Automatisering | Vil du optimere virksomhedens processer?

Skip to content
Automatisering og Processer
Konsulentvirksomhedens genvej til automatisering [Tjekliste + workshop]
27. maj 2020 | 3 min læsetid
Sofie er Inbound Marketing Manager aka ‘SEO & content-nørd’. Hun har +10 års erfaring indenfor marketing og IT. Sofie går aldrig på kompromis med sin humoristiske sans, når hun beriger dig med viden om fakturering, tidsregistrering, automatisering eller fx digitalisering i SMV’er.

Automatisering af din konsulentvirksomheds (økonomiske) processer har mange fordele, men det er vigtigt at vælge en platform, som passer til din virksomheds behov.

Hvorfor automatisering af manuelle processer?

Automatisering ændrer måden, vi driver forretning på.

Ved at simplificere eller eliminere gentagne manuelle opgaver og arbejdsprocesser giver teknologien virksomheder i alle brancher mulighed for at operere hurtigere, smartere og mere effektivt.

Hvad er automatisering?

Automatisering vil sige, at noget foregår af sig selv. Når det kommer til automatisering af processer i konsulentvirksomheder, kan det fx være

  • Automatisk oprunding på tidsregistreringer. Eksempelvis så I altid runder op til de nærmeste 15 minutter

  • Automatisk forecast på jeres indtjening, hvor I kan se fremtidige betalinger på jeres langvarige projekter på fastpris, klippekort og serviceaftaler

  • Automatiske flows for godkendelse og afstemning af fx udlæg og rejseafgifter

  • Automatiske godkendelsesflow mellem projekt- og økonomiafdelingen, hvor projektlederen enkelt markerer, at betalinger og fakturakladder er klar til fakturering, og bogholderen slipper for at spørge hver måned

Bliv klogere på automatisering af faktureringsprocessen nu

 

Automatisering ændrer den økonomiansvarliges rolle 

Automatisering er en nøglefaktor, når det kommer til at optimere processer i organisationen på tværs af arbejdsområder og afdelinger – det gælder også for økonomiafdelingen.

Automatisering af virksomhedens økonomi betyder, at I kan tage beslutninger baseret på data i stedet for mavefornemmelser. For når virksomheder implementerer software til automatisering, er indsamlingen af (mere) data en ekstra bonus.

De data rykker også ved den økonomiansvarliges rolle: Fokus flyttes fra bogføring til understøttelse af forretningsstrategi. 

Læs også: Digitalisering af arbejdsgange for SMV'er


Fra mavefornemmelser til datadrevne beslutninger

Med indsamling og analyse af data, får I det værdifulde indblik, der skal til for at opnå og sikre en konkurrencemæssig fordel og styrke væksten af jeres virksomheden. Men det kræver naturligvis et system, der sikrer og understøtter data af høj kvalitet.

Datakvaliteten er den begrænsende faktor. Næsten uanset, hvilken digital trend det drejer sig om, er data det afgørende fundament, der bygges ovenpå. En tilstrækkelig datakvalitet er en forudsætning for at skabe værdi med den pågældende teknologi.

I konsulentvirksomheder, der lever af deres tid, er registrering af arbejdstimer essentielt for forretningen. Se hvordan TimeLog understøtter, at I indsamler data mere præcist. 

Hvad betyder automatisering for CFO’en?

Virksomheder i rådgivnings- og konsulentbranchen har meget at hente ved at automatisere økonomien, da de opererer i et komplekst miljø, hvor mange medarbejdere og underleverandører arbejder på adskillige projekter for forskellige kunder.

Automatisering for CFO

Der er fx ofte flere forskellige kontrakttyper – eller forskellige afregningsmetoder for separate faser af projekter – og de bidrager til udfordringen i at holde styr på projektøkonomien.

Professional services automation (PSA)-software forbedrer essentielle dele af projektstyringen såsom:

  • Tids- og udgiftsregistrering
  • Planlægning
  • Rapportering
  • Forecasting og budgettering
  • Fakturering

... gennem hele projektforløbet.

