Implementering af tidsregistrering? Sådan får du succes!

9 tips til vellykket implementering af tidsregistrering

I TimeLog har vi i mere end 18 år implementeret tidsregistrering i små og store virksomheder. Hvis din virksomhed ikke tidligere har registreret tidsforbruget, så serverer vi her ni uundværlige tips, der sikrer dig en god implementering.

Pernille Wilken Gaustad
Senior Consultant
TimeLog

Du har endelig investeret i et digitalt tidsregistreringssystem, og ser stærkt frem til at kunne udfakturere mere tid. 

Eller få bedre indsigt i hvordan virksomheden egentlig performer.

MEN fordelene udebliver, hvis timerne bliver registreret lidt sporadisk, eller hvis medarbejderne ikke kan se idéen med at tidsregistrere.

Det er derfor vigtigt, at du og dine medarbejdere kommer rigtigt godt fra land med implementeringen, så du får mest muligt glæde af dit tidsregistreringssystem.

Fordelene bliver nemlig større, hvis tidsregistreringen bliver integreret på en god måde i medarbejdernes arbejdsdag.

Her får du ni konkrete råd, der hjælper dig til at implementere et nyt tidsregistreringssystem.

    1. Registrér både intern og ekstern tid

    Registrer medarbejderne både intern og ekstern tid, får du vigtig viden om fordelingen mellem disse to. Du får samtidig muligheden for at analysere, hvad den interne tid bliver brugt til.

    Hvis medarbejderne kun registrerer ekstern eller fakturerbar tid, bliver det sværere for dem at vide, om de har registreret tiden korrekt. Og det bliver sværere for dig at tjekke, om alle har registreret tid.

    Derfor skal al tidsforbruget altid registreres, uanset fordelingen af den.

    Click here to see our sample offer!

    2. Husk at mennesker er forskellige

    For nogle medarbejdere er tidsregistrering helt naturligt, fordi de kan lide at vide, hvad de bruger tid på. For andre medarbejdere er tidsregistrering, det værste de ved.

    Mennesker er forskellige, og derfor skal medarbejdere motiveres forskelligt. 

    Vores erfaring er, at det bedste er at være meget åben om, hvad tidsregistreringen skal bruges til. Og formålet skal kommunikeres ud flere gange.

    Dine medarbejdere er forskellige og har brug for individuel motivation
    Tidsregistrering skal passe den enkelte medarbejder


    Derfor skal du være meget afklaret om målet med at registrere tid:

    • Skal tidsregistreringen sikre, at alle timer faktureres?
    • Skal der mere styr på projekter på fast pris?
    • Vil du forbedre ressourcefordelingen på opgaver, projekter og kunder? 

    Hvad formålet end er, skal det kommunikeres klart ud, så alle i virksomheden forstår, hvorfor de skal gøre det. 

    Hold derefter øje med, om nogle medarbejdere har svært ved at få registreret al tiden - og motivér disse medarbejdere direkte på den måde, der passer bedst til dem.

    3. Indfør faste processer

    Tidsregistrering er en proces, der skal indføres og overvåges som alle andre forretningsprocesser.

    Det er en god ide at have helt faste regler for tidsregistreringen. F.eks. kan det være en god ide, at ugesedlen skal være lukket mandag kl. 11. Eller at al tid skal være registreret, før man forlader arbejdspladsen. 

    Click here to see our sample offer!

    Pas dog på med at indføre regler, der er for strikse. Lav hellere regler du realistisk tror dine kolllegaer kan og vil overholde - og hold fast i dem. 

    4. Få kommentarerne med

    Indfør en proces hvor medarbejderne - udover at registrere deres tid - også skriver en lille kommentar til den opgave de tidsregistrerer på.

    Hvis projekterne overskrider deadlines, kan kommentarerne ved kundetvister være det, der gør forskellen på, om virksomheden kan fakturere arbejdet eller ej.

    Derudover er det en uvurderlig samling af data i forhold til at forstå, hvordan tiden i projekter reelt bruges.

    5. Vis formålet med dataene

    Vis medarbejderne, hvordan deres registreringer bliver brugt
    Indrag medarbejderne i analysen af deres tidsregistreringer

    Hvis du sidder som projektmedarbejder og registrerer din tid på projekter og skriver gode kommentarer - men ikke har adgang til de dele af tidsregistreringssystemet, hvor man laver fakturaer eller trækker projektrapporter - kan det være svært at se fordelene ved tidsregistrering.

