Sådan kan du nudge dine medarbejdere til at registrere tid
Dansk speciale viser, at du kan bruge nudging til at motivere dine medarbejdere til at tidsregistrere. Få fire råd til, hvordan.
Hvordan motiverer jeg mine medarbejdere til at tidsregistrere?
Det er nok spørgsmålet, som vi er blevet stillet flest gange i løbet af de 20 år, vi har rådgivet virksomheder i tidsregistrering.
Og derfor er også spørgsmålet, som min blogpost har til formål at besvare for dig med afsæt i et af adfærdsteoriens populære styringsredskaber hos ledere: nudging.
Min blogpost tager udgangspunkt i to danske kvinder, Henriette Diernisse og Kathrine Springborg, speciale om tidsregistrering og hvordan man gennem adfærdsteori og nudging kan få flere medarbejdere til at tidsregistrere.
Specialet bygger på register- og surveydata og interviews foretaget over seks måneder i en dansk virksomhed med 600 medarbejdere.
Derudover inddrager jeg praktisk viden, som vi har tilegnet os siden 2001.
Få indblik i:
- Hvad nudging er
- Hvornår der er behov for nudging
- Og 4 forslag til, hvordan du som leder kan bruge nudging til at hjælpe dine medarbejdere med at registrere tid
Hvad er nudging?
Et nudge bliver af mange forklaret med et kærligt puf i den rigtige retning. Her er professorernes definition på nudging:
Et nudge er ethvert aspekt af adfærdsregulering, der ændrer menneskers adfærd i forudbestemt retning uden at forbyde muligheder eller ændre deres økonomiske incitamenter for at ændre adfærd. (…) Nudging er ikke krav. At placere frugt i øjenhøjde er nudging. At forbyde junkfood er ikke
Begrebet stammer fra deres bog ”Nudge” fra 2008, som det internationale nyhedsmagasin The Economist kårede til årets bog samme år.
"Der er en flue i mit toilet"
Et af verdens mest berømte eksempel på et nudge er fluen i pissoiret. Nudget blev introduceret tilbage i 1999 i en af Amsterdams lufthavne, hvor man klistrede et billede af en lille flue i pissoiret. Nudget resulterede i op til 80 pct. mindre spild ved siden af pissoiret - til stor glæde for både rengøringsassistenten og andre, der skulle bruge pissoiret.
Hvornår kan du bruge nudging til at motivere dine medarbejdere til at registrere tid?
Henriette Diernisse og Kathrine Springborgs speciale indikerer, at nudging er et stærkt styringsredskab, hvis du som leder oplever, at:
- Dine medarbejdere står over for komplekse valg, når de skal tidsregistrere
- Dine medarbejdere har mangelfuld information om konsekvenserne ved, at de ikke tidsregistrerer
- Dine medarbejdere er usikre på personlig nytte ved tidsregistrering
Fordelene ved nudging er, at det er et billigt styringsredskab, der er nemt at implementere, og som du kan anvende i stort set alle sammenhænge, hvor du vil hjælpe dine medarbejdere med at tage en god beslutning.
Det er forskelligt fra person til person, hvad der motiverer til tidsregistrering. Derfor skal du forstå, hvilke adfærdsbias dine medarbejdere er underlagt, så dit nudge virker.
Forstå dine medarbejderes adfærdsbias
Adfærdsbias handler om, at vi tager irrationelle beslutninger. Med andre ord tager vi mentale genveje, som at udelade vigtige detaljer, og vi motiveres ofte af det kortsigtede perspektiv (speciale om tidsregistrering og nudging, 2021).
Der findes mere end 100 adfærdsbias, men hvilke har indflydelse i forhold til tidsregistrering? Henriette og Kathrines speciale indikerer, at især present bias kan have indflydelse på dine medarbejderes tidsregistrering.
Present bias og løbende tidsregistrering
Present bias handler om, at individet vægter nutid højere end fremtid. Har dine medarbejdere fx en tendens til at sige: ’Jeg gennemgår lige mine mails, og så tager jeg mig af min tidsregistrering senere’?
Hvis dine medarbejdere er underlagt present bias, kan du bruge løbende tidsregistrering som et nudge til at motivere dem til at registrere tid.
