Stil krav om effektive møder
Flere danske undersøgelser peger på, at ca. 20 procent af al mødetid vurderes som spild af tid. Forestil dig, hvor mange timer og kroner, der ryger direkte ud med badevandet, når 1/5 af tiden ikke skaber nogen værdi!
Et møde er en proces, en bestemt arbejdsform, og derfor må en ekspert i rationalisering af arbejdsgange og processer være den helt rette at høre, hvordan man kan optimere den omfangsrige mødepost. I bogen ”Den effektive leder – succes med en 40 timers arbejdsuge” spørger jeg senior director Jens Røhme fra Maersk Line, hvad der skal til for at effektivisere møderne:
Dagsorden og mødeformål skal være på plads
”Ved møder gælder de samme principper som ved afstemning af forventninger. Lige såvel som du skal kende andres forventninger til, hvordan en given opgave skal løses, skal forventningerne til et møde, med alt hvad det indebærer, være stemt af. Alle vores projekter, opgaver og møder bliver planlagt gennem en forventningsafstemning, der meget enkelt går ud på: ’Hvad skal vi have ud af det?’
Når jeg kommer til et møde, ved folk godt, at der skal være en agenda og et forventet udbytte. Hvis de ikke foreligger, går jeg igen. Jeg har indtil flere gange forladt et møde, og det er ikke særlig sjovt eller populært, specielt ikke hvis der sidder 20 mennesker. Men det sker kun én gang, og næste gang vi mødes, er dagsorden og mødeformål helt sikkert på plads.”
Møder uden et klart formål er ineffektive
Der skal alligevel både mod og rygrad til at forlade et fyldt mødelokale, og jeg må tilstå, jeg er lidt imponeret. En ting er at forlade et lokale fuld af medarbejdere eller endda kolleger, men hvad med overordnede? ”Jeg har gjort det én gang, hvor jeg sagde til min chef, at han spildte min tid. Han grinede lidt, for han havde ikke lige tænkt over det før nu, hvor jeg påpegede det, men egentlig vidste han det jo godt. Så satte jeg mig ned igen, hvorefter vi fandt ud det. Men de fleste mennesker kan netop godt se, hvor ineffektivt det er at mødes uden et klart formål, de tænker bare ikke altid over det, når de indkalder,” siger han.
Overvej følgende:
- Hvor effektive er de møder, du deltager i? Er der plads til forbedringer?
- Er formål og mål altid klare på de møder, du afholder eller deltager i?
- Foreligger der altid en dagsorden?
- Er mødets konklusioner klare, når mødet slutter?
- Hvor lang tid plejer de forskellige møder at tage?
- Kunne nogle af dem gennemføres på kortere tid?
- Hvordan kan DU bidrage til en effektiv mødekultur?