    Derfor er det en god ide, at ledelsen viser, hvordan dataene bruges.

    En ide kunne være at vise, hvordan fakturaer udfærdiges med kommentarer i fakturalinjerne. Eller hvordan projektlederen har fået bedre redskaber til rapportering via projektrapporter.

    Det er oplagt at tage dette op på fællesmøder i organisationen, så alle medarbejderne kan se udviklingen sort på hvidt.

    6. Kommuniker resultaterne

    Det er ikke usædvanligt, at en virksomhed, der starter med tidsregistrering efter kort tid, ser en stigning i faktureringsgraden.

    Det er heller ikke usædvanligt, at omsætningen øges på supportfunktionen. Eller det bliver klart, hvilke kunder virksomheden taber penge på.

    Sørg for at kommunikere sådanne positive resultater. De er med til at øge motivationen for at registrere tiden og med til at skabe en bedre forståelse for hele projektet.

    Click here to see our sample offer!

    7. Placer ansvaret for tidsregistreringen

    Sørg for at ansvaret for tidsregistreringen er klart placeret.

    Hvem tjekker, at alle ugesedler er lukket hver mandag, og hvem tjekker, at faktureringsgrundlaget er klart til den første i måneden?

    Sørg for at udpege en dedikeret ejer på jeres tidsregistrering, og at ejeren er motiveret for at holde det ved lige.

    8. Gør det let for dine medarbejdere

    Præcisionen i tidsregistreringen skal ikke være finere end den dokumentation, I skal levere til jeres kunder eller til jeres rapportering på projekt- eller virksomhedsniveau.

    Nogle projektledere mener, at desto mere præcist man måler data, desto bedre er resultatet. Dette betyder i mange tilfælde, at der oprettes flere konti eller aktiviteter, som medarbejderne skal registrere deres tid på.

    Gør ikke tidsregistreringen mere kompliceret, end I har brug for
    Tidsregistrering skal ikke være besværligt

    Men skal man registrere tid for mange steder, bliver det ofte sværere at holde styr på, hvor og hvornår man har registreret tid den dag, uge eller måned. Og det bidrager kun sjældent til bedre overblik og brugervenlighed for medarbejderne.

    En anden typisk oplevelse er, at projektlederen ønsker at spare tid ved at oprette en standard-skabelon per kunde eller per projekt, som indeholder en række faser eller sager, hvor medarbejderne kan registrere tid.

    Det er smart for projektlederen fordi det er hurtigt at oprette projektet. Men surt for medarbejderne, fordi de skal bruge tid på at rode rundt i de mange faser - hvor en stor del er irrelevante. 

    Tænk over hvordan du kan gøre det så let som muligt for medarbejderne at registrere deres tid. 

    9. Læg ekstra fokus på support og justeringer

    Især support og justeringer efter projekters afslutning skal registreres præcist. Her kan der være meget fakturerbar tid, som I ikke får faktureret i dag.

    Sørg derfor for, at der er ekstra fokus på at medarbejderne skriver kommentarer på hver eneste tidsregistrering, som ligger i gråzonen for, hvad der er med og ikke med i den oprindelige kontrakt med kunden.

    Få kickstartet din implementering

    Der er mange ting, du selv kan gøre for at komme rigtig godt fra start med et nyt tidsregistreringssystem.

    Har du brug for mere hjælp, har vi dygtige implementeringskonsulenter klar, der gerne hjælper dig til en god implementering af TimeLog-tidsregistrering i din virksomhed.

    Få en uforpligtende dialog, og et tilbud der passer til jeres behov. Kontakt os på +45 70 200 645 eller send os en mail på info@timelog.dk.

    [Fakta] Løbende tidsregistrering giver flere fakturérbare timer

    Der er stor forskel på, om dine medarbejdere registrerer deres timer i løbet af dagen, eller klemmer det ind lige før fyraften.

    I gennemsnit mister virksomheder 45 minutter pr. ansat, hvis de registrerer timerne sidst på dagen.

    Prøv vores beregner og se hvor mange timer din virksomhed potentielt går glip af.

    Click here to see our sample offer!