Rykker optimering overhovedet ved din bundlinje?
De fleste virksomheder vil gerne effektivisere sine arbejdsprocesser. Men betaler det sig overhovedet i en travl virksomhed? Vi har spurgt eksperten for dig. [Opdateret]
Du har formentlig hørt eller sagt det før. “Vi skal have optimeret vores processer. Gøre tingene smartere og blive mere effektive.”
Måske har du oplevet, at medarbejderne ikke tager nye initiativer til sig. Eller måske har du selv oplevet at få trukket ubehjælpelige procedurer ned over hovedet på dig.
Når indtægtsføring, kontrol af timeregistreringer og deadlines for budgetter fylder hverdagen, virker det oftest uoverskueligt at skulle sætte tid af til at gøre det hele smartere.
I sidste ende kan man komme i tvivl, om indsatsen overhovedet rykker ved bundlinjen. Derfor har vi spurgt en af Europas førende eksperter i procesmodenhed:
Kan det overhovedet betale sig at optimere vores interne processer?
Ekspert i procesoptimering med rådyr i baghaven
Vi møder eksperten Jørn Johansen i Whitebox’ lokaler nord for København. Normalt går der rådyr udenfor vinduerne, og der er en usædvanlig ro over stedet.
Jørn er partner og ”videnskabsmanden” i konsulentvirksomheden Whitebox, der vurderer virksomheders evne til produktudvikling, projektleverance og rådgiver lederne i udviklingsprojekter.
Da vi møder ham, finder vi hurtigt ud af, at han ikke kaster om sig med store ord. Men med en venlig og imødekommende mine og en forskers forbehold for upræcise påstande, går han til kernen af spørgsmålet.
40% omarbejde
”Ja, det gør det”, lyder det korte svar fra eksperten.
”Når vi taler om optimering af processer, taler vi om modenhed i virksomheden. Og modenhed medfører en masse fordele. Blandt andet ser vi, at blandt de mindst modne virksomheder er omkring 40% af alt arbejde omarbejde”, forklarer han.
Læs også: Nyt benchmark: Hvordan har online eksekvering påvirket konsulentbranchen?
Med erfaring fra over 300 evalueringsprojekter har Jørn Johansen på nærmeste hold set, hvordan umodne eller manglende interne processer holder virksomheder tilbage.
”Hvis du går fra niveau 1 til niveau 2 på modenhedsskalaen, går du fra 40% omarbejde til 20%. Og det fortsætter i takt med at du bliver dygtigere. Så det giver frie hænder fra folk, der ellers skulle lave omarbejde. De kan jo så lave noget mere fornuftigt.”
Når nu Fortune 500 nu gør det…
Modenhedsskalaen er en del af den internationalt anerkendte modenhedsmodel, der opdeler virksomheder i 5 modenhedsniveauer. Er du på laveste niveau, sejler de interne processer (hvis der er nogen), og forudsigelighed er en by i Rusland.
På niveau 5 er alle processer optimerede og der arbejdes konstant på at optimere og lære yderligere.
I de nordiske lande ligger gennemsnittet mellem 1,5 og 1,75.
Modne virksomheder leverede 89,6 % af projekterne til tiden, mens umodne virksomheder leverede 65,0 % af projekterne til tiden i 2021.2022 SPI Benchmark
”60% af Fortune 500 virksomhederne bruger den her modenhedsmodel til at gøre sig selv dygtigere. Så kan du spørge dig selv, om det virker”, spørger forskeren retorisk med et skævt smil.
”Modenhed handler grundlæggende om, hvor god du er til at gennemføre projekter. Det er best-practice fra verdens allerbedste virksomheder, du bliver målt op imod.”
Og omarbejde er kun én af fordelene, der taler for at optimere din virksomheds processer.
Både et krav og en konkurrencefordel
I dag er der brancher, hvor virksomhederne kræver et modenhedsniveau på 3 eller derover hos deres leverandører, for at de overhovedet vil købe af dem. Eksempelvis stiller forsvarsindustrien større krav til deres leverandører.
Oven i hatten vinder de mest modne virksomheder deres tilbud 58% oftere end gennemsnittet, kan du læse i SPI Research’ store benchmark.
