TimeLog gør klippekort nemt for bureauet
Da CrossMind Reklamebureau begyndte at bruge TimeLog, åbnede det op for at sælge klippekort til kunderne uden at miste overblikket.
Vi behøver ikke længere at lave tilbud og bruge tid på at planlægge alle mulige småting. Fordi vi har fået TimeLog, har vi fået mulighed for at prøve klippekortsmodellen af. Det har været en stor succes for os, og kunderne er virkelig glade for detCrossMind Reklamebureau
Udfordringerne CrossMind Reklamebureau kæmpede med, før de begyndte at bruge TimeLog i 2016, kender de fleste, der har startet en organisk voksende virksomhed.
”Dengang gav vi tilbud, udførte det og videre til det næste. Vi manglede historik på vores jobs. Da vi blev flere, brugte vi fysiske timesedler til jobbet. Men det var ikke super holdbart. Og det var meget manuelt,” fortæller Christina Kvorning, der er projektleder i CrossMind.
3 