Automatisering af de økonomiske processer giver orden på sagerne for rådgivnings- og konsulentvirksomheder. Medarbejdere registrerer deres fakturérbare timer, som holdes op mod det planlagte budget og tages med i faktureringen. Derfor bliver det nemt at registrere og fakturere alt arbejde i realtid, fx også outsourcede opgaver eller rejseudgifter.

I stedet for at spilde kostbar tid på at tilpasse månedlige rapporter kan CFO'en nemt generere dem på ingen tid – altid.

CFO'en får løbende adgang til alle projekters økonomiske data uden at skulle sende e-mails frem og tilbage og skubbe projektlederen for svar.

Automatiseret projektfakturering kombineret med tidsregistrering afliver fejl i forbindelse med manuelle indtastninger og informationer i regneark.

Få punktlig og præcis fakurering

Faktureringen til kunderne bliver punktlig og præcis, hvilket har en positiv indvirkning på cash flowet i jeres virksomhed. Med det absolutte økonomiske overblik kan CFO'en reagere på muligheder og risici, inden det er for sent.

Derved kan der fokuseres på det vigtigste: At bruge rapporterne til at træffe velinformerede beslutninger og lægge økonomiske strategier, som kan få virksomheden op på næste niveau. I stedet for at spilde kostbar tid på at tilpasse månedlige rapporter kan CFO'en nemt generere dem på ingen tid – altid.

Glem ikke dine kolleger

Den vigtigste retningslinje, når I vælger PSA-software, er at finde en platform, der er sofistikeret nok til at dække jeres behov og samtidig er nemt at bruge. Det skal være brugervenligt for både dig, medarbejdere og projektledere at bruge platformen.

PSA software til projektledere

PSA-software er et alsidigt ledelsesværktøj, der samler alle nøgleaktiviteter på projektet under ét tag, og derfor er projektledere og kolleger lige vigtige i denne sammenhæng.

Tjekliste til at vælge det bedste PSA-software til jeres virksomhed

For at undgå potentielle meromkostninger er der her nogle spørgsmål, som I bør stille før I investerer i et værktøj:

  • Kan platformen håndtere alle de kontrakttyper, som I bruger til at fakturere jeres kunder?

  • Hvor fleksibelt er det ift. at fakturere den samme kunde på forskellige måder?

  • Vil det være muligt for jer at håndtere kompleksiteten med arbejdstid, summen af udgifter, rejseudgifter, underleverandører og måske endda at fakturere en enkelt opgave på projektet separat?

  • Hjælper systemet jer med at holde styr på jeres forpligtelser overfor kunden og den interne ledelsesrapportering?

  • Kan I nemt integrere til andre systemer?

  • Hvordan ser I virksomhedens forretning i fremtiden og kan platformen tilpasses den situation?

  • Hvordan tilpasses platformen til ændringer i erhvervslivet?

Et eksempel: Da hjemmearbejdspladser blev almindelig praksis viste det sig, at cloud-baserede systemer, som altid kunne tilgås alle steder fra, var et bedre valg end software, der blev installeret lokalt på computeren.

Vælg en platform, der understøtter jeres behov

Jeres succes med automatisering af virksomhedens økonomiske processer afhænger af, at I vælger den rigtige automatiseringsplatform, som passer til jeres virksomheds behov.

For projektorienterede virksomheder dækker PSA-software de fleste af jeres behov, men det er altid vigtigt at afdække hvorvidt og hvordan jeres kommende platform kan integrere med andre systemer, så I får et samlet overblik over jeres aktiviteter.

Click here to see our sample offer!

Få styr på jeres kontrakter og øg omsætningen i konsulentvirksomheden

TimeLogs automatiserede projektfakturering er en platform til økonomisk projektstyring, som giver overblik over projektets fremdrift og jeres økonomiske resultater. Vil I forbedre jeres økonomiske projektstyring?

Click here to see our sample offer!