Tidsregistrering i Excel – 10 ting du skal vide

Sådan anvendes Excel til tidsregistrering og virksomhedsstyring

Mange virksomheder anvender Excel til tidsregistrering. Typisk foregår det ved, at hver medarbejder har et regneark til selve tidsregistreringen med et faneblad per uge. På hvert faneblad er der en ugeseddel med dage fra mandag til søndag, mulighed for at indsætte opgavelinjer og foretage tidsregistreringer. Arket kan være mere eller mindre intelligent med beregning af flex, diæter og kørselsrapporter.

Regnearkene lægges derefter typisk på en central server, hvorfra der sker en månedlig samkøring af data før månedens fakturering. Enten sker samkøringen manuelt eller også er der lavet makroer til formålet. Gennem sammenkædede regneark genereres analyser i et rapporteringsregneark, som henter data fra ugesedlerne eller fra andre, mellemliggende regneark, der forbereder data. Ja, mulighederne er mange, når det gælder om at udnytte Excel, og nedenfor har vi listet 10 af dem:

10 grunde til at bruge Excel til tidsregistrering

• Det er muligt selv at tilpasse en række variabler med fx ”If”-formler og makrofunktioner, og dermed få data opgjort præcis, som I ønsker.
• Alle data findes lokalt på virksomhedens fællesdrev.
• Stærke pivoteringsværktøjer i overskuelig tabelform.
• Data er lige ved hånden.
• God til ensartede timepriser.
• Det er nemt at kopiere alle data til andre Excel-ark eller systemer.
• Brugbart til mindre projekter og opgaver med simpel tidsregistrering.
• Rapporteringsmuligheder – for det er trods alt en af de ting Excel blev udviklet til i tidernes morgen.
• Med makro-værktøjer kan funktionaliteten udvides.
• Endelig er Excel en del af Office-pakken, der er standard i mange virksomheder, hvorfor det ligger lige til højrebenet at bruge.

Excel = mulighedernes land

Ofte bruges det i virksomheder på helt op til 25-30 medarbejdere. Fikse løsninger udvikles af virksomhederne, hvor Excel integreres med økonomisystemet, mailsystemer og meget andet. Excel er endt med at blive hele virksomhedens produktionssystem! Det er Microsoft sikkert rigtig glad for, og spørger vi virksomhedslederne, hvorfor Excel har en sådan forretningskritisk rolle, er svaret ofte, at de startede med Excel, da virksomheden blev stiftet.

Derudover er Excel gratis (som en del af Officepakken), det er super fleksibelt og kan tilpasses til virksomhedens behov for datastruktur og analysedimensioner – og så kan det Excel-baserede forretningssystem udvikles af økonomichefen uden at være afhængig af udviklere og standardsystemernes stramme begrænsninger.

Det med småt – hvad Excel IKKE kan, når det gælder virksomhedsstyring

Når virksomheden når 25-30 ansatte er Excel-æraen ved at rinde ud. Det, der før var det lette valg til tidsregistrering, virksomhedsstyring og rapportering har udviklet sig til en dyr affære i længden. Fejlmulighederne under indtastning af timer er mange og administrationsbyrden til kvalitetssikring af data er stærkt stigende, når virksomheden vokser – for ikke at tale om, hvem der har det overordnede ansvar for at sikre, at data er korrekte? Forsvinder 10 minutter fra projektet betyder det ikke så meget - men gør det det tre gange, og I har mistet en halv time...

Ulemperne ved Excel bliver mere og mere tydelige, jo større virksomheden er, og jo mere komplekse beregninger, der er brug for. Derfor er der en række punkter, hvor Excel IKKE brillerer – dem har vi listet her:

10 grunde til, at Excel taber terræn til markedets øvrige forretningssystemer:

