Hvad er en milepæl i et projekt? Guide, eksempler og skabeloner

Som projektleder er du altid nødt til at balancere interne og eksterne parters interesser, mens du prøver at eksekvere projektet indenfor scope og deadline med dit team.

Den balance er næsten altid en udfordring.

Milepæle er effektive, når du skal kommunikere med alle involverede interessenter, og milepæle er samtidig et rigtig godt værktøj til at holde fokus på projektets vigtigste leverancer og deadlines.

[Download gratis milepæl-skabeloner til dine projekter]

På samme måde som vejskilte guider dig mod din destination, guider en milepælsplan projektledere mod overleveringen af et projekt indenfor projektstyring.

I denne artikel får du en grundig gennemgang af milepæle i projektledelse: Hvad de er, hvordan du bruger dem og gode eksempler på milepæle.

Hvad er milepæle i projekter?

Indenfor projektledelse kan du bruge milepæle til at nedbryde projektplaner i faser og identificere vigtige overleveringer, datoer og større leverancer indenfor et projekt.

Du kan forestille dig milepæle som mindre målsætninger, du fastsætter hele vejen langs projektets tidslinje mod det endelige mål.

Et projekt kan sagtens have flere overordnede milepæle i milepælsplanen. Og i større projekter kan disse overordnede milepæle have deres egne supplerende milepæle.

Det er projektets scope, der afgør antallet af milepæle.

Du skal bruge så mange milepæle, du har behov for til at fastholde overblik over projektets fremdrift.

Milepæle bruges primært i vandfaldsmodellen indenfor projektledelse. De viser sig som markører i din overordnede projektplan. Som regel markerer de overgangen af en projektfase til den næste.

Arbejd effektivt med milepæle

Med TimeLog får du en komplet pakke projektstyringsværktøjer, inklusiv let administration af milepæle på projekter.

Prøv TimeLog i 30 dage gratis!

Eksempler på milepæle i projektledelse

Alle projekter er forskellige og det er milepæle derfor også. Der findes dog nogle typiske eksempler på milepæle, du kan overveje til din milepælsplan.

Her er et par eksempler:

• Færdiggørelse af vigtige leverancer eller opgaver
• Slutningen af en projektfase eller starten på en ny
• Underskrivelse af kontrakter
• Vigtige overleveringer til din kunde eller indenfor projektgruppen
• Kunder eller interessenters godkendelse af leverancer
• Beslutningsdatoer
• Opnåelse af succeskriterier

Milepæle, opgaver eller målsætninger – Hvad er forskellen? Milepæle, opgaver eller målsætninger?

Nu kender du definitionen på milepæle og har set et par eksempler. Men nu undrer du dig måske over, hvad der egentlig adskiller milepæle fra opgaver eller mål.

Det kan være lidt vanskeligt at skelne mellem milepæle, opgaver og mål – særligt på større projekter.

Lad os hurtigt få styr på forskellene.

Milepæle vs. Opgaver

Du kan tænke på en milepæl som en aktivitet – men hvor start og sluttidspunkt er det samme. Og der er heller ikke nogen, der arbejder på milepælen (selvom du bør tildele en ansvarlig for den).

Et hurtigt tænkt eksempel:

En milepæl ved navn færdiggørelse af fase 1 er projektplanens flueben, der bekræfter, at all opgaver i fase 1 er færdige, og vi betragter den del af projektet som afsluttet.

Mens dine interessenter formentlig ikke er interesseret i at blive opdateret på status af alle opgaver indenfor fasen, vil de højst sandsynligt gerne opdateres, når du har nået én af de milepæle i aftalte skulle være fremdriftsmarkører i projektets start.

På den måde kunne milepæle også beskrives som mål – men det er ikke helt det samme.

Milepæle vs. Mål

Den største forskel på milepæle og projektmål er, at milepæle er noget vi beslutter, skal ske indenfor vores projekt. Mål er projektets ønskede udbytte.

For eksempel:

Hvis du har et IT-projekt, hvor målet er at reducere administrationstid for alle medarbejdere med 20% ved at introducere en ny IT-løsning, kunne milepælsplanen der leder til målet se således ud:

Læg mærke til at milepælene er afhængige af hinanden og alle har afgørende indflydelse på projektets overordnede tidslinje i vandfaldsmodellen.

Alle disse milepæle er blevet besluttet i projektets planlægningsfase og kan blive markeret som færdige.

Når alle milepæle så er færdige, hviler målet om 20% mindskning af administrationstid på, om medarbejderne faktisk bruger løsningen i deres daglige arbejde.

