Hvad er et projekt scope? En komplet guide.
Et godt projekt scope er vigtigt, hvis du vil gennemføre et projekt, hvor du ikke mister overblikket. I dette blogindlæg lærer du om at scope projekter + hvordan du laver et vellykket scope.
Har du nogensinde ledet et projekt, hvor du skulle levere noget, du ikke havde ressourcer, budget eller tid til?
Hvor din chef og kunden blev ved med at ringe, fordi du ikke kunne leve op til alle deres forventninger?
Så har du muligvis ikke aftalt et tydeligt og veldefineret projekt scope med projektets interessenter.
Så hvordan gør du, når du skal scope projekter?
I denne artikel får du en komplet gennemgang og en how-to-guide, der hjælper dig med at lave et robust projekt scope.
Hvad er et projekt scope?
Et projekt scope er grundlæggende en definition af, hvad du skal levere inden for projektet og – lige så vigtigt – hvad du IKKE skal levere.
Man kan sige, at dit scope er størrelsen på dit projekt og detaljerne omkring leveringen af det.
Det henviser til det arbejde, som dit projektteam skal udføre for at levere et specifikt produkt, en tjeneste eller et resultat.
Du skal helst begynde arbejdet på scope, før du laver din projektplan.
Som projektleder definerer du aldrig et projekt scope egenhændigt. Du skal involvere alle projektets interessenter og nå til enighed med dem om, hvad projektet skal levere, og hvad der ligger uden for scopet.
Processen er kompliceret, fordi forskellige interessenter har forskellige dagsordener, prioriteter og holdninger. Men det er vigtigt at involvere dem for at definere projektets scope, da tilpasning af scopet længere inde i forløbet øger risikoen for, at du ikke kan overholde tidsfrister og budgetter.
Det resulterer ofte i en levering af lavere kvalitet, da projektet er blevet påvirket af for mange interessenter, der skulle gøres tilfredse under udførslen.
Hvad er et project scope statement?
Et project scope statement er det dokument, som definerer alle aspekter af et projekt scope.
Som projektleder er du nødt til ofte at vende tilbage til dokumentet, når interessenterne forsøger at skubbe grænserne for dit projekt. Eller når du fortaber dig i detaljerne om udførslen af projektet.
Dette statement skal være tilgængeligt for alle interessenter, og du skal få dem til at godkende de endelige formuleringer, før du går i gang med projektet.
Projekter løber ofte løbsk, når der er blevet lavet for mange mundtlige aftaler. Dit project scope statement hjælper dig med at holde projektet på sporet og undgå "scope creep".
Eksempel på at scope projekt. Hvad står der normalt i et project scope statement?
Selvom alle projekter er forskellige, både hvad angår karakteren og størrelsen og den organisatoriske kapacitet, bør et projekt scope altid indeholde bestemte elementer, der definerer projektets mål og tydelige begrænsninger.
Her er nogle eksempler på de mest almindelige elementer i et projekt scope:
Beskrivelse og endelig levering
- Hvad handler projektet om? Hvilket "produkt" skal projektet levere til din virksomhed eller kunde? Det kan være en software, en implementering, en rapport osv.
Projektets mål og værdiskabelse
- Hvad er formålet med at gennemføre projektet (brug SMART)? Hvilken værdi giver det din virksomhed eller kunde?
Begrænsninger og udelukkelser
- Hvad er ikke en del af scopet (vigtigt for at undgå scope creep)? Hvilke faktorer begrænser projektet? For eksempel budget, tidsfrister, usikkerheder, tekniske problemer.
Statement of work
- En detaljeret definition af det arbejde, som dit projektteam skal udføre. Hvad er de vigtigste elementer i jeres arbejde, som påvirker projektets resultat?
Projektets milepæle og tidslinje
- Hvilke milepæle er med til at vise, om projektet er på sporet? Hvordan ser tidslinjen for milepælene ud?
Godkendelseskriterier
- Hvilke kvalitetskrav skal overholdes, for at kunden vil godkende leveringen?
Hvad er scope creep inden for projektledelse?
Scope creep opstår, når du gradvist føjer flere leveringer til projektet og udvider de aftalte projektleveringer.
