Den effektive projektplan: projektlederens ultimative guide

At drive et projekt uden en projektplan er lidt som at køre bil om natten uden forlygter. 

Ting dukker uventet op i mørket og du farer måske vild. I værste tilfælde kører du helt af vejen. 

Faktisk kører hele 35% af alle projekter helt af vejen og budgettet går tabt. 

Med andre ord har du som projektleder brug for en god projektplan, hvis du skal kunne styre dit projekt effektivt. 

Heldigvis er det ikke så svært at lave en god projektplan, der får dig sikkert frem igennem mørket.

I projektplan-guiden får du svar på: Det får du svar på i projektplan-guiden

• Hvad er en projektplan, og hvorfor er projektplaner vigtige?
• Hvad skal en projektplan indeholde og hvad er projektplan skabeloner?
• Og hvordan laver du en god projektplan? Vi guider dig igennem processens 6 trin.

Når du er færdig med guiden, er du klar til at lave effektiv projektplanlægning, der hjælper dig i mål med dit projekt.

Læs også: De 5 værste fejl en projektleder kan begå

Men først skal vi lige have styr på; hvad er en projektplan egentlig? 

Hvad er en projektplan? 

Som navnet antyder, er en projektplan en plan, der dokumenterer, hvordan du præcist kommer i mål med dit projekt.  

Det er det centrale dokument, du som en kompetent projektleder løbende arbejder i for at kunne:

• Nedbryde projektet i faser og aktiviteter in en work breakdown structure (WBS) og tidslinje 
• Fastsætte leverancer og milepæle  
• Planlægge kommunikation  
• Få overblik over de ressourcer du har behov for og tildele arbejdsopgaver til dit projektteam 
• Lave og opdatere projektbudgetter 
• Holde dig opdateret på projektets fremdrift og status ift. tidslinje og budget 

Det er let at oprette projektplaner i TimeLog.

Prøv det gratis lige her

Du skal se projektplanen som dit centrale værktøj, der giver dig og dit team overblik og som skal opdateres med jævne mellemrum for at vedblive med at være relevant.

Tidligere har Excel været et foretrukket (om end besværligt) værktøj til at udarbejde og opdatere projektplanen. I dag bruger de fleste projektledere dog et dedikereret projektstyringsværktøj til projektplanlægningen.

I et godt værktøj har du også mulighed for at lave projektplan skabeloner, så du ikke skal begynde forfra på hvert projekt.

Hvad er en projektplan skabelon?

En projektplan skabelon er en pre-defineret plan, som tager udgangspunkt i, hvordan I arbejder med projekter i din virksomhed.

Du kan finde flere gratis skabeloner til projektplaner rundt om på nettet til Excel eller Power Point.

Læs også: Projektstyring i Excel - fordele og ulemper

Disse har dog en del begrænsninger - eksempelvis hvor lange og komplekse dine projekter kan være – og er lidt besværlige at holde opdaterede.

Et godt værktøj til projektstyring giver dig mulighed for at lave et katalog af projektplan skabeloner, så du effektivt kan planlægge og starte nye projekter. Det er særligt smart, hvis I laver mange projekter, der skal igennem de samme faser. Eller hvis I har nogle standard-projekttyper, I sælger.

En god projektplan skabelon skal indeholde:

• Komplet fase- og opgaveplan (inklusive milepæle)
• En afstemt tidsplan
• Bemandingsplan og allokeringer
• Budget

At blive en knivskarp projektleder hænger også sammen med at gøre planlægningsprocessen så nem og effektiv som muligt. Det hjælper projekt skabeloner dig med.

Hvad skal en projektplan indeholde?

Som projektleder er projektplanen som udgangspunkt dit eget arbejdsdokument til planlægning.

Men fordi planen oftest skal være tilgængelig for projektets interessenter og projektteamet, er det en god idé, at den indeholder nogle standardelementer. Disse er gængse indenfor projektledelse.

For din egen skyld som projektleder er det også en god idé at planlægge og dokumentere disse basale ting. Derfor skal projektplanen indeholde en række elementer.

Projektplanlægning med plan, scope og RACI

Selvom projektplanen er et centralt værktøj for dig som projektleder, skal du supplere den med andre værktøjer for god projektplanlægning og eksekvering.

Før du udarbejder den færdige projektplan, skal du lave et projekt scope, så du ved præcis, hvad projektets målsætning er, hvad der er inkluderet, og hvad der ikke er inkluderet i projektet.

