Excel ugeseddel vs. online tidsregistrering: Hvad betaler sig?

Din konsulentforretning kører aldrig bedre end indsamlingen af medarbejdernes ugesedler.

Og måske er du ved at blive gråhåret af at vente på forsinkede Excel ugesedler (eller timesedler). Og på at samle dem alle til noget du med god samvittighed kan fakturere dine kunder ud fra.

Hvis det ikke er dig, så har du nok en økonomichef eller bogholder, der sidder med aben.

Men Excel er trods alt stadig et utroligt alsidigt og gennemprøvet værktøj. Så måske dækker det i virkeligheden fint din virksomheds behov.

Spørgsmålet er, om Excel er nok? Eller om det betaler sig at investere i et system til tidsregistrering?

For at hjælpe dig med at finde svaret har vi fundet frem til de vigtigste fordele og ulemper.

Men først tager vi lige fat på en udbredt misforståelse.

Påstand: Ugesedler er bedst til små virksomheder og tidsregistreringssystemer er kun for de store

Det korte svar er – ikke helt.

Hvorvidt I har fordel af et tidsregistreringssystem, afhænger ikke af, om I er store nok. De gode timeregistreringssystemer kan fint skalere og følge din virksomhed, som I vokser - fra lille startup til stor koncern.

Har du en lille virksomhed, er det ikke størrelsen på din organisation, der dikterer fordele og ulemper ved den ene eller anden løsning. Og de fleste mindre teams bruger da også Excel ugesedler som deres go to-løsning.

Men så snart I vokser over 15-20 medarbejdere, trænger ulemperne ved Excel ugesedler sig på. Her begynder administration, fakturering og analysering at blive tidskrævende og besværlig.

Og tidsregistreringssystemerne trækker kun mere fra land, jo flere medarbejdere du har.

Hvad er så fordele og ulemper ved ugesedler i Excel vs. tidsregistreringssystemer?

Listen over fordele og ulemper er potentielt meget, meget lang. Men vi har valgt 3 hovedområder, der er essentielle for en konsulentvirksomhed.

Og så kigger vi også lidt på prisen til sidst.

• Brugervenlighed
• Fakturering
• Rapportering og analyse
• Prisen

1) Brugervenlighed – det gælder om at sikre timerne

Når man skal vælge en løsning, er det ret normalt at fokusere på, hvor avancerede funktioner de enkelte løsninger har.

Men faktisk er den måske vigtigste feature ved tidsregistrering, at det skal være nemt, fordi tidsregistrering involverer alle i organisationen.

Hvis det ikke er nemt, og dine medarbejdere ikke får registreret timerne ordentligt eller for upræcist, tjener du ikke nogen penge. Eller også aner du ikke, om du tjener eller taber penge på dine fastprisprojekter.

Grunden til at medarbejderne ikke får udfyldt deres ugesedler, bunder oftest ikke i uvilje. Det er langt oftere, fordi det er for besværligt.

Derfor er brugervenligheden af at udfylde ugesedlerne afgørende for, om du har en fornuftig faktureringsgrad og tjener penge på dine projekter.

Det kigger vi på nu.

Stor genkendelighed men kluntet brugervenlighed i Excel

Excels store styrke er, at alle kender det.

Hvis du ikke bruger avancerede formler, er en Excel ugeseddel lige til at gå til for medarbejderen, og du behøver ikke introducere medarbejderen til programmet.

Så hvis I har travlt med at slukke brande, kan Excel måske være en god løsning, fordi I ikke skal bruge energi på at ændre på arbejdsgangene.

Samtidig er Excel en go-to-løsning for mange af medarbejdernes andre arbejdsopgaver. Så det kan virke appellerende for dem at gøre, som de plejer.

Excel er grundlæggende bygget til analyse og skrivebordsarbejde 

For konsulenter, som er meget hos kunderne, kan det være besværligt at skulle åbne computeren og indtaste timer i en Excel ugeseddel, mens de er på vej fra kunde til kunde.

Det kan generelt virke forstyrrende at skulle åbne Excel for at åbne ugesedlen, da det ikke er en del af medarbejdernes øvrige arbejdsgang.

Erfaringerne viser da også, at de fleste registrerer deres timer sidst på dagen, når de registrerer i Excel. Det koster på præcisionen, og i snit registrerer de væsentligt færre timer og minutter.

Derfor oplever mange virksomheder et løft på faktureringsgraden, når de går væk fra denne praksis.

Bogholderen bliver pålagt tung administration

Endelig har Excel den ulempe, at man som bruger manuelt skal administrere ugesedlerne. Særligt bogholderen overlades reelt ansvaret for at alle medarbejderne har tastet timerne ind i Excel-arkene.

Fordi Excel ikke giver automatisk varsling, når en ugeseddel er udfyldt, skal bogholderen selv åbne alle ugesedlerne for at kontrollere, at de er udfyldt og derefter rykke forsinkede medarbejdere.

Denne dans med at åbne regneark og faner foregår oftest over 3-4 omgange, indtil alting er udfyldt.

Nye rutiner påkrævet - men stor brugervenlighed i tidsregistreringssystemer

Modsat Excel er alle systemerne designet til, at du skal udfylde en ugeseddel - eller timeseddel.

Det er et godt udgangspunkt for en løsning medarbejderne synes er nem, for brugervenlighed for tidsregistreringsopgaven er indtænkt i systemerne fra starten.

For eksempel kan medarbejderne nøjes med at registrere tid på de rigtige opgaver, og skal ikke bekymre sig om at håndtere regnearkene.

Det gør det simplere og mere overskueligt.

