Er dine data sikre? 10 spørgsmål om GDPR, du skal have svar på

Du står på mål for sikkerheden sammen med dine leverandører

Hovedparten af dine data håndteres ude af huset

De fleste virksomheder har data, der håndteres ude af huset. Det kan være løn- eller bogholderi der er outsourcet, eller bestemte apps eller programmer der tilgås fra skyen. Det betyder, at der er behandling af data i en eller anden form. Derfor er der – som altid når du arbejder med data – risiko for sikkerhedsbrud. Og uanset om et brud eller uheld sker hos dig eller din leverandør, står du også på mål for sikkerheden.

Flere virksomheder vælger derfor at lade deres arbejde med GDPR og IT-sikkerhed gennemgå og dokumentere af uvildige revisorer. 

Fordelen ved at vælge en leverandør med ISAE erklæringer er, at du får dokumentation for databehandling og sikkerhed, og at denne dokumentation er gennemgået af uafhængige revisorer. Det giver tryghed og sparer dig tid.

Uanset om du vælger en leverandør med ISAE-erklæringer eller ej, så skal du aldrig efterlade IT-sikkerheden på perronen.

Men hvad skal du spørge om for at sikre, at din leverandør lever op til GDPR?

Vi har samlet de essentielle problematikker og spørgsmål til dig, så du kan sikre, at din leverandør overholder GDPR og har sikre procedurer og IT-systemer.

10 ting du skal spørge din leverandør om, for at sikre, at de har styr på sikkerheden

1. Hvordan dokumenterer I, at I behandler personfølsomme data korrekt?

Medarbejderdata, kundedata mv. håndteres typisk både af jer selv samt jeres leverandører. Men det er din virksomhed, der står til ansvar for, at de behandles korrekt. Derfor skal I bede om dokumentation fra jeres leverandør der beskriver, hvordan de er GDPR-compliant.

2. Hvilke kontrolmål har I?

Sørg for at spørge ind til hvilke kontrolmål din leverandør har i forhold til datasikkerheden og IT-infrastruktur. En væsentlig del af ISAE 3402 er at opsætte en række dokumenterede kontrolmål, som herefter efterses af et specialiseret revisionshus. Et kontrolmål kan fx være at etablere et ledelsesmæssigt grundlag for at kunne igangsætte og styre implementeringen og driften at informationssikkerhed i organisationen.

3. Hvornår fik I senest gennemgået jeres IT-compliance?

Spørg din leverandør hvor ofte de reviderer, validerer og opdaterer deres IT-politik og sikkerhed. I virksomheder kommer der konstant nye programmer, IT-værktøjer eller apps til – og det skal afspejles i processer samt dokumentationen.

Det er ikke nok, at en leverandør har lavet en IT-politik tilbage i 2018, da GDPR-forordningen blev indført. Den skal hele tiden opdateres.

Til forskel fra fx ISO 2700X-certificeringen varetages kontrollen af ISAE 3402 og ISAE 3000 hvert år. En ISO 2700X-certificering ikke skal fornyes, men er et stempel på, at forholdene på tidspunktet for certificeringen er i orden. Så hvis en leverandør har en ISO-certificering, så spørg om, hvornår den er anskaffet.

4. Reviderer I både processer og procedurer samt fysisk og logistisk sikkerhed?

Hvor ofte kommer du forbi din leverandør? Er de placeret helt eller delvist i et andet land? En ISAE 3402 erklæring inkluderer også en fysisk revision af sikkerheden.

5. Hvordan er jeres procedure for håndtering af personfølsomme data?

Før du implementerer et nyt system i din virksomhed, så skal du kende hele processen for, hvordan din leverandør behandler dine, dine kunders eller medarbejderes data. I Europa er alle virksomheder underlagt de samme regler i forhold til GDPR, så det er mere dokumentation af hvordan virksomheden lever op til reglerne, du skal være opmærksom på.

