Automatisering og Processer

Guide: Ressourcestyring [4 ting du skal have på plads først]

Ressourcestyring står højt på ønskelisten over værktøjer hos virksomheder, der sælger viden og konsulenttimer. Men hvad er ressourcestyring egentlig? Og er du klar til det?

8. mar 2019 | 9 min læsetid
Andreas Agerlund Petersen
Journalist, Digital Marketing Manager og business aficionado. Andreas giver dig long-reads, som gør dig klogere på forretningsoptimering, projektledelse og PSA-konceptet.

Fuld indsigt og kontrol over virksomheden, mere salg og maksimal profit for dit arbejde.

Det vil du sikkert gerne, hvis nogen tilbyder dig det. Og det er også de tre fordele, der bliver trukket frem, når talen falder på ressourcestyring.

Og det kan revolutionere din virksomhed, hvis du får det til at virke for dig.

Click here to see our sample offer!

Men ressourcestyring er samtidig blevet et buzzword blandt håbefulde ledere. Og få gør sig klart, hvad det egentlig er. Og hvad det kræver fra din organisation.

I guiden her gennemgår vi, hvad ressourcestyring er, og hvilke fordele det giver dig. Men vigtigst af alt: Hvad din virksomhed skal have styr på, før du kan høste roserne.

Vi begynder med Adam og Eva.

Hvad er ressourcestyring - helt lavpraktisk?

Ressourcestyring er din virksomheds Tetrisspil.

Det er spillet, du bruger til at sikre, at alle dine konsulenter har opgaver nok. Og at de samtidig har tid til at udføre dem.

Med ressourcestyring, kan du se, hvad konsulenterne laver, hvornår de laver det, og - måske vigtigst af alt – hvornår de IKKE har noget at lave.

Når du har dét overblik, kan du sælge projekter ind, når du har konsulenter til rådighed i kalenderen, og slå bremsen i, når de er overbelagte. Som i Tetris gælder det om ikke at ende med tomme huller i kalenderen, eller klodse for mange projekter og opgaver på hinanden, så medarbejderne ikke kan følge med.

Lykkes du at mestre spillet, bliver det et vendepunkt for din virksomhed.

Hvad er min payoff på ressourcestyring?

Den største og mest umiddelbare gevinst ved effektiv ressourcestyring er, at du kan udfakturere flere af dine konsulenters timer.

Fordi du ved, hvornår der er huller i deres kalender, kan du allokere dem til kundeprojekter, når der er ledige perioder. Dermed kan du hæve graden af fakturérbare timer.

Hæver du graden af fakturérbare timer i en virksomhed med 20 konsulenter med 5%, svarer det til, at du kan fakturere kunderne for 160 timer mere om måneden.

Hvor meget du øger omsætningen og profitten med, afhænger så af din timepris.

Click here to see our sample offer!

Samtidig kommer dine sælgere ikke til at sige nej til opgaver, fordi de tror konsulenterne er overbelagte. Eller kommer til at sige ja til opgaver, som konsulenterne ikke har tid til at eksekvere på, og som dermed giver din virksomhed et ry for ikke at levere.

Endelig sænker det stressniveauet for dine konsulenter, fordi arbejdsbyrden bliver mere realistisk. Kan du matche konsulenternes kapacitet med de opgaver de får, bliver de bedre i stand til at levere ordentligt på kundeprojekter.

Det giver bedre trivsel, når de ikke konstant underperformer fordi arbejdsbelastningen er for høj..

Er det for min virksomhed?

Når vi snakker med virksomheder på 3-8 kolleger, der gerne vil i gang med ressourcestyring, fraråder vi det næsten altid.

Er din virksomhed under 15 konsulenter, foregår koordineringen mere effektivt ved at tale sammen. Her er ressourcestyring overkill i forhold til din investering.

Undtagelser kan være revisionsfirmaer, hvor hver enkelt revisor balancerer med op mod 60-100 kunder og mange små faste opgaver. Eller bureauer der sælger abonnementer på SEO-arbejde, og hvor der er godt styr på tidsforbruget på hver enkelt opgave.

Som hovedregel begynder ressourceplanlægning at give mening, når din virksomhed er vokset til 15-20 konsulenter.

Er du i tvivl, om I er store nok, kan du spørge dig selv: Har jeg så mange konsulenter, kunder og opgaver, at jeg mister overblikket over tidsforbrug, projekter, opgaver og budgetter?

