din stilling skal redefineres.
• Større bevidsthed og skarpere prioritering af arbejdsopgaverne.
• Bedre evne til at estimere projekter før de igangsættes.
• Markant færre projekter hvor tiden kunne bruges bedre.
• Hvis du kan flexe, er det særdeles nemt at holde styr på flex-regnskabet med et tidsregistreringssystem. På den måde er der ingen diskussion om, hvor meget der står på flexkontoen.
• Det tager typisk kun tre minutter per dag at lave og aflevere sine tidsregistreringer, når du er blevet vant til det.
• Hvis du er konsulent, kan du se hvor mange penge, du har tjent på en given dag, og dét motiverer. Du kan se omsætning produceret i indeværende måned på tværs af fastprisprojekter, opgaver på medgået tid, klippekort mv., og du ved "hvornår krydser jeg månedens budget".
• Hvis tidsregistrering bruges til at følge værdifremdriften på projekterne, er det en fordel når I efterfølgende evaluerer og forbedrer processer og i fællesskab kigger på lønsomhed på projekterne.
• Få indblik i, hvad din tid går med. Når en kunde ringer og spørger til forrige måneds projekt, når kollegaen spørger om hjælp til sit eget projekt, når direktøren kommer forbi og lige skal høre, hvordan det går… Alle de uforudsete hændelser, som er hverdag og måske bare er spildtid, er mulige at opsamle.
• Tidsregistrér som det passer dig bedst. Med mange forskellige måder at timeregistrere på kan du selv vælge hvordan og hvornår det passer dig bedst.

Få flere gode råd fra Trine, når hun fortæller mere om effektivitet i virksomheder, se mere her