Et godt scope sikrer dig mod scope creep. Og din projektplan ikke bliver overfyldt med aktiviteter, der egentlig ikke ligger i den oprindelige aftale.

En kompetent projektleder ved hvor vigtigt det er at afgrænse sit projekt for at kunne levere indenfor budget og deadline.

Samtidig med, at du udarbejder din projektplan, giver det rigtig god mening at lave en RACI-matrix fra starten af dit projekt.

Du kan bruge RACI-modellen til at klargøre, hvem der har ansvaret for de forskellige opgaver og milepæle. Og hvem der skal kommunikere med hvem, hvis leverancer og opgaver ændrer sig.

Det er smart, at du ved præcis, hvem du skal henholdsvis konsultere og informere, når du træffer en beslutning eller laver en ændring, der påvirker andre leverancer og deadlines.

Det er vigtigt, at du dokumenterer og løbende opdaterer projektets scope, plan og RACI-matrix.

Hvorfor er en dokumenteret projektplan vigtig?

Mens projekter i stigende grad går rigtig godt, er der også rigtig mange projekter, som ikke kommer succesfuldt i mål:

• 35% mislykkedes og budgettet går tabt
• 34% lider af scope creep
• 12% opfattes som decideret fejlslagne

Fejlslagne projekter er en dyr omgang for din virksomhed, og derfor er det vigtigt, du giver dine projekter de bedste forudsætninger for at kunne lykkedes.

En dokumenteret projektplan er (sammen med scopet) dit arbejdsredskab til at holde projektet på ret kurs. Den giver dig et struktureret overblik over opgaver, deadlines og fremdrift og den giver dig mulighed for at reagere, når virkeligheden ikke stemmer overens med planen.

Samtidig er den et godt redskab til at uddelegere arbejdsopgaver og kommunikere fremdrift til projektets interessenter.

Selv på meget små projekter giver en projektplan god mening. Du skal bare huske, ikke at gøre den mere kompliceret, end den behøver være til det aktuelle projekt.

Hvis du vil være en projektleder i den bedste liga, er det vigtigt, du er fleksibel, og tilpasser standardmodeller og fremgangsmåder til projektets aktuelle behov.

Lad os se på, hvordan du så laver en god projektplan.

Sådan laver du en god projektplan i 6 trin

Når du skal lave din indledende projektplan, er det vigtigt, at du gør det sideløbende med, du laver dit projekt scope.

Faktisk giver det oftest bedst mening at udarbejde de forskellige trin i planlægningen iterativt. Det betyder, at du skal gå lidt frem og tilbage mellem de forskellige trin, og ikke nødvendigvis kan gøre de enkelte trin ”færdige”, før du også har arbejdet på nogle af de andre.

Det er en naturlig del af planlægningen, og når du går i gang, vil det give god mening.

Der er dog ting i projektets scope, du gerne skal have på plads, inden du begynder på selve planen:

• Overordnet beskrivelse
• Projektets målsætninger og værdiskabelse
• Begrænsninger
• Milepæle og overordnede tidslinje

Når det er vigtigt, du har styr på milepælene, inden du udarbejder projektplanen, er det fordi en god projektplan tager udgangspunkt i projektets leverancer (eller produkter) – og ikke kun det arbejde, der skal laves.

Det betyder, at din plan bygges op omkring det, der skal leveres i projektets forskellige faser.

Hvis du gerne vil vide, hvordan du laver et godt projekt scope, kan du bruge guiden her.

Når de ting er på plads, kan du gå i gang med at bygge din projektplan.

Trin #1 – Lav den første grove work breakdown structure (WBS)

Efter du har lavet scopet (eller sat dig grundigt ind i et eksisterende scope), er du allerede ved at cementere dig som en kompetent projektleder på projektet.

Og du kan du lave den første grove skitse til din projektplan.

Det er på dette trin, du placerer dine leverancer i en tidslinje, og i grove træk definerer, hvilket arbejde der skal laves for at kunne færdiggøre de forskellige leverancer.

Det er det, vi kalder en work breakdown structure (WBS).

Groft sagt skal den indledende plan give dig overblik over:

• Hvad skal der leveres?
• Hvilket arbejde kræver det for at kunne levere?
• Hvornår gør vi hvad?

Denne del af projektplanen kan du formentlig bygge selv med hjælp fra din kunde eller din styregruppe, som udstikker de overordnede retningslinjer for projektet.

I det næste trin inddrager du dit projektteam i den mere uddybende planlægning.