Man kan registrere sin tid på forskellige måder. Nogle virksomheder har regler om, at det skal gøres på månedlig basis, andre på ugentlig, mens vi selv gør det dagligt – eksempelvis før/efter et møde, eller mens kunden er i røret.
I vores speciale fandt vi ud af, at de, der var bedst til at få tidsregistreret, var dem, der gjorde det dagligt – det var nemlig nemmere for dem at overskue det
Fem fantastiske fordele ved løbende tidsregistrering
En af fordelene ved løbende tidsregistrering er, at I undgår dobbeltarbejde. Vores erfaring viser, at rigtig mange mennesker har for vane at registrere deres tid på et stykke papir først og så registrere tiden i det system, de bruger, bagefter.
En anden fordel ved løbende tidsregistrering er, at dine medarbejdere undgår at havne i denne situation: Det er fredag eftermiddag kl. 16.00, og nu skal de pludseligt huske al det arbejde, de har lavet i løbet af ugen.
Helt ærligt, så kan jeg ikke engang huske, hvad jeg lavede i går kl. 14.30. Kan du?
Min kollega Sofie giver dig flere fordele ved løbende tidsregistrering i videoen nedenfor.
Present bias og kortere periode for tidsregistrering
Hvis løbende tidsregistrering ikke motiverer dine medarbejdere til at tidsregistrere, kan du overveje at give dem kortere intervaller for tidsregistrering. Det kan eksempelvis være daglig eller ugentlig tidsregistrering.
Det kan virke som et godt nudge, fordi de skal registrere tid for færre dage, hvilket også gør tidsregistreringen mere overskuelig.
Sådan nudger andre deres medarbejdere til at tidsregistrere
En reminder kan virke som et effektfuldt nudge. En af vores kunder har fx denne besked på deres forside i TimeLog, som alle medarbejdere ser, når de logger ind i TimeLog.
Gør det nemt for dine medarbejdere at tidsregistrere
Hvis du vil motivere dine medarbejdere til at tidsregistrere, skal du gøre det så nemt for dem som muligt.
Henriette og Kathrines speciale viser nemlig, at medarbejdere blandt andet ikke får tidsregistreret, fordi de synes, det er besværligt og uoverskueligt.
Det handler om nemhed i forhold til:
- Detaljegraden af tidsregistreringen
- Og brugervenligheden i tidsregistreringssystemet
Hold detaljegraden på et minimum
Hvis der er for mange opgaver tilknyttet et projekt, bliver det hurtigt uoverskueligt for dine medarbejdere at registrere tid. Tænk også over, om det bør være et krav, at dine medarbejdere tilknytter kommentarer til deres tidsregistrering.
Ved at holde jeres tidsregistrering simpel strukturerer du komplekse valg for dine medarbejdere, og det er præcis, hvad et godt nudge skal gøre (dansk speciale om tidsregistrering og nudging, 2021).
Hav fokus på brugervenlighed
Hvor brugervenligt er det tidsregistreringssystem, I bruger eller overvejer at bruge.
- Har det fx en automatisk stopursfunktion?
- Sender det automatisk en notifikation til dine medarbejdere om, at de skal huske at lukke deres ugeseddel?
- Kan medarbejderne registrere tid på forskellige måder?
Brug framing til at fortælle formålet med tidsregistrering
I deres speciale har Henriette Diernisse og Kathrine Springborg undersøgt, hvorfor medarbejdere glemmer at tidsregistrere.
En grund er, at de mangler en forståelse af formålet med tidsregistrering.
Hvordan bruger du nudging til at hjælpe dine medarbejdere med at forstå formålet?
Framing er et konkret værktøj, du kan bruge som et nudge. Kort sagt handler framing om måden, hvorpå dit budskab fremstilles.
Det kan eksempelvis være at fremhæve de positive ting ved tidsregistrering. Det kan være et effektivt værktøj, fordi der er en tendens til, at folk vælger muligheder med positiv framing.
Nogle medarbejdere kan have opfattelsen af, at formålet med tidsregistrering er kontrol og overvågning. Ved at bruge framing kan du måske begrænse eller ændre den opfattelse og i stedet hjælpe dem med at forstå, at tidsregistrering bidrager til noget positivt.
‘What’s in it for us’?
