Hvordan får jeg mine medarbejdere til at tidsregistrere?

For nogle medarbejdere kan tidsregistrering føles som overvågning.

De føler det er ubehageligt, at lederen kan følge med i, hvad de laver, og hvor lange arbejdsdage, de registrerer.

Det er især svært at indføre tidsregistrering af medarbejdere i en organisation, som aldrig har tidsregistreret før. Det kræver nemlig disciplin at få det gjort til tiden, præcist og regelmæssigt.

Derfor er det vigtigt, at du som leder kommunikerer formålet med tidsregistreringen ud til alle i organisationen, så der dannes en fælles forståelse for, hvorfor det er vigtigt.

MEN - vil du virkelig lykkedes med at få medarbejderne til at registrere tid, er det endnu vigtigere at skabe en personlig motivation hos den enkelte medarbejder.

Tidsregistrering af medarbejderne - den personlige motivation

For at opdyrke personlig motivation er det vigtigt, at dine medarbejdere kender svaret på spørgsmålet:

"What's in it for me?"

Før de kan se svaret på spørgsmålet, bliver det svært at håndhæve daglige tidsregistreringer uden at skulle bruge en masse tid på opfølgning og påmindelser - som hverken er sjovt for lederen eller medarbejderne.

Det er forskelligt fra person til person, hvad der motiverer til at registrere tid regelmæssigt. Motivationen afhænger især af rolle i organisationen og medarbejderens psykologiske profil. 

For eksempel bliver projektledere oftest motiveret af udsigten til bedre at kunne holde styr på deres projekters fremdrift, ressourcer og økonomi.

Projektmedarbejdere motiveres derimod ofte af udsigten til at kunne følge med i, hvad de har lavet i løbet af dagen. Og de kan blive bedre i stand til at estimere tidsforbruget på deres egne opgaver.

5 måder du kan motivere dine ansatte til at tidsregistrere

Igennem mere end 18 år, har vi implementeret tidsregistrering i alle slags virksomheder.

Vi har lært, at særligt fem tilgange fungerer godt, hvis du vil motivere medarbejderne til at tidsregistrere.

Hver især er de knyttet til en grundlæggende motivationsfaktor. Og hver især kan de hjælpe dig til at vise dine ansatte "what's in it for me".

1) Teknikken: Bare gør det nemt

Det her er næsten en no-brainer. Men samtidig kilden til mange fejltrin.

I sidste ende bliver mange medarbejdere motiveret til at tidsregistrere, hvis det bare er enkelt og nemt.

Eller rettere; de mister ikke motivationen, hvis de ikke opfatter det som besværligt.

Måske har du hørt udtrykket: "hvordan skal jeg registrere den tid, jeg bruger på at registrere tid?"

Det er et udtryk, der har vokset gennem årene, fordi mange medarbejdere har oparbejdet store frustrationer ved at tidsregistrere i Excel-ark. Og fordi tidsregistreringssystemer ikke altid har gennemtænkt brugeroplevelsen.

For eksempel har det været frustrerende for konsulenter i felten at skulle logge ind på den stationære computer hjemme på kontoret for at registrere tid i systemet. Her har de brug for en let mobil løsning, der følger dem i hverdagen.

Omvendt har dine administrative medarbejdere brug for en fleksibel løsning til desktop.

Tager du snakken med medarbejderne, og finder ud af, hvordan det passer dem bedst at tidsregistrere, kan gode, moderne tidsregistreringssystemer oftest tilpasse sig de behov.

Og så længe det ikke er for besværligt at registrere, skal dine ansatte nok registrere. Er det for besværligt bliver alle de andre argumenter til gengæld ligegyldige - for så gør de det ikke.

2) Fakturering: Det er sjovere, når vi tjener penge

Meget få synes det er sjovere at arbejde i en virksomhed, der ikke tjener penge nok.

Derimod vil de fleste gerne være med på et vinderhold.

En velfungerende forretning og et solidt overskud hjælper dig til at indgyde optimisme hos medarbejderne. For den enkelte er det langt sjovere, når de tør se fremad, gribe nye chancer, og de føler sikkerhed om deres egen jobsituation.

Vedholdende tidsregistrering sikrer, at alle timer der arbejdes for kunder bliver registreret. Det skaber flere fakturérbare timer, som igen skaber større omsætning for virksomheden.

På den måde kan du bruge det økonomiske argument, hvis dine fakturérbare medarbejdere kan se, at tidsregistreringen er med til at gøre deres hold til et vinderhold.

Prøv at inddrage medarbejderne i det du vil bruge tidsregistreringerne til. Og brug dem åbent i teamet til at diskutere, hvor meget I kan fakturere, når I nærmer jer slutningen af måneden.