Trin #2 – Inddrag teamet og få estimater på arbejdet

Mens tidsplanen i trin #1 i høj grad (om end lidt groft sagt) er baseret på, hvornår du gerne vil have de forskellige leverancer færdige, hjælper trin #2 dig med at få styr på, hvornår leverancerne kan blive færdige.

Der er selvfølgelig lidt karikeret. Og forhåbentlig har du allerede inddraget flere fra projektteamet til at give grove estimater til scopet. Men husk at projektplanlægning er en iterativ proces, hvor du hele tiden planlægger, indhenter estimater, justerer, osv.

I trin 2 skal du indkalde alle leverandører af de individuelle projektleverancer – det kan være medlemmer af projektteamet eller eksterne leverandører.

Øvelsen består i at få dem til at give så præcise estimater som muligt:

• Hvor lang tid tager de enkelte leverancer?
• Hvad baserer de estimaterne på? Er der afhængigheder, som skal indtænkes i planen?
• Hvornår kan det lade sig gøre? Hvornår er der tid i kalenderen?
• Hvor stor risiko er der forbundet med deres estimater?

Vær kritisk og få de bedste estimater til projektplanen

Som kompetent projektleder skal du påtage rollen som djævelens advokat, når du beder om begrundelser for estimaterne.

Projektteamet vil ofte gerne levere, og derfor kan de første estimater være for optimistiske. Så spørg i dybden, og se om du kan spotte svagheder i estimaterne. Ofte dukker der flaskehalse og forhindringer op i denne proces, som du har brug for at kende til som projektleder.

Du kan betragte estimering som forhandling, hvor I til sidst nærmer jer det mest realistiske estimat.

Trin #3 – Få overblik over, hvornår projektmedarbejderne er tilgængelige Trin #3 - Hvornår er teamet tilgængeligt?

Én af de største forhindringer er ofte adgangen til kritiske ressourcer.

Og ofte overser projektledere dette aspekt i projektplanlægningen, og fokuserer primært på at estimere varighed af arbejdet. Men ikke så meget på, hvem der er ledig til at udføre det indenfor projektplanens tidslinje.

Derfor skal du som projektleder kortlægge:

• Hvilke ressourcer skal du bruge til de enkelte faser og opgaver i projektplanen?
• Hvornår er de nødvendige ressourcer ledige?

Et værktøj som en ressourceplanlægger kan være enormt hjælpsom i denne proces. Det kan nemlig være svært at få overblik over medarbejdernes ledighed ud fra kalendere og e-mails.

Når du har styr på ressourcerne, har du de brikker du skal bruge til din detaljerede projektplan.

Læs også: Ressourcestyring [4 ting du skal have på plads først]

Trin #4 – Udarbejd din detaljerede projektplan

Nu gælder det om at få puslespillets brikker til at falde på plads.

Her er det en god idé at have et godt projektstyringsværktøj, du kan bruge. Som projektleder er du aldrig mere kompetent, end de værktøjer du bruger. Særligt på mere komplekse projekter.

Sådan kan du udarbejde din detaljerede projektplan i TimeLog

Her får du et konkret eksempel på, hvordan du kan lave en komplet, detaljeret projektplan med milepæle, ressourcer, budget og tidsplan

1) Opret et projekt med TimeLogs Quick Create.

• Navngiv projektet
• Skal det være et eksternt projekt (standard), internt projekt eller et projekt med flere kunder?
• Tilføj en kunde. Dine kunder er tilgængelige i TimeLogs CRM.

2) Tilføj opgaver og tidsbudget

Hvis din virksomhed har en standard opgaveplan eller har gemt færdige projektskabeloner i TimeLog, har du næsten projektplanen klar nu.

Du kan også oprette opgaverne fra bunden. På dette trin kan du nøjes med at oprette de overordnede opgaver (faser). Senere kan du oprette under-opgaver.

Tilføj de estimater du fandt frem til i trin #3 til de enkelte opgaver.

3) Tilføj dit projektteam og opret projektet

Du kan tilføje så mange du har brug for. Senere kan du sætte de projektmedarbejderne på de enkelte opgaver.

4) Tilføj underopgaver til en færdig WBS

I TimeLogs projektplan har du nu overblik over de primære opgaver du oprettede. Du kan tilføje flere og tilføje underopgaver til de primære opgaver/faser.

5) Tilføj milepæle

Milepæle er vigtige for at holde styr på de vigtige leverancer i dit projekt.

Tilføj dem som rettesnore for arbejdet i dit projekt. Du kan også tilføje ansvarlige for milepæle. Den ansvarlige vil se deres milepæle på TimeLog-forsiden, når deadline nærmer sig.