Hvis du kan svare ja til det, er din virksomhed ved at være moden til ressourcestyring.

Det lyder godt – men er vi klar?

Det kommer an på, om du har grundlaget på plads.

Selvom din virksomhed er stor nok, og payoff tiltaler dig, er der fire fundamentale ting, du skal have styr på for at få gode resultater med ressourcestyring.

Vi har identificeret de fire ting for dig, og giver dig konkrete tips til at komme ud over stepperne - hvis ikke de sidder helt i skabet endnu.

Click here to see our sample offer!

1) Din virksomhed skal committe fuldt ud

Når vi taler ressourcestyring, passer talemåden kvalitet ind, kvalitet ud.

Ressourcestyring er kun så god som den indsats, du lægger i det. Hvis hele virksomheden ikke er med på det, mister det sin værdi. Og hvis du ikke hele tiden vedligeholder det, er det ligegyldigt.

Så hvis du sidder i en virksomhed, hvor du og halvdelen af ledelsen gerne vil blive skarpe til ressourceplanlægning – men den anden halvdel og en stor del af konsulenterne ikke kan se meningen – så kommer det ikke til at fungere for jer.

Indfører I det alligevel uden enighed og commitment i hele organisationen, kan du ikke stole på, at konsulenterne har tid, når du har brug for dem. Det kan være en kollega har beslaglagt den tid udenom ressourcestyringen.

Det er her afgørende, at alle i virksomheden kan se værdien i, at I har en skudsikker ressourcestyring, der bliver brugt konsekvent.

Tre tips til at sikre commitment

  1. Bliv enige i ledelsen om, at ressourcestyring er noget, I gerne vil. Byg en ordentlig business case, så alle kan se det fornuftige i investeringen. Lad være med at gå i gang, før I er nået til enighed.
  2. Involvér alle relevante medarbejdere i beslutningsprocessen og selve processen med at tage ressourcestyring i brug. Sørg for, at selv medarbejdere, der ikke aktivt skal sidde med ressourcestyringen, kan se den konkrete værdi i det (hvorfor bliver tydeligt lidt senere i artiklen).
  3. Find det niveau, I kan blive enige om at gøre det på, og lad være med at starte med en meget detaljeret styring. Begynder I at styre helt ned på de enkelte timer, bliver den umiddelbare administration for stor en mundfuld for mange i organisationen. Bliv enige om at starte på ugebasis, så alle kan være med og kan se idéen.

2) Du skal investere i det

Udover en holdningsmæssig investering på tværs af din virksomhed, kræver ressourcestyring ressourcer i sig selv.

Helt konkret kræver det en investering i tid.

Har du omkring 15 ansatte, kan projektlederne koordinere mellem hinanden, så længe de har et fælles system at gøre det i. Er din virksomhed større end det, skal du påregne en dedikeret medarbejder til at koordinere jeres opgaver på tværs af konsulenter og afdelinger.

Det kan i mellemstore virksomheder ofte gøres med en deltidsansat. Men det kræver, at tiden er afsat til det.

Fordelene ved at have en dedikeret medarbejder til at styre konsulenternes tid er, at de har et samlet og opdateret indblik i din virksomheds kapacitet. .

Investerer du ikke tiden til at gøre det ordentligt, kommer du til at lægge mere pres på din organisation, fordi projektledere og sælgere ikke kan stole på, at ressourcestyringen er up to date og vedligeholdt.

Tips – Hvordan finder jeg ud af, hvad jeg skal investere?

  • Start med at søge råd og vejledning, hvis du ikke har gjort det før. Der er masser af virksomhedskonsulenter og leverandører, der kan hjælpe dig godt i gang. Så sparer du lærepengene, og undgår at projektet kollapser.
  • Sæt det på formel. Som minimum vil en velfungerende ressourcestyring kunne hæve andelen af udfakturerede timer med 5%. Er I 20 ansatte, betyder det, at du kan udfakturere 160 timer mere om måneden. Hvor stor en andel af jeres timer, kan du i dag udfakturere?

3) Du skal vide, hvor lang tid tingene tager

Med andre ord: Du skal have tidsregistreret på opgaver og projekter. Og du skal have gjort det over en længere periode.

I et scenarium hvor du planlægger dine konsulenters tid uden at vide, hvor lang tid opgaverne tager, kommer du konstant til at skubbe deadlines ud i fremtiden. Og når du konstant skubber deadlines, kan du heller ikke stole på, at hullerne i konsulenternes kalender rent faktisk er huller.

