Timeseddel vs. elektronisk tidsregistrering - fordele & ulemper

Timeseddel vs. elektronisk-tidsregistrering

Læs om fordele og ulemper ved at lave timesedler i Excel og i en elektronisk tidsregistreringsapp

Maya Lander Gornitzka
Maya Lander Gornitzka
Channel Manager
TimeLog

Mange er glade for de håndbårne papirer. Der er noget velkendt og trygt i, at gøre det man ”altid” har gjort. Og så er det jo gratis, what's not to like?

Man overser næsten de irriterende øjeblikke, hvor man skal indsamle sedlerne fra medarbejderne, sedler man ofte har måtte rykke gentagne gange for at få udleveret. Og det nagende øjeblik, hvor tastearbejdet skal sættes ind, er næsten også glemt, for Excel er nemt at håndtere timesedler i. Det er gratis, det kan tilpasses, det er brugervenligt, og det er analytisk. Det er alt sammen rigtigt, men er det ensbetydende med, at det forbliver det bedste til din virksomhed?

”Start-ups” og mindre konsulentvirksomheder, der bokser med timesedlen og det forkromede Excel-ark, mener ikke, at de er store nok til at have et regulært tidsregistreringsværktøj. Fuldstændig forkert. Uanset størrelsen på din virksomhed vil tiden altid være essentiel for dig, det er dit levebrød.

Den mest udbredte grund til ikke at tage springet og udskifte timesedlen og Excel-arket ud med en elektronisk løsning, er nok frygten for at det bliver for langtrukkent, kompliceret, tidskrævende eller for dyrt.

Tag et smugkig - gratis online tidsregistrering

Fordele og ulemper ved at lave timesedler i fx Excel

Fordele

  • Alle data findes lokalt på virksomhedens fællesdrev.
  • Det er nemt at bruge.
  • Brugbart til mindre projekter og opgaver med simpel tidsregistrering.
  • Rapporteringsmuligheder – for det er trods alt en af de ting Excel blev udviklet til i tidernes morgen.
  • Endelig er Excel en del af Office-pakken, der er standard i mange virksomheder, hvorfor det ligger lige til højrebenet at bruge.

Ulemper

  • Indsamling af ugesedler og det ofte afledte indtastnings-arbejde.
  • Akilleshælen; det manuelle arbejde i at beregne summen at timer lagt på kunde, projekt eller timer forbrug pr medarbejder.
  • Dårlig præcision og rekonstruktion af tidsregistreringsdata.
  • Manglende rettighedsstyring (Hvem skal have adgang til hvilke data og funktioner).
  • Medarbejder allokering (hvordan sikrer du at det er de rigtige personer der registrerer ind på projekterne?

Fordele og ulemper ved at ­­­­­lave timesedler i elektronisk app *

Fordele

  • En ugeseddel der er opbygget med dag og dato markering. Med mulighed for at tilknytte en kommentar til hver enkelt tidsregistrering.
  • Kundekort med integration til BIQ for automatisk upload af kontaktinformationer på dine kunder.
  • Rapporter – analyser tid registreret på kunde eller et projekt – men også på medarbejder (real-time data).
  • Medarbejder-allokering, styr hvem der skal kunne registrere tid på et projekt.
  • Rollestyring, styr hvem der skal kunne oprette projekter og hvem der kun skal kunne registrere tid.

Ulemper

  • Skal ændre sin vante rutiner omkring tidsopsamling.
  • Ingen budgetteringsmuligheder.
  • Ingen økonomiske nøgletal.
  • Øh.. den skal jeg lige tænke over.
  • Øh.. den skal jeg lige tænke over.

Er din virksomhed moden på forandring? Så hent evt. vores guide og få inspiration til at finde ud af hvilket type tidsregistreringsværktøj der er rigtigt for dig. Alternativt; begynd at registrere din tid elektronisk allerede idag - Det er gratis for altid!

 

De 5 ting du bør spørge om inden du vælger tidsregistreringssystem

 

*Udgangspunkt i TimeLogs gratis produkt – Time, hvor du kan oprette ubegrænsede antal medarbejdere, kunder, projekter, opgaver og registrere et ubegrænset antal timer.

BONUS-GUIDE: Vælg det rigtige system til tidsregistrering

Bliv guidet gennem de 5 vigtigste spørgsmål, du bør stille, inden du vælger dit næste system til tidsregistrering. 

undefined