6) Tilføj datoer og tidsbudgetter på opgaver og milepæle

Når du har alle faser, opgaver og milepæle i projektplanen, er det tid til at lave en tidsplan og fastsætte budgetter.

Efterhånden som dit projekt skrider frem og dit projektteam tidsregistrerer på projektet, holder Timelog dig opdateret på fremskridt, og om I holder jer indenfor deadlines.

7) Allokér medarbejdere og tildel timepriser

Til sidst sætter du medarbejdere fra dit projektteam på de enkelte opgaver.

Når du tildeler medarbejderne timepriser, kan du nemt lave fakturering senere i projektet, og følge med i, hvor meget omsætning i har lavet på projektet.

Kom i gang med at bygge din projektplan i TimeLog i dag

Få fuld adgang i 30 dage gratis her

Trin #5 – Fremlæg din projektplan og få den godkendt

Nu er du ved at være verdensmester i at bygge projektplaner.

På dette tidspunkt har du indhentet alt relevant information, bygget din projektplan med faser, milepæle, tidsplan, budget og tildelt opgaver til medarbejderne.

Nu er det tid til at få valideret og godkendt dit arbejde. Start med at konsultere dit projektteam.

Få godkendt projektplanen af projektteamet

Før du fremlægger din plan for projektets kunde eller styregruppe, er det en rigtig god idé at få den tjekket af med dit projektteam.

Der kan godt være justeringer, som er gode at få med på dette tidspunkt, og som er lettere at få øje på, når man ser projektplanen i sin helhed.

Sørg for du får håndslag på at projektplanens indhold stemmer. Blandt andet:

• Interne afhængigheder af opgaver og faser
• Tidsestimater og deadlines
• Eventuelle ændringer i dit projektteams tilgængelighed

Dette behøver ikke tage lang tid. Men det er vigtigt, at du får håndslag på dette fra dit projektteam, før du går til styregruppen eller kunden.

Få godkendt projektplanen af styregruppen

Den sidste godkendelse af projektplanen skal gives af projektets øvrige interessenter.

Før du indkalder kunden og styregruppen, er det en god idé at samle projektplanens milepæle og scope i en kort sammenfatning. Disse interessenter har oftest ikke brug for en detaljeret plan helt ned på opgaveniveau.

Men inkludér alle beskrivelser af din fremgangsmåde, antagelser og deadlines, du vurderer, er relevante for, at din projektplan fremstår både ambitiøs og realistisk. Beskrivelser kan inkludere:

• Hvordan projektteamet grundlæggende vil gribe projektet an (fremgangsmåde)
• Større leverancer og milepæle
• Tidslinje for projektets faser
• Faser eller opgaver, der byder en særlig udfordring/risici

Du kan med fordel fremhæve elementer i projektplanen, der kræver en indsats fra kunden eller styregruppen. Eksempelvis godkendelse af leverancer.

Samtidig er det vigtigt, at du får fremhævet projektplanens risici og mulige flaskehalse, så det ikke kommer som en overraskelse senere i projektet.

Trin #6 – eksekver projektet

Når din projektplan er færdig og godkendt har du de bedste forudsætninger for at kunne eksekvere projektet indenfor projekttrekantens rammer (scope, budget og tid).

Du har et overblik over opgaverne, og når dit projektteam tidsregistrerer på deres arbejde (både fakturérbar og ikke fakturerbar tid), kan du let følge med i projektets fremdrift.

Tidsregistrerer dine medarbejder som de skal, kan du også se, præcis hvor projektet skrider, hvis du pludselig er bagud.

Så kan du sætte korrigerende handlinger i spil, justere din projektplan og holde alle interessenter opdateret.

Evnen til løbende at korrigere projektplaner og lave korrigerende handlinger, vil definere dig som projektleder i særklasse.

Et projektstyringsværktøj der gør planlægningen lettere?

TimeLog giver dig alle de værktøjer, du har brug for til at drive dit projekt i mål indenfor scope, budget og deadline.

Uanset om du er et mindre projektteam eller driver komplekse projekter i en større koncern, kan du bruge TimeLog som projektstyringsværktøj.

I TimeLog kan du også trække projektrapporter, så det bliver let at rapportere til ledelsesteamet og du kan fakturere dine projekter lynhurtigt uden at skulle sammenstykke fakturaer i regneark og flere systemer.

Bliv godt klædt på til at eksekvere dine projekter - Prøv TimeLog helt gratis lige her.