Det gør det synligt, hvor direkte deres tidsregistreringer hænger sammen med jeres omsætning.

3) MUS/PU: Vi vil helst sætte realistiske målsætninger

Tidsregistreringerne kan bruges som et konstruktivt og opklarende værktøj i en MUS/PU-samtale mellem dig og den enkelte medarbejder.

Udviklingssamtaler kan være en tåkrummende øvelse for medarbejderne, hvis de ikke har nået deres individuelle målsætninger. Eller det kan øge deres stressniveau, hvis der er ubalance mellem dine forventninger og dine medarbejderes oplevede arbejdsbyrde.

Når dine ansatte registrerer tid på en systematisk måde, får I sat tal på den personlige arbejdsbyrde.

Det kan hjælpe dig og dine medarbejdere til at fastsætte relevante og realistisk personlige målsætninger, hvis I fx kan se, at der hele tiden kommer opgaver ind fra siden, der forhindrer dem i at nå deadlines.

Eller at de faktiske arbejdsopgaver ikke matcher jeres aftalte målsætninger.

På den måde kan I bruge tidsregistreringerne af medarbejdernes arbejdsdag til at matche målsætninger til det faktiske arbejde, de udfører. Eller omvendt - nedprioritere irrelevante opgaver, så de får overskud til at nå deres målsætninger.

Bed medarbejderne udarbejde en tidsprofil til jeres første MUS/PU-samtale efter de er begyndt at tidsregistrere. Bruger de tiden på de opgaver og projekter, de gerne vil? Sæt derefter målsætninger sammen for, hvordan I gerne ser tidsprofilen ser ud til næste samtale.

4) Kundedialog: Vi trives bedst med klar kommunikation

Alle mennesker vil helst komme med gode nyheder.

Det gælder også dine ansatte i frontlinjen, som har den løbende dialog med kunderne. Projektledere, sælgere, support, osv.

Men i virkelighedens verden skrider deadlines fra tid til anden, der kommer ekstra omkostninger på projekterne eller scope skal udvides, hvis et projekt skal blive en succes.

Alt sammen noget der kræver en åben og konstruktiv dialog med kunder, som ofte vil være kritiske over for ændringerne i jeres oprindelige aftale.

Tidsregistrering åbner dialogen med kunden

Overblik over tidsforbruget, giver dine projektledere mulighed for løbende at justere projektplanerne.

Samtidig kan de holde kunden informeret om projektets fremgang, og tidligt i forløbet tage en fornuftig dialog om, hvorfor en deadline fx ikke kan imødekommes.

I den dialog hjælper tidsregistreringen af projektmedarbejdernes til at dokumentere, det arbejde der faktisk er lavet.  Frustrationen hos kunderne bliver mindre, hvis de bliver inddraget og kan se, I spiller med åbne kort.

Oplever dine medarbejdere, at de kan bruge tidsregistreringen til at vende potentielt kritiske kundemøder til konstruktive samtaler med imødekommende kunder, motiverer det til at tidsregistrere.

Og fordi det er i projektledernes interesse, at projektmedarbejderne registrerer tid, kan de bidrage med at motivere videre ud i organisationen.

Har du eller dine projektledere en vanskelig dialog med en kunde, så inddrag projektmedarbejderne til en evaluering af de timer, der er registreret på projektet sammen med kunden. Hvad har udfordret tidsplanen og omkostningerne?

5) Projektøkonomi: Har vi overskud på vores fastprisprojekter?

Er du projektleder, har du ansvaret for, at projektet har en sund økonomi og giver overskud.

Afregner du projekter efter medgået tid, giver det dig i den sammenhæng rimelig sikkerhed for profit på de eksterne timer. Men flere og flere kunder vil afregne projekter til en fast pris.

Det giver udfordringer i forhold til rentabiliteten, fordi det kan være svært at estimere tilbud præcist, hvis du ikke kan bygge estimatet på solide data. Du øger dermed risikoen for at tabe penge på projekterne væsentligt.

Men når medarbejderne tidsregistrerer, bygger du over tid data op, der gør det meget lettere for både sælgerne og konsulenterne at lave præcise estimater. 

Og præcise estimater er det, der lader dem generere tilbud, der indeholder en sund profitmargin, og ikke efterlader dem med håret i postkassen, når de skal rapportere på projektøkonomien.

Samtidig kan sælgerne bruge dataene til at gå efter de kunder og projekter, der giver det højeste dækningsbidrag.

Inddrag medarbejderne i løbende estimering af opgaver. Og basér estimeringen på deres tidsregistrering. Det er også en fordel for projektmedarbejderne at kunne estimere bedre, så de ikke presses af urealistiske estimater, de har givet ud fra mavefornemmelsen.