Det kommer snigende, da det ikke er noget, som sker med vilje eller som er skrevet ned. Det sker bare, fordi dine interessenter kommer på (måske ret gode) idéer, imens projektet er i gang.
Et eksempel på scope creep i IT-projekter
Du leverer en simpel, enkeltstående IT-løsning, som kan organisere mødenotater, til en kunde. Efter et stykke tid kommer kunden i tanke om, at det ville være fantastisk, hvis løsningen kunne integreres med en af dine andre løsninger. Måske kunne den også automatisk tagge mødedeltagerne. Og føje mødeoptagelser til noterne.
Den simple levering er blevet til en anden løsning, og den basale IT-arkitektur passer måske ikke længere til formålet.
Du skal selvfølgelig ikke altid kæmpe imod ændringer under udførslen af projektet. Du lærer ofte noget nyt, efter arbejdet er gået i gang, og der kan være gode grunde til at udvide projektet og dets leveringer.
Sørg blot for at gøre denne udvidelse formel i et opdateret projekt scope, som alle interessenter godkender, før du fortsætter.
Opdatering af scope – projekt scope inden for projekttrekanten
Hvis du er nødt til at ændre projektets scope, skal du være klar over, at de andre dele af projekttrekanten også skal tilpasses.
Ellers stemmer projektets omkostninger og tidslinje ikke længere overens med dit scope.
Når du tilpasser dit scope, skal disse tilpasninger formuleres og godkendes af projektets interessenter. Kunder presser ofte på for at udvide projektets scope uden samtidig at presse på for at øge budget og forlænge tidsfrister.
Som projektleder er det dit ansvar at få nye estimater baseret på det nye scope og forhandle et nyt budget og en ny tidsfrist på plads.
Hvis du ikke gør det, risikerer projektet at overskride tidsfrister og budget, før du kan levere elementerne inden for scopet.
Hvad er projekttrekanten (eller jerntrekanten)?
Projekttrekanten viser de begrænsninger, ethvert projekt skal udføres inden for. Begrænsningerne er forbundne og afhængige af hinanden, og de skal altid være i balance.
De består af:
- Projekt scope
- Omkostninger
- Tid
Alle tre begrænsninger er forbundne, så hvis du er nødt til at udvide en af dem, skal du overveje også at udvide en eller begge af de andre begrænsninger.
Sagt på en anden måde: Hvis du udvider dit projekt scope, er du nok nødt til at øge omkostningerne eller forlænge tidslinjen – måske begge dele. Det samme gælder, hvis du enten forkorter tidslinjen eller mindsker omkostningerne. Du bør tilpasse de to andre begrænsninger tilsvarende.
Hvorfor er det vigtigt at scope et projekt?
At lave et veldefineret projekt scope er det første, der skal ske i projektledelsens workflow. Det indrammer og giver projektet retning, og al efterfølgende planlægning, forhandling og evaluering skal baseres på dette scope.
Det giver også dit projektteam og dine interessenter en tydelig køreplan og fælles forståelse for, hvad projektet er - og ikke er.
Projekter uden et tydeligt og godkendt projekt scope risikerer:
- utilsigtede ændringer i mål og retning
- mange ændringer i kravene
- afvigelser i resultatet, den endelige levering og kvaliteten og deraf følgende forsinkelser og budgetoverskridelser
- et projektteam, som ender med at arbejde på ting, der ikke er en del af scopet.
Da du altid kan (og bør) vende tilbage til dit project scope statement i løbet af projekts udførelse, kan du sikre, at dine og dit teams beslutninger stemmer overens med det aftalte.
Et statement giver dig også en solid forhandlingsplatform ved ændringer af budgettet og tidslinjen, hvis din kunde (eller leder) beder om ændringer i leveringen.
Lad os se på, hvordan du laver et projekt scope.
Scope styring– sådan laver du dit projekt scope
Et projekt scope skal altid være færdigt og godkendt, inden projektet starter.
For at lave et godt scope skal der lidt mere til end blot at snuppe computeren og begynde at skrive i et tomt dokument.
Du skal gennemgå de forskellige faser og involvere alle interessenter i processen.
Hvis du holder dig til disse fire trin, er du heldigvis godt på vej.
Trin 1: Få det basale på plads – et foreløbigt oprids
Som projektleder er du ofte ikke til stede, når projektet bliver solgt til kunden.