Og det er ikke noget du aktivt kan færdiggøre.

Hvorfor er milepæle vigtige?

Der er adskillige grunde til, at du bør bruge milepæle i din projektledelse.

Her er de fire vigtigste.

#1. Milepæle er fyrtårne in din projektplan

I projektets indledende faser bør du altid være påpasselig med at planlægge i højere detaljegrad, end hvad der giver mening på det aktuelle tidspunkt.

Hvis hele din projektplan udgøres af en enkelt række opgaver, mister du hurtigt overblik over din plan.

Hvis du starter med at lave en milepælsplan, får du et godt overblik over de essentielle aktiviteter og faser, du skal færdiggøre for at komme i mål med projektet.

Derudover lader milepælene dig bryde projektplanen ned i overkommelige stykker, uden du bliver fortabt i detaljerne.

#2. Milepæle lader dig kommunikere fremskridt til dine interessenter effektivt

En af de vigtigste kompetencer, når du skal lede et projekt i mål indenfor scope, er din evne til at kommunikere med alle interessenter.

Milepæle fungerer som fælles aftalte referencepunkter for fremskridt indenfor din overordnede projektplan.

Helt fra projektets tidlige planlægningsfase bør all interessenter være i stand til at forstå, hvad de enkelte milepæle repræsenterer, og give håndslag på, at det er dem, I måler projektfremskridt på.

I et typisk projekt, hvor hver fase består af en stribe højt-specialiserede opgaver, kan de fleste interessenter ikke involvere sig detaljerne i opgaverne.

Det er måske kun dit teams specialister, der forstår dem.

Prøv en lettere måde at arbejde med milepæle med TimeLog

Men interessenterne vil stadig gerne informeres om, at dit team ikke når milepælen indenfor deadline. Eller du har brug for yderligere ressourcer til projektfasen.

For kunder og ledere er der ofte ikke noget værre, end når de selv skal prøve at regne ud, hvordan et højt prioriteret projekt skrider frem – blot for at blive fuldstændig opslugt af tekniske forklaringer på individuelle opgaver, de måske ikke har specialistviden nok til fuldstændig at forstå.

#3. Milepæle gør det lettere at tilpasse projektets tidslinje

Fordi milepæle giver dig mulighed for at bryde projektplanen ned i faser, bliver det lettere at justere tidslinjen, hvis en fase bliver færdig hurtigere eller senere end forventet.

Du kan tænke på faser som grupper af opgaver, som du allerede har tidsestimeret.

Når en fase er forsinket eller færdig tidligere end planlagt, kan du let justere opgavegrupperne i projektplanen og få et hurtigt overblik over, hvordan den overordnede tidslinje bliver påvirket.

Det kan være værdifuldt at kunne give et hurtigt udkast til en ny tidslinje videre til interessenterne i et projekt.

Efter denne øvelse, skal du naturligvis gå de efterfølgende faser efter og justere i detaljer.

#4. Milepæle holder dit projektteam motiveret på større projekter

Hvis dit projekt strækker sig over måneder eller år, kan det være svært at opretholde motivationen, hvis I først skyder propperne ved projektets slutning.

Særligt individer i projektteamet kun tager del i enkelte faser, og ikke får lov at følge med i mål.

Milepæle giver dit projektteam nogle opnåelige målsætninger, der ikke er for langt ude i fremtiden.

Og så er de fremragende muligheder for også at fejre de mindre præstationer.

Nu kender du nogle af fordelene. Lad os se nærmere på, hvordan du bruger milepæle i projektledelse.

Sådan bruger du milepæle i projektledelse (step-by-step)

Du skal se milepæle som en integreret del af både projektplanlægningen og udførelsen. Arbejdet med milepæle er aldrig en selvstændig proces.

Arbejdet med at lave en milepælsplan er som udgangspunkt er en del af planlægningsprocessen. Men milepælene bliver i høj grad også en del af kommunikationsprocessen, i takt med at dit projektteam oplever fremdrift.

Eftersom selve kommunikationsprocessen er specifik for hver organisation og projekttype, vil vi i stedet se nærmere på de tre hovedtrin, du skal igennem, når du planlægger milepæle i projekter.

Trin 1: Fastsæt dine overordnede projektmål

Hvis milepæle er som vejskilte, der leder dig mod din destination – dit projektmål – må du først definere det mål.

Ethvert projekt har brug for et mål. Ellers kalder vi det for drift.

Dit første skridt i projektplanlægningen, bør derfor være at fastsætte det mål i samarbejde med dine interessenter.