Og det overrasker ikke Jørn Johansen.
”Det er klart, at man hellere vil gøre forretning med en virksomhed, der fungerer stabilt og forudsigeligt, og hvor man ved, de kan levere. Og det er også derfor, de her virksomheder vinder flere tilbud”, forklarer han.
I Kina trender modne virksomheder
Midtvejs gennem interviewet kommer Jørns partner og CEO i Whitebox, Per Hartlev ind ad døren. Gennem 30 år har han været leder på alle niveauer inden for projektudvikling og senest CEO i den danske virksomhed DELTA.
”Har I snakket om Kina-trenden endnu?”, afbryder han snakken.
”I Kina bliver to tredjedele af alle modenhedsniveauer foretaget, for hvis virksomheden ikke ligger på niveau 3, kan de simpelthen ikke tiltrække medarbejdere. For medarbejderne gider ikke arbejde i sådan en rodebutik.”
Nordisk konkurrence om talentet
Adspurgt om den samme trend gør sig gældende i Skandinavien, tøver Jørn Johansen lidt.
”Generelt set er det svært at få medarbejdere i virksomheder, der leverer og gennemfører projekter. Du kan tage hele byggesektoren, der hungrer efter folk, der kan styre nogle projekter.”
Læs også: Nyt benchmark: Hvordan har online eksekvering påvirket konsulentbranchen?
I hele Skandinavien kæmper de fleste virksomheder for at finde dygtige medarbejdere. Særligt Sverige er presset, hvor der er stor mangel på kvalificeret arbejdskraft inden for blandt andet byggeri og IT.
”Det betyder jo også, at du som kommende medarbejder kan være mere kræsen. Og hvis du kunne det, ville du så ikke også vælge den dygtigste virksomhed frem for en sandkasse?”, spørger Jørn Johansen.
Mod og vilje til forandring
I løbet af samtalen opremser han endnu flere fordele og viser ulemperne ved et lavt modenhedsniveau på omhyggelige figurer. Lav produktivitet, ingen mulighed for at genbruge fra tidligere projekter og dårligt estimerede projekter.
Men hvis procesoptimering kun er fordele, hvorfor gør alle det så ikke bare?
”For mange virksomheder er der simpelthen ikke tid, fordi der er for meget brandslukning”, siger Jørn Johansen.
På det skandinaviske marked betyder den store efterspørgsel på kvalificeret arbejdskraft, at medarbejderne i virksomheder knokler yderligere på højtryk for at følge med.
”Hvis man er presset, kræver det mod og vilje at kaste sig ud i det. Men man er nødt til at tage en beslutning om, at nu gør vi altså sådan. Det kræver at ledelsen engagerer sig, og betragter optimeringen som en investering og et projekt i sig selv.
Men niveauet ligger generelt lavt. Så der er virkelig fordele ved at stikke af fra resten”, slutter Jørn Johansen.
Få de vigtigste nøgletal fra SPIs Benchmark
SPI Research er gået i dybden og har undersøgt, hvordan konsulentvirksomheder kan øge profitten gennem modenhed.
Rapporten er på mere end 200 sider, men hvis du ikke har tid til at læse det hele, har vi lavet et uddrag med de vigtigste indsigter og nøgletal fra rapporten.
Du kan hente vores uddrag og rapporten gennem linket nedenfor.
Om Jørn Johansen og Whitebox
Jørn Johansen har arbejdet med produktudvikling og modenhedsvurderinger i over 40 år, og betragtes af de fleste som branchens grand old man. Han har ledt flere forskningsprojekter om produktudvikling, hvordan virksomheder forbedrer sig og outsourcing af udviklingsprojekter.
Han har desuden udviklet ImproveAbility™-metoden som er standarden inden for procesforbedring, og tog initiativ til det globalt normskabende SPI Manifesto.
Han er en del af holdet bag konsulentvirksomheden Whitebox, der har mere end 100 års erfaring med produktudvikling, og har gennemført mere end 400 virksomhedsvurderinger. Sammen arbejder de for, at virksomhederne skal blive bedre til at udnytte deres potentiale til vækst.
