Teknologi og Software

Gør jeres registrerede tid til et strategisk styringsværktøj

Medarbejdernes tid er din virksomheds vigtigste ressource.  Derfor er indsigt i jeres tidsregistrering et stærkt styringsværktøj for dig som leder.

Din registrerede tid kan være et styringsværktøj
26. jan 2023 | 3 min læsetid
Søren Lund
Har du brug for input til, hvordan du modner og udvikler din virksomhed? Som grundlægger af TimeLog, og med mere end 20 års erfaring indenfor forretningsudvikling, har Søren Lund den danske førertrøje på, når det handler om, hvordan PSA-software kan optimere arbejdsgange og udvikle forretningen for konsulentvirksomheder.

Har din virksomhed købt et tidsregistreringssystem, I kun bruger til at fakturere jeres kunder?

Så er I ikke alene.

For mange virksomheder der investerer i et system til at registrere tid, bliver systemet aldrig til mere end et værktøj til at opsamle og administrere fakturerbar tid.

Men det er synd – og de virksomheder går glip af en stor værdi ved systemet.

For i de registrerede timer ligger unikke indsigter, du kan bruge til at udvikle og styre din forretning på både strategiske og taktiske niveauer.

Jeg bruger tidsregistreringerne til at underbygge og følge op på vores strategiske beslutninger. Hvor gode er vi til at produktudvikle? Kommer vi for sent ud af projekternes afklaringsfase? Eller har vi underprioriteret den i forhold til den tid, vi har brugt på udvikling? Snakker vi nok med vores kunder, når vi skal blive klogere? Alle de spørgsmål har jeg brug for konkrete svar på. Og dem kan jeg kun finde i den tid, medarbejderne har registreret.
Per-Henrik Nielsen Direktør, TimeLog

Tidsforbruget er målestokken for, om I realiserer jeres strategi

Hvis du spørger ethvert velfungerende salgsteam, hvad der er afgørende for, om de kan møde virksomhedens strategiske målsætninger, vil du næsten med garanti støde ind i praktiske måltal som:

  • Antal opkald til leads
  • Antal sendte e-mails
  • Antal holdte møder

Salgsteamet ved godt, at den eneste vej frem mod jeres strategiske målsætninger er at gøre det rugbrødsarbejde der skal til. Uden måltal og rugbrødsarbejde når de dem ikke.

Det betyder, at de skal investere en given andel tid i det arbejde.

Hvis det gennemsnitligt tager tre timer i telefonen at rykke to salgsprocesser, jamen så skal en sælger sørge for, at der er 12 timer i kalenderen, som er prioriteret til at ringe leads op.

Det samme for en konsulent, som måske skal bruge fire timer om ugen på opkvalificering, for at jeres virksomhed forbliver foran konkurrenterne.

Timer er den ene halvdel af jeres strategiske investeringer, hvor den anden halvdel er finansiel.

Og jeres system til at registrere tid, viser jer, om I realiserer den investering – eller laver noget helt andet.

Det med at få datadrevet og solidt overblik over, hvad jeg som direktør gerne vil med virksomheden, hvad har jeg lovet kunderne og hvad bruger medarbejderne deres tid på – det giver mig god nattesøvn.
Søren Anderberg Direktør, Venzo Analytics

For at det giver mening, skal du kvantificere og italesætte registreringen

Det giver umiddelbar mening, at strategiske målsætninger også kræver, at man afsætter tid til at realisere dem.

De virksomheder der bedst lykkedes med at realisere deres strategier, tildeler også et tidsbudget til målsætningerne. Og sørger for at kommunikere det budget ud til medarbejderne.

Eksempelvis: Vi vil være X% bedre til at levere på X. Derfor skal hver afdeling afsætte X timer om ugen til det (som skal prioriteres ift. andet arbejde).

Det er selvfølgelig vigtigt, at det ikke bliver en øvelse i tidsbureaukrati for bureaukratiets egen skyld.

Men uden et tidsbudget og opfølgning er det i praksis meget svært at fastlægge klare prioriterer, som medarbejderne kan rette arbejdet ind efter - og finde ud af om det så sker i praksis.

Uden den øvelse bliver strategiske beslutninger ofte gode intentioner, der ikke er tid til i virkeligheden.

Indsigt er nøglen til at nå i mål

I virksomheder der producerer håndgribelige varer, er produktionsapparatet som oftest styret, kontrolleret og automatiseret.

Men i vidensvirksomheder består produktionsapparatet af mennesker.

Derfor ligger al vores forretningsviden gemt i den tid, medarbejderne bruger. Forstår I, hvordan I bruger tiden, forstår I også hvordan I kan bruge den bedre.

Og det er grundlæggende for, at I kan justere forretningen, når det er nødvendigt.

Og for at I kan realisere jeres strategiske ambitioner.