Undervurderer du konsekvent tidsforbruget med 20%, afskærer du dig samtidig også for 20% af din omsætning, og du må konstant udskyde nye projekter. Overvurderer du tidsforbruget, kommer du omvendt til at sige nej til opgaver, du reelt kunne tage ind.

Click here to see our sample offer!

Derfor bliver du nødt til at opbygge en erfaringsbase over, hvor lang tid forskellige typer opgaver og projekter tager. Og her er det ikke nok at sjusse dig frem eller gå efter mavefornemmelsen. Den passer reelt set ikke 9 ud af 10 gange.

Men får du konsulenterne til at tidsregistrere på projekter og typer af opgaver, og får du opsamlet tidsregistreringen på en struktureret måde (!), skaber du et bagkatalog over realistiske tidsestimater.

Click here to see our sample offer!

Det varierer fra virksomhed til virksomhed, hvor lang tid du skal samle erfaringer. Og det afhænger også af, hvor detaljeret ressourcestyring du vil lave. Men begynd allerede nu og evaluér om seks måneder, om du faktisk kan sætte timetal på jeres opgaver og projekter.

Udover at overblikket tillader dig at optimere på måden I eksekverer projekter, har du nu en database over tidsforbrug, der giver dig ammunition til at ressourceplanlægge meget præcist.

Så kan du levere til kunderne, dine budgetter bliver mere realistiske, og konsulenterne kan udføre arbejdet tilfredsstillende, inden for de rammer de får udstukket.

Tips – Hvordan får jeg overblik over tidsforbruget?

  • Begynd at tidsregistrere i dag. Få konsulenterne med om bord, så de forstår, hvorfor det giver mening for dem.
  • Investér i et tidsregistreringssystem. TimeLog tilbyder gratis tidsregistrering, som lader dig komme i gang med det samme.
  • BRUG tidsregistreringen og opsaml dine erfaringer. Det er brændstoffet til din ressourcestyring, og giver værdifuld feedback til prissætning af projekter og til konsulenterne selv.
  • Begynd nu, og evaluér indsatsen om seks måneder.

4) Brug et dedikeret ressourcestyringsværktøj

Excel er godt til rigtig mange ting. Men det er ikke skabt til ressourcestyring.

Problemet med at styre tid og ressourcer i Excel opstår næsten altid, når overblikket begynder at smuldre. Der er nemlig ingen sammenhæng mellem tidsregistrering, belastning på konsulenterne, budgetter og afregning til kunderne.

Hvordan er det lige, at du effektivt får koblet konsulenternes tidsregistrering sammen med ressourceplanlægningen på en måde, hvor der ikke er fejl, og hvor du får et reelt overblik?

I virkelighedens verden fungerer det aldrig.

Men arbejder du i et system, der er bygget specifikt til ressourcestyring, får du en sammenhæng mellem alle elementerne. Du sparer lærepengene på at opbygge dit eget system baseret på mange Excel-ark. Og du får et system, du og dine konsulenter kan stole på, og som giver overblik fra ledelsen til den enkelte medarbejder.

Tips – Hvordan finder jeg et ressourcestyringssystem, der passer til min virksomhed?

  • Læs artikler på nettet omkring ressourcestyring eller brug softwareportaler . Ofte vil systemer blive nævnt, og på Capterra får du også brugeranmeldelser.
  • Vær kritisk over for leverandørerne, og undersøg om systemet passer ind i din organisation. Alle systemer er lavet forskelligt, og får du et system, som ikke passer til din virksomhed, kan det gøre mere skade end gavn.
  • Søg råd og vejledning. Der er mange virksomhedskonsulenter med erfaring, og andre virksomheder der har brugt forskellige systemer. Spørg eventuelt på LinkedIn.

4 x ja – jeg vil gerne i gang.

Har du styr på de fire punkter ovenfor, vil ressourcestyring løfte din virksomhed med bedre planlægning, højere profit, mere tilfredse kunder og bedre dialog. Og ikke mindst langt mere tilfredse konsulenter, der oplever at kunne levere tilfredsstillende inden for realistiske forventninger.

Du kan blive klogere på TimeLogs ressourcestyring her.

Mangler du lidt endnu for, at det giver mening, så begynd allerede nu at geare din organisation til ressourcestyringen ved eksempelvis at tidsregistrere og få bedre indsigt i jeres projekter og opgaver.

Og det har masser af fordele i sig selv.

Click here to see our sample offer!