Hvad er et projekt scope? Få en komplet guide nu

Har du nogensinde skulle styre et projekt, hvor du skulle levere noget, du ikke havde ressourcer, penge eller tid til?

Hvor din chef eller kunde blev ved med at ringe, fordi de ikke synes projektet leverede det aftalte? Så har du muligvis ikke fået lavet et klart og veldefineret projekt scope med projektets interessenter.

Så hvad gør du, når du skal definere projekt omfang?

I denne artikel får du en komplet gennemgang og en how-to-guide, der hjælper dig med at lave et robust projekt scope.

Hvad er et projekt scope?

Sørg blot for at gøre denne udvidelse formel i et opdateret projekt scope, som alle interessenter godkender, før du fortsætter.

Opdatering af scope – projekt scope inden for projekttrekanten

Hvis du er nødt til at ændre projektets scope, skal du være klar over, at de andre dele af projekttrekanten også skal tilpasses. Ellers stemmer projektets omkostninger og tidslinje ikke længere overens med dit scope.

Når du tilpasser dit projekt omfang, skal disse tilpasninger formuleres og godkendes af projektets interessenter. Kunder presser ofte på for at udvide projektets scope uden samtidig at presse på for at øge budget og forlænge tidsfrister.

Læs også: Hent skabeloner til milepæle i projekter [guide + skabeloner]

Som projektleder er det dit ansvar at få nye estimater og forhandle et nyt budget og en ny tidsfrist på plads.

Hvis du ikke gør det, risikerer projektet at overskride tidsfrister og budget, før du kan levere elementerne inden for scopet.

Hvad er projekttrekanten (eller jerntrekanten)?

Projekttrekanten viser de begrænsninger, ethvert projekt skal udføres inden for. Begrænsningerne er forbundne og afhængige af hinanden, og de skal altid være i balance.

De består af:

• Projekt scope
• Omkostninger
• Tid

Alle tre begrænsninger er forbundne, så hvis du er nødt til at udvide en af dem, skal du overveje også at udvide en eller begge af de andre begrænsninger.

Sagt på en anden måde: Hvis du udvider dit projekt scope, er du nok nødt til at øge omkostningerne eller forlænge tidslinjen – måske begge dele. Det samme gælder, hvis du enten forkorter tidslinjen eller mindsker omkostningerne. Du bør tilpasse de to andre begrænsninger tilsvarende.

Hvorfor er det vigtigt at scope et projekt?

At lave et veldefineret projekt scope er det første, der skal ske i projektledelsens arbejdsproces. Det indrammer og giver projektet retning, og al efterfølgende planlægning, forhandling og evaluering skal baseres på dette.

Det giver også dit projektteam og dine interessenter en tydelig køreplan og fælles forståelse for, hvad projektet er - og ikke er.

Projekter uden et tydeligt og godkendt projekt scope risikerer:

• utilsigtede ændringer i mål og retning
• mange ændringer i kravene
• afvigelser i resultatet, den endelige levering og kvaliteten og deraf følgende forsinkelser og budgetoverskridelser
• et projektteam, som ender med at arbejde på ting, der ikke er en del af scopet.

Da du altid kan (og bør) vende tilbage til dit scope statement i løbet af projekts udførelse, kan du sikre, at dine og dit teams beslutninger stemmer overens med det aftalte.

Et statement giver dig også en solid forhandlingsplatform ved ændringer af budgettet og tidslinjen, hvis din kunde (eller leder) beder om ændringer i leveringen.

Lad os se på, hvordan du laver et projekt scope.

Scope styring: Sådan laver du dit projekt scope

Et projekt scope skal altid være færdigt og godkendt, inden projektet starter.

For at lave et godt scope skal der lidt mere til end blot at snuppe computeren og begynde at skrive i et tomt dokument.

Du skal gennemgå de forskellige faser og involvere alle interessenter i processen.

Hvis du holder dig til disse fire trin, er du godt på vej.

Trin 1: Få det basale på plads – et foreløbigt oprids

Som projektleder er du ofte ikke til stede, når projektet bliver solgt til kunden.

Eller når det bliver vedtaget i bestyrelseslokalet.