6. Hvad er jeres fremgangsmåde i tilfælde af et sikkerhedsbrud?

Spørg hvordan leverandøren håndterer et brud på sikkerheden. Og læg mærke til om de har en standardiseret proces; naturligvis dokumenteret.
Er jeres data for eksempel er blevet tilgået af nogen, der ikke har tilladelse til det, har din leverandør pligt til at informere dig. Det er dog først med en ISAE 3000 erklæring, at du er garanteret, at dette sker. Det skyldes, at der er – når man skal opnå en ISAE 3000 erklæring – bliver opsat en procedure, og denne gennemgås regelmæssigt.

7. Hvilke data håndterer I?

Du har sikkert en god ide om, hvilke data din leverandør burde håndtere. Men sørg for, at din leverandør kan dokumentere alle de data, de håndterer; også hvis din leverandør har underleverandører eller partnere. Med en ISAE 3000-erklæring kan du se en præcis opgørelse af hvilke data, der håndteres. Dermed slipper du for selv at undersøge det. 

8. Hvilke risici har I afdækket i forbindelse med håndtering af mine data?

Det er altid godt at være forberedt. Så før du indgår samarbejde med en ny leverandør, skal du bede om en udførlig beskrivelse af, hvilke risici leverandøren har oplistet i forbindelse med håndtering af data.

Med ISAE 3402 får du vished for, at processer og procedurer omkring data er gennemgået af en uvildig specialist samt kontrolleret.

9. Hvordan har I sikret, at der er samspil mellem jeres IT-sikkerhed og GDPR forpligtelser?

Mange virksomheder er relativt gode til at beskrive, hvordan de håndterer reglerne i GDPR. Det er dog mindst lige så vigtigt, at IT-sikkerheden – det vil sige fx systemer, infrastruktur og processer – fungerer i samspil med GDPR, og at IT-sikkerheden er lige så vel dokumenteret som selve GDPR-politikken.
Uden IT-sikkerhed har GDPR tiltag ikke meget værdi. Vil du være på den sikre side, så kig efter en leverandør med både en erklæring om ISAE 3000 samt ISAE 3402.

10. Hvordan dokumenterer I, at IT-sikkerheden i jeres virksomhed hele tiden modnes og løbende forbedres?

Du vil gerne vide, at du har en leverandør, hvor sikkerhed ikke bare er et modeord, men hvor det er en integreret del af organisationen. Som en del af ISAE 3402 er det et krav, at der er intern uddannelse om IT-sikkerhed, behandling af data mv. Så spørg din næste leverandør, hvad de gør for at sikre, at medarbejdere også tænker IT-sikkerhed og GDPR ind i deres arbejdsrutiner.

TimeLog og ISAE 3000 og ISAE 3402

Hos TimeLog tror vi på, at vi som serviceleverandør er nødt til at forsikre vores kunder om, at de ikke tager ekstra risici ved at give os ansvaret for dele af deres forretning og data. Derfor har vi forpligtet os til at arbejde med en certificeret revisor på at opnå både ISAE 3000 GDPR rapporten og en ISAE 3402 rapport som et løbende, årligt mål i vores compliance og informationssikkerhedsarbejde. 

Stadig i tvivl om indholdet i ISAE 3000 eller ISAE 3402? Se typiske spørgsmål og svar om de to erklæringer i vores FAQ nu.

Del de 10 spørgsmål med din leverandør

Til sidst har vi samlet de 10 spørgsmål her, så du let kan kopiere dem til enten nye eller eksisterende leverandører, så du er sikker på, at de kan give dig et tilfredsstillende svar på hvordan de overholder GDPR.

1. Hvordan dokumenterer I, at I behandler personfølsomme data korrekt? 
2. Hvilke kontrolmål har I?  
3. Hvornår fik I senest gennemgået jeres IT-compliance?
4. Reviderer I både processer og procedurer samt fysisk og logistisk sikkerhed?
5. Hvordan er jeres procedure for håndtering af personfølsomme data? 
6. Hvad er jeres fremgangsmåde i tilfælde af et sikkerhedsbrud? 
7. Hvilke data håndterer I?  
8. Hvilke risici har I afdækket i forbindelse med håndtering af mine data? 
9. Hvordan har I sikret, at der er samspil mellem jeres IT-sikkerhed og GDPR-forpligtelser?
10. Hvordan dokumenterer I, at IT-sikkerheden i jeres virksomhed hele tiden modnes og forbedres? 

Bekymret for GDPR?