Gør jeres registrerede tid til et strategisk styringsværktøj
Medarbejdernes tid er din virksomheds vigtigste ressource. Derfor er indsigt i jeres tidsregistrering et stærkt styringsværktøj for dig som leder.
Har din virksomhed købt et tidsregistreringssystem, I kun bruger til at fakturere jeres kunder?
Så er I ikke alene.
For mange virksomheder der investerer i et system til at registrere tid, bliver systemet aldrig til mere end et værktøj til at opsamle og administrere fakturerbar tid.
Men det er synd – og de virksomheder går glip en stor værdi ved systemet.
Intern og ekstern registreret tid
Mange virksomheder registrerer kun ekstern tid – det vil sige tid, der bliver brugt på kundeprojekter. Ofte er tiden fakturerbar, men det behøver den ikke være.
Intern tid dækker over alle de aktiviteter, der ikke direkte har en kunde på. Det kan være kompetenceopbygning, interne møder, strategi, osv.
Hvis I kun registrerer den eksterne tid, går I glip af alle de indsigter i jeres egen forretning, intern tid kan give jer.
Læs mere i Trine Koldings blog: Tidsstyring - Sådan bruger du fakta i stedet for mavefornemmelser
For i de registrerede timer ligger unikke indsigter, du kan bruge til at udvikle og styre din forretning på både strategiske og taktiske niveauer.
Jeg bruger tidsregistreringerne til at underbygge og følge op på vores strategiske beslutninger. Hvor gode er vi til at produktudvikle? Kommer vi for sent ud af projekternes afklaringsfase? Eller har vi underprioriteret den i forhold til den tid, vi har brugt på udvikling? Snakker vi nok med vores kunder, når vi skal blive klogere? Alle de spørgsmål har jeg brug for konkrete svar på. Og dem kan jeg kun finde i den tid, medarbejderne har registreret.
Tidsforbruget er målestokken for, om I realiserer jeres strategi
Hvis du spørger ethvert velfungerende salgsteam, hvad der er afgørende for, om de kan møde virksomhedens strategiske målsætninger, vil du næsten med garanti støde ind i praktiske måltal som:
- Antal opkald til leads
- Antal sendte e-mails
- Antal holdte møder
Salgsteamet ved godt, at den eneste vej frem mod jeres strategiske målsætninger er at gøre det rugbrødsarbejde der skal til. Uden måltal og rugbrødsarbejde når de dem ikke.
Det betyder, at de skal investere en given andel tid i det arbejde.
Hvis det gennemsnitligt tager tre timer i telefonen at rykke to salgsprocesser, jamen så skal en sælger sørge for, at der er 12 timer i kalenderen, som er prioriteret til at ringe leads op.
Det samme for en konsulent, som måske skal bruge fire timer om ugen på opkvalificering, for at jeres virksomhed forbliver foran konkurrenterne.
Timer er den ene halvdel af jeres strategiske investeringer, hvor den anden halvdel er finansiel.
Og jeres system til at registrere tid, viser jer, om I realiserer den investering – eller laver noget helt andet.
Det med at få datadrevet og solidt overblik over, hvad jeg som direktør gerne vil med virksomheden, hvad har jeg lovet kunderne og hvad bruger medarbejderne deres tid på – det giver mig god nattesøvn.
For at det giver mening, skal du kvantificere og italesætte registreringen
Det giver umiddelbar mening, at strategiske målsætninger også kræver, at man afsætter tid til at realisere dem.
De virksomheder der bedst lykkedes med at realisere deres strategier, tildeler også et tidsbudget til målsætningerne. Og sørger for at kommunikere det budget ud til medarbejderne.
Eksempelvis: Vi vil være X% bedre til at levere på X. Derfor skal hver afdeling afsætte X timer om ugen til det (som skal prioriteres ift. andet arbejde).
Det er selvfølgelig vigtigt, at det ikke bliver en øvelse i tidsbureaukrati for bureaukratiets egen skyld.
Men uden et tidsbudget og opfølgning er det i praksis meget svært at fastlægge klare prioriterer, som medarbejderne kan rette arbejdet ind efter - og finde ud af om det så sker i praksis.
Uden den øvelse bliver strategiske beslutninger ofte gode intentioner, der ikke er tid til i virkeligheden.
Hele organisationen kan blive klogere
Det er ikke kun for jeres øverste ledelse, at timeregistrering giver indsigter.
- Hvordan performer mit eget team eller projekt?
- Hvor er det, jeg/vi bruger vores tid væk fra de strategiske målsætninger?
- Hvilke aktiviteter bruger jeg/vi vores tid på? Giver de værdi?
- Hvor har vi et udviklingspotentiale?
- Hvilke medarbejdere trækker læsset og skal aflastes?
Indsigt er nøglen til at nå i mål
I virksomheder der producerer håndgribelige varer, er produktionsapparatet som oftest styret, kontrolleret og automatiseret.
Men i vidensvirksomheder består produktionsapparatet af mennesker.
Derfor ligger al vores forretningsviden gemt i den tid, medarbejderne bruger. Forstår I, hvordan I bruger tiden, forstår I også hvordan I kan bruge den bedre.
Og det er grundlæggende for, at I kan justere forretningen, når det er nødvendigt.
Og for at I kan realisere jeres strategiske ambitioner.