Derudover indtænker de fleste tidsregistreringssystemer alternativer til den online ugeseddel. Det er blevet meget let at registrere timer på mobil med dedikerede apps. Eller i løbet af dagen via applikationer, der kører i baggrunden på computeren.

Skal man pege på en ulempe ved et tidsregistreringssystem, er det, at det oftest kræver en ændring af rutinerne hos medarbejderne.

På den anden side kan det i mange tilfælde være en fordel.

2) Fakturering – afgørende forskel på, hvor meget du kan fakturere

En af de rutiner der kan gå helt skævt i mange virksomheder, knytter sig til faktureringsprocessen.

Omsætningen af ugesedler til fakturaer har et utal af kreative løsninger ude i virksomhederne. Oftest er det noget med en e-mail til en bogholder – når projektlederen husker det.

Gennemgående er det, at det involverer flere medarbejdere, der skal koreografere overleveringen og faktureringen bedst muligt.

Det er også i faktureringen mange oplever en meget konkret forskel på at bruge regneark eller et system til tidsregistrering.

Fakturering fra ugesedler i Excel er en dårlig forretning

I faktureringen viser Excels største svaghed sig. Og der er faktisk ikke meget positivt at sige.

Symptomerne på regnearks-fakturering inkluderer en lav faktureringsgrad, ledere der rykker for forsinkede ugesedler og en bogholder eller økonomimedarbejder, der prøver at sammensætte en bunke regnearks-ugesedler til fakturaer.

Det sidste tager oftest 3-4 dage – og er ofte stærkt fejlbehæftet.

Fejlene skyldes som regel ikke bogholderen. De skyldes, at tal skal flyttes manuelt mellem ark, mens det er umuligt at kontrollere registreringernes rigtighed eller følge op- og nedskrivninger på timerne.

Problemerne bliver selvsagt større, i takt med at virksomheden vokser. Men de er i høj grad også aktuelle i mindre virksomheder.

Kort sagt mister du penge, fordi du fakturerer for lidt og bruger alt for meget tid på det – hvis du gør det i Excel.

Tidsregistreringssystemer øger faktureringsgraden

I modsætning til Excel giver tidsregistreringssystemerne dig en reel økonomisk gevinst, når du bruger dem til at fakturere timerne.

Et godt system lader dig (eller din bogholder) trække timer knyttet til projekter eller kunder og omdanne dem til fakturaer.

Uden at der skal sendes noget rundt i organisationen.

De fleste tidsregistreringssystemer integrerer samtidig til de største økonomisystemer, så hele kæden fra registrering til udsendelse af faktura hænger sammen.

Det betyder, at der ikke sker fejl, fordi data skal flyttes mellem regneark eller systemer. Og fordi alt data hænger sammen og timerne let kan spores, bliver det nemt at kontrollere registreringerne og følge op- og nedskrivningerne.

3) Rapportering og analyse – ugesedlerne er din vigtigste datakilde

I konsulentvirksomheder er timeregistreringens umiddelbare formål at danne grundlag for faktureringen.

Men i takt med at din virksomhed vokser og modnes, stiger behovet for at bruge tidsregistreringen til analyse.

Hvad bruger I tid på? Hvilke projekttyper og kunder er tidskrævende? Hvad er dine konsulenters realiserede timepris sammenlignet med salgsprisen?

Du kan få de tal, du har brug for i begge løsninger.

Excel tilbyder avanceret rapportering for avancerede brugere

Indsamler du ugesedler i regneark, kan du bygge omfattende rapportering. Excel er et avanceret analyseværktøj for dem, der forstår at udnytte det.

Samtidig er formlerne åbne, så du kan følge udregningerne og justere, hvis du har brug for det.

Omvendt kræver det et ret højt brugerniveau at bygge rapporter, der er avancerede nok til, at du kan få de tal, du har brug for til at lave dybere analyse.

Og det er tidskrævende at fylde data i rapporterne, når du skal samle og bearbejde ugesedlerne  og trække tal fra forskellige ark.

Samtidig er risikoen for fejl meget stor. En enkelt forkert udregning eller fejlbehæftet datakilde kan udløse en kæde af fejlberegninger. Og det er meget svært at spore fejl på tværs af regneark.

Omfattende og dyb rapportering er standard i tidsregistreringssystemer

De fleste tidsregistreringssystemer har som standard et sæt prædefinerede rapporter, der trækker data direkte fra tids-, udgift- og kørselsregistreringerne.

Det betyder, at arbejdet med at indsamle og bearbejde ugesedlerne forsvinder.

Har du brug for nogle andre rapporter, end dem som er defineret i tidsregistreringssystemet, eller udregner du KPI’er som fx faktureringsgraden på en anden måde, skal du i mange tilfælde trække data ud af systemet og bearbejde det i Excel.

Tidsregistreringssystemerne har dog en klar fordel i dybden og filtrering af rapportering, du meget hurtigt har tilgængeligt.

Oftest kan du få indsigt i ting som rentabiliteten af de enkelte projekter og kunder eller medarbejdernes fordeling af intern og ekstern tid uden at skulle opbygge komplicerede regneark.

Oplev fordelene ved TimeLog gratis i 30 dage

Vil du gerne teste, om online tidsregistrering er noget for din virksomhed, kan du prøve TimeLog kvit og frit.

På linket herunder kan du oprette en demo-bruger og teste systemet lige så tosset du vil.

Du kan oprette projekter, som du kan prøve at lade dine medarbejdere registrere tid på, trække rapporter fra timeregistreringerne og følge med i dine nøgletal. Og hvis du knytter TimeLog til dit økonomisystem, kan du også sende fakturaer til dine kunder – hurtigt, enkelt og uden fejl.