Trin 2: Skitsér en grov projektplan med milepæle

Efter I har fastsat målet med projektet, skal du og dit projektteam bryde projektet ned i opgaver og underopgaver i det, vi kalder en work breakdown structure (WBS).

På dette stadie skal du gå en balancegang mellem at planlægge detaljeret nok til, at du kan estimere opgavernes varighed og betydning for projektplanen – men hvor du ikke kører fast i at planlægge hver detalje.

Husk, at det aldrig giver mening at planlægge for detaljeret for langt ude i fremtiden.

Det er som oftest reglen, snarere end undtagelsen, at forhold som bemanding, tilgængelighed, scope, osv. ændrer sig, som projektet skrider frem.

Men du har samtidig brug for grove estimater af de nødvendige faser samt længden og interne afhængigheder af de involverede aktiviteter.

Mod slutningen af denne øvelse, kan du fastsætte milepæle ved faser og afgørende aktiviteter fra din WBS.

Trin 3: Tildel ansvar for milepælene i dit projektteam

Mens grupper af mennesker kan udføre opgaver indenfor en fase, må du aldrig uddelegere ansvaret for enkelte milepæle til mere end én person.

Denne person skal være ansvarlig for at nå og færdiggøre den milepæl, de har ansvaret for.

På mindre projekter er det ofte projektlederen, der er ansvarlig for alle milepæle.

Men på større projekter, der involverer mange mennesker og eksterne aktører, bør du tildele ansvaret for de enkelte faser til personer, der er tæt på eksekveringen af de pågældende faser.

Det sikrer, at dine ansvarlige faktisk kan påvirke eksekveringen direkte og kan holdes direkte ansvarlig.

Tilgangen gælder særligt på projekter, der strækker sig over geografiske distancer i flere lande.

Arbejder du på projekter på tværs af lande og afdelinger? Så kan TimeLog’s Multiple Legal Entities hjælpe dig med at holde projektet på sporet.

Gennem projektet er det afgørende, du holder tæt konkakt med de ansvarlige for milepælene, så du kan holde styr på fremdriften i dit projekt.

Sådan kan du oprette og administrere milepæle i TimeLog

Det er meget simpelt at tilføje milepæle til din projektplan i TimeLog.

Trin 1 – Opret en grov projektplan

Før du opretter nye milepæle i TimeLog, kan du definere projektets primære faser og større opgaver.

Ved at definere de primære faser og opgaver får du overblik over projektets overordnede struktur.

Du kan nedbryde din projektplan til en WBS i fem niveauer. Men det kan være en god idé at starte lidt mere enkelt.

Trin 2 – Tilføj milepæle til din projektplan

Efter du har lavet den grove projektplan, kan du tilføje milepælene én efter én.

Tilføj deadlines på milepælene for at få et godt overblik over projektets tidslinje. Hvis du tilføjer en ansvarlig for hver milepæl, har vedkommende samtidig et let-tilgængeligt overblik over alle de milepæle, de er ansvarlige for i TimeLog.

Med træk og slip kan du passe dine milepæle ind i projektets faser.

Trin 3 – Kryds milepælene af i takt med dit projekts fremdrift

Som dit projekt skrider frem, giver det stor tilfredsstillelse at krydse færdiggjorte milepæle af.

Det ser altid godt ud i enhver projektplan.

Trin 4 – Hold dig opdateret på milepæle på tværs af alle din virksomheds milepæle i milepæl-overblikket.

Hvis du leder mere end et projekt eller har brug for at holde dig ajour med alle virksomhedens projekter, kan du bruge milepælsoverblikket i TimeLog til dette.

Hold dig opdateret på milepæle, deadlines og hvem der er ansvarlige, så du kan handle hurtigt, så snart noget ser skævt ud.

Prøv et dedikeret projektstyringsværktøj

Milepæle er bare ét værktøj ud af en hel række projektstyringsværktøjer, der kommer inkluderet i TimeLog

Med TimeLog kan du planlægge og eksekvere projekter, og hele dit projektteam kan registrere tid på opgaver og faser, så du altid er opdateret på fremdrift og projektets økonomi.

Arbejd effektivt med budgetter, kontrakter og betalingsplaner, så du aldrig behøver bruge tid i Excel igen for et eksekvere og fakturere dine projekter.

Du kan prøve TimeLog helt gratis i 30 dage.

Få din 30 dages gratis prøveperiode her, og oplev hvordan det føles at styre dine projekter fra et dedikeret projektstyringsværktøj.