Sådan kan tidsregistrering hjælpe dig med at spare tid!
Fokus, koncentration og fordybelse står højt på de fleste ledere og medarbejderes ønskeseddel. Lær at spare tid og realisere dine ønsker i en travl arbejdsdag.
Afbrydelser og distraheringer er der masser af: E-mails, telefoner, kolleger (der lige har et "to minutters-spørgsmål”) og overspringshandlinger for blot at nævne nogle af de ting, der truer med at fjerne vores fokus. Misforstå mig ikke, naturligvis skal vi være til rådighed, når vi er på arbejde, og en del af jobbet er for mange rent faktisk at besvare telefonopkald, e-mails og fysiske henvendelser.
At skifte fokus koster tid
Udfordringen er imidlertid, at vi bruger tid på at skifte fokus, hver gang vi bliver afbrudt, og dermed kan nogle opgaver tage uendelig lang tid at gøre færdige. Derfor vil jeg opfordre dig til at gå på opdagelse efter muligheder for at spare tid i løbet af dagen.
Hvad kan du gøre?
Hav en blok liggende ved siden af tastaturet, hvor du noterer hver enkelt afbrydelse i løbet af dagen. Skriv også gerne, hvor lang tid den tog. Efter et par dages registrering vil du have et tydeligt billede af:
- Hvor mange gange du bliver afbrudt
- Hvor meget tid du bruger på afbrydelser i løbet af en arbejdsdag – flere studier indikerer, at vi bliver afbrudt hver 7. minut. Hvordan ser det ud hos dig?
Kig nu på de enkelte afbrydelser med et kritisk blik:
- Er der et mønster i dem?
- Har du mange af den samme type afbrydelser?
- Er de alle sammen en del af jobbet?
- Hvis ikke, kunne nogle af dem undgås?
- Måske er du typen, der har svært ved at sige nej eller elsker at hjælpe andre. Der skal bestemt være plads til hjælpsomhed, men husk: Opgaver søger derhen, hvor de bliver løst! Måske flyder der lidt for mange opgaver i din retning?
- Skyldes nogle af afbrydelserne dig selv? Laver du fx overspringshandlinger, eller har du tendens til at hoppe frem og tilbage mellem flere opgaver?
Ved en nærmere gennemgang af dagens afbrydelser finder de fleste mulighed for at justere og dermed spare tid. Det er nemlig ikke blot afbrydelsen, der tager tid, men også tiden, vi bruger på at komme tilbage til dét, vi var i gang med.