Eller når det bliver vedtaget i bestyrelseslokalet.
Så første trin er at forstå de store træk i projektet – og gøre din research klar til dit projekt scope. Du skal tale med dit salgsteam i dette trin, hvis du ikke var involveret i salget.
I dette trin kortlægger du:
- Projektet i sin mest basale form (vi skal ændre dette/producere dette osv.)
- Projektets interessenter – både i din virksomhed og hos kunden
- Den basale levering
- Projektets mål
Og du laver opridset af det project scope statement, som du kommer til at bruge under resten af projektet.
Trin 2: Indhent krav fra alle
I denne fase skal du kontakte alle interessenter og ansvarlige for projektet for at tydeliggøre og dokumentere forventninger og krav.
Som tommelfingerregel kan du aldrig involvere for mange interessenter, da der kan opstå nye krav fra uventede sider i løbet af hele projektet. Når du indhenter krav, skal du sørge for, at alle bliver hørt fra starten, og at kravene stemmer overens med projektet.
Det er vigtigt at dokumentere alt i denne fase, også de forventninger du mener er urealistiske, så du har en komplet oversigt over forventninger og krav. På den måde kan du tidligt spotte uoverensstemmelser og arbejde på at tilpasse forventningerne i det endelige scope statement.
Disse interessenter skal altid høres i denne fase:
- Kunden
- Den ansvarlige for projektet
- Enhver, der er berørt af leveringen af projektet (typisk en slutbruger)
- Dine projektteams
Hvilke typer af krav skal du indhente?
- Hvad er den forventede levering/kvalitet?
- Hvad er ikke en del af scopet?
- Hvilke begrænsninger er der for projektet (budget, tid, ressourcer, kendte problemer osv.)?
Trin 3: Lav interessenternes krav om til et veldefineret scope
Når du har indhentet alle krav, er det tid til at lave dem om til et tydeligt projekt scope.
Det er nemt, hvis alle interessenter var enige i trin 2.
Hvis interessenternes krav IKKE stemmer overens, skal du definere dit scope så godt, som du kan (på områder hvor de stemmer overens) og kortlægge forventninger og krav, der ikke matcher. Indkald interessenterne til forhandling om alt, de ikke er enige om, indtil du har en tydelig definition, som alle bakker op om.
I denne fase skal dit statement formuleres så tydeligt som muligt, så det ikke kan fortolkes på flere måder og senere føre til diskussioner og uenigheder.
Få den endelige definition valideret, godkendt og underskrevet af alle interessenter.
Trin 4: Kontrol af dit projekt scope under udførslen
Efter de indledende faser har du et dokument, som du kan konsultere og henvise til i alle projektets efterfølgende faser. Du kan blive ved med at vende tilbage til dit scope, når der opstår komplekse spørgsmål og scope creep i løbet af projektet.
Et projekt scope, der bare samler støv er nytteløst, og du går glip af et af de bedste værktøjer i kassen.
Der er ofte brug for at opdatere dit scope under udførslen af projektet.
Måske støder du på tekniske vanskeligheder, som ændrer den endelige levering. Eller kunden beder om yderligere funktioner.
Du skal gennemgå trin 2 og 3 igen for at sikre, at alle er enige i de ændringer, som sker.
Der skal også forhandles et nyt budget og en realistisk tidsramme på plads.
Et værktøj til levering af dit projekt inden for budget og deadline
Du har nu dit projekt scope, og så handler det bare om at udføre projektet
Ville det ikke være skønt med et ordentligt projektledelsesværktøj, som kan hjælpe dig?
TimeLog giver dig alle de værktøjer, du skal bruge, for at få dine projekter over målstregen – inden for tidsfristen og budgettet.
Du får:
- Nem projektplanlægning med WBS op til 5 niveauer
- Budgetværktøjer til dit projekt, opgaver og team
- Understøttelse af alle kontrakttyper/afgreningsformer, når du skal fakturere kunden
- Fantastisk tidsregistrering og udgiftsregistrering, der sørger for, at budgettet bliver overholdt
- Avanceret håndtering af timepriser, så projektet ikke mister penge
- Projektskabeloner til hurtig oprettelse af projekter eller udvidelse af din projektplan