Så første trin er at forstå de store træk i projektet – og gøre din research klar til dit projekt scope. Du skal tale med dit salgsteam i dette trin, hvis du ikke var involveret i salget.

I dette trin kortlægger du:

• Projektet i sin mest basale form (vi skal ændre dette/producere dette osv.)
• Projektets interessenter – både i din virksomhed og hos kunden
• Den basale levering
• Projektets mål

Og du laver opridset af det project scope statement, som du kommer til at bruge under resten af projektet.

Trin 2: Indhent krav fra alle

I denne fase skal du kontakte alle interessenter og ansvarlige for projektet for at tydeliggøre og dokumentere forventninger og krav.

Som tommelfingerregel kan du aldrig involvere for mange interessenter, da der kan opstå nye krav fra uventede sider i løbet af hele projektet. Når du indhenter krav, skal du sørge for, at alle bliver hørt fra starten, og at kravene stemmer overens med projektet.

Det er vigtigt, at dokumentere alt i denne fase, også de forventninger du mener er urealistiske, så du har en komplet oversigt over forventninger og krav. På den måde kan du tidligt spotte uoverensstemmelser og arbejde på at tilpasse forventningerne i det endelige scope statement.

Disse interessenter skal altid høres i denne fase:

• Kunden
• Den ansvarlige for projektet
• Enhver, der er berørt af leveringen af projektet (typisk en slutbruger)
• Dine projektteams

Hvilke typer af krav skal du indhente?

• Hvad er den forventede levering/kvalitet?
• Hvad er ikke en del af scopet?
• Hvilke begrænsninger er der for projektet (budget, tid, ressourcer, kendte problemer osv.)?

Trin 3: Lav interessenternes krav om til et veldefineret scope

Når du har indhentet alle krav, er det tid til at lave dem om til et tydeligt projekt scope.

Det er nemt, hvis alle interessenter var enige i trin 2.

Hvis interessenternes krav IKKE stemmer overens, skal du definere dit scope så godt, som du kan (på områder hvor de stemmer overens) og kortlægge forventninger og krav, der ikke matcher. Indkald interessenterne til forhandling om alt, de ikke er enige om, indtil du har en tydelig definition, som alle bakker op om.

I denne fase skal dit statement formuleres så tydeligt som muligt, så det ikke kan fortolkes på flere måder og senere føre til diskussioner og uenigheder.

Få den endelige definition valideret, godkendt og underskrevet af alle interessenter.

Trin 4: Kontrol af dit projekt scope under udførslen

Efter de indledende faser har du et dokument, som du kan konsultere og henvise til i alle projektets efterfølgende faser. Du kan blive ved med at vende tilbage til dit scope, når der opstår komplekse spørgsmål og scope creep i løbet af projektet.

Et projekt scope, der bare samler støv er nytteløst, og du går glip af et af de bedste værktøjer i kassen.

Der er ofte brug for at opdatere dit scope under eksekveringen af projektet.

Måske støder du på tekniske vanskeligheder, som ændrer den endelige levering. Eller kunden beder om yderligere funktioner.

Du skal gennemgå trin 2 og 3 igen for at sikre, at alle er enige i de ændringer, som sker.

Der skal også forhandles et nyt budget og en realistisk tidsramme på plads.

Et værktøj til levering af dit projekt inden for budget og deadline Et værktøj til at levere projekter indenfor scope

Du har nu dit projekt scope, og så handler det bare om at udføre projektet.

Ville det ikke være skønt med et ordentligt projektledelsesværktøj, som kan hjælpe dig?

TimeLog giver dig alle de værktøjer, du skal bruge, for at få dine projekter over målstregen – inden for tidsfristen og budgettet.

Du får:

• Nem projektplanlægning med Work Breakdown Structure i op til 5 niveauer
• Budgetværktøjer til dit projekt, opgaver og team
• Understøttelse af alle kontrakttyper/afgreningsformer, når du skal fakturere kunden
• Nem tidsregistrering og udgiftsregistrering, der sørger for, at budgettet bliver overholdt
• Avanceret håndtering af timepriser, så projektet ikke mister penge
• Projektskabeloner til hurtig oprettelse af projekter eller udvidelse af din projektplan