• Overskrivning af formler og linjer. Hvis data først er overskrevet og ændringen er gemt kan det være særdeles svært at rekonstruere data uden en log over ændringer i indtastninger. I Excel kan der indsættes kommentarer – men husker medarbejderne at bruge dem - og kender alle til funktionen?
• Slettede regneark. Sørgeligt men sandt. Og ofte kan slettede filer på virksomhedens fællesdrev være svære at lokalisere, hvorfor et slettet regneark kan være fatalt. Vil I virkelig overlade så vigtige data til at blive opsamlet i en fil, der kan forsvinde med blot ét forkert tryk på DELETE-knappen?
• Forkerte formler. Med urigtige sumberegninger, der ikke har det hele med eller fejlberegninger og forkert opsatte formler. Lige så mange muligheder Excel har, lige så mange faldgruber rummer programmet også.
• Tilpasning. Det er svært at tilpasse kolonner og celledata, hvis projekters scope ændrer sig markant eller tidsregistreringerne skal flyttes eller ændres. Resultatet kan være en projektplan i Excel, hvis grundlæggende data er rigtige – men hvor ændringer i faser, (eller budget pr. fase), projektstruktur eller scope kan være vanskelige at ændre pga. indbyrdes afhængige formler.
• Log-funktion. Er der konsekvens og kontinuitet i at lave kommentarer til hver celle? Et system, der automatisk registrerer ændringer, der er foretaget – og af hvem – kan spare jer dyrebare minutter, når I har brug for at fejlsøge i data, der ser forkert ud. En forkert tidsregistrering kan være uger om at blive opdaget ellers.
• Analysemulighederne. Overraskende nok det svageste led i denne konstruktion – men som måske fra starten var hele årsagen til valget af Excel, da analyserne tager udgangspunkt i bestemte sammenstillinger af rådata, hvor det bliver vanskeligt at udvide datastrukturen til nye behov og særligt vanskeligt at vælge nye analysevinkler på eksisterende data.
• Dårlig præcision og rekonstruktion af tidsregistreringsdata: Hvordan sikrer man, at datagrundlaget er præcist? Ofte når Excel bruges til tidsregistrering oplever vi, at tidsregistreringen sker på uge eller månedsvis. Ved at benytte et forretningssystem, som tilbyder forskellige tidsregistreringsklienter, der passer til forskellige arbejdssituationer, så er chancen for mere præcis tidsregistrering større og derved også et større faktureringspotentiale, da fakturerbare timer ikke bliver glemt. Jo tættere arbejdsopgaver og tidsregistrering er på hinanden – jo bedre og mere præcis bliver faktureringsdata også.
• Hvor ser I, hvad der er faktureret? Hvem husker at markere, hvilke timer, der er faktureret i hoved-arket? Og hvor vælger man at angive, hvilke timer der er indtægtsført - men ikke bogført på længerevarende projekter? Her er det forretningssystemets naturlige styrke, at allerede fakturerede poster vil være markeret, så det ikke vil være muligt at dobbeltfakturere. Indtægtsføring af udført arbejde er derudover tydeligt markeret, og skal som udgangspunkt godkendes af projektlederen før det sendes til fakturering.
• Rettighedsstyring. Hvem skal have adgang til hvilke data? Man kan ganske vist sikre sine filer via adgangskoder, eller placere hovedarket et andet sted – men igen er data sårbare fordi et forkert tryk på en tast kan få hele datagrundlaget til at styrte sammen, hvis denne tast hedder ”DELETE”.
  I forretningssystemer er der en naturlig rettighedsstyring, så projektmedarbejdere ikke har adgang til flere funktioner end de har brug for – mens projektlederen nemt kan sende registrerede timer til fakturering og omfordele eventuelt forkert registrerede timer fra medarbejderne uden problemer. Hvis projektlederne ikke har adgang til medarbejdernes egne Excel-ark kan omfordeling af timer på projekter til gengæld være en kringlet affære, hvis der skal rettes i et større opsamlingsark, hvor avancerede opsamlingsformler har til huse.
• Færdiggørelsesgraden. Hvis der fx er tale om fastprisprojekter, kan det være svært at vide, hvorfor en eventuel overskridelse af timer har fundet sted, hvis der ikke er tilknyttet kommentarer. I kundetvister kan disse data være kritiske for at sikre, at der er dokumentation for de fakturaer, der sendes til kunden.

Det er aldrig en let beslutning…

Men i disse år hvor adgang til de rigtige data på det rigtige tidspunkt kan betyde overlevelse eller konkurs for virksomheder i både global og lokal kontekst, er det essentielt at indsamlings- og rapporteringsværktøjerne er solide og opfylder de behov I har.

Har I råd til at blive overhalet indenom i fx udbudsrunder, fordi I ikke kan besvare spørgsmål som:

• Hvad jeres gennemsnitlige timepris er – også på fastprisprojekter?
• Hvem jeres bedste kunde er?
• Hvordan budgettet – tidsmæssigt som økonomisk – ser ud på alle projekter, lige nu?
• Hvordan jeres tidsforbrug ideelt set skal fordeles for at få det optimale ud af jeres ressourcer?
• Hvordan medarbejderbelastningen reelt ser ud på projekter og opgaver?

Dette er blot nogle af de spørgsmål, I bør stille jer – og vide, hvorvidt Excel kan svare jer på dem. Skal I skifte fra Excel til et særskilt forretningssystem eller ej? Svaret er aldrig entydigt, for Excel kan mange ting, der i mange år sikkert har fungeret fint for jer. Men er turen kommet til at skifte forretningssystem, har vi skrevet et par blogindlæg, der kan hjælpe jer i den videre proces:

• 100 tips til din kravspecifikation
• Sådan forbereder du dig inden køb af forretningssoftware.
• Projektstyring i Excel - fordele og ulemper

Vi hjælper jer resten af vejen...

TimeLog kan importere en lang række data – og vi kan også hjælpe JER med at importere data fra de store Excel-ark og over i TimeLog. Er det noget I vil høre mere om, så bestil en gratis online-demonstration af systemet og bliv klogere på, hvad vi kan gøre for jeres tidsregnskab.