Tidsregistreringer kan bruges til at dokumentere travlhed i en virksomhed og dermed bidrage til, at ledelsen sætter fokus på ubalance mellem ressourcer/belastning
I forhold til tidsregistrering kan du som leder bruge framing til at italesætte fordelene med tidsregistrering for jeres virksomhed.
Vores erfaring viser, at det ikke er usædvanligt, at:
- En virksomhed oplever en stigning i faktureringsgraden kort tid efter, de har implementeret tidsregistrering
- En virksomhed får indblik i, hvilke kunder, de taber penge på, efter de har implementeret tidsregistrering
‘What’s in it for me?’
Udover at forstå vigtigheden af deres tidsregistrering ud fra et virksomhedsperspektiv er egeninteresse også en vigtig motivationsfaktor hos mange medarbejdere.
Husk på, at nogle mennesker kan opfatte tidsregistrering som en slags overvågning. Derfor er det meget vigtigt, at du som leder hjælper dine medarbejdere med at forstå personligt outcome af deres tidsregistreringer.
Forventningsafstemning: Et godt sted at starte er ved lave en god forventningsafstemning, hvor du tydeliggør, hvad du som leder skal bruge dine medarbejderes tidsregistrering til. Det kan fx være til at fjerne en form for friktion i deres daglige arbejde.
MUS-samtalen: Du kan også bruge dine medarbejderes tidsregistrering i forbindelse med MUS-samtalen og lønforhandlinger.
Flexordning: Og hvis du har medarbejdere på flexordning, vil det give incitament til tidsregistrering, fordi de i sidste ende kan vinde fridage.
Skab gode vaner og kultur omkring tidsregistrering
Som leder bør du gå forrest og skabe gode vaner og en sund kultur om tidsregistrering.
I deres speciale præsenterer Henriette og Kathrine tre lavpraktiske forslag til, hvad du kan gøre:
- Du kan bruge påmindelseselementer: Send en mail til dine medarbejdere, hvor du husker dem på, at de skal tidsregistrere
- Du kan indkalde dine medarbejdere til et ’god weekend’-møde om fredagen, hvor du minder dem om, at de skal tidsregistrere
- Du kan hænge en plakat på døren, som minder dem om, at de skal tidsregistrere
Hvis I ikke allerede har et tidsregistreringssystem, kan du undersøge markedet for systemer, der har inkorporeret nudging-elementer.
Her er et eksempel på, hvordan den amerikanske softwarevirksomhed Clarizen bruger fast feedback til at få deres brugere til at lukke deres ugesedler.
Og her er et eksempel på, hvordan TimeLog har inkorporeret en progress bar som viser, hvor mange timer brugeren har registreret i forhold til sin normtid.
Opsummering
Hvis du har læst hertil, er du forhåbentlig blevet lidt klogere på:
- Hvad nudging-teori handler om
- Hvorfor dine medarbejdere ikke får tidsregistreret
- Og hvordan du som leder kan bruge nudging til at motivere dine medarbejdere til at registrere tid
I min blogpost har jeg nævnt, at der kan være huller i vores hukommelse. Så her får du et oprids af denne blogposts 6 key take away points:
- Nudging handler om at ændre nogens adfærd ved at give dem et kærligt puf i den rigtige retning
- Ifølge et dansk speciale om tidsregistrering og nudging er der tre primære grunde til, at dine medarbejdere ikke får tidsregistreret
- De mangler forståelse af formålet med tidsregistrering
- De mangler forståelse af personligt outcome af tidsregistrering
- De synes, det er uoverskueligt og besværligt
- De mangler forståelse af formålet med tidsregistrering
- Hvis dit nudge skal virke, skal du starte med at forstå dine medarbejderes adfærdsbias
- Du kan bruge framing som et konkret værktøj til at fortælle dine medarbejdere den gode historie ved tidsregistrering, så de forstår formålet
- Du skal gøre det nemt for dine medarbejdere at registrere tid. Det gælder især ift., hvor brugervenligt jeres tidsregistreringssystem er, og hvor detaljeret tidsregistreringen skal være (antal opgaver, kommentarer etc.)
- Du kan bruge påmindelseselementer og plakater som nudge til at skal skabe gode vaner og en sund kultur omkring tidsregistrering
God fornøjelse med at nudge dine medarbejdere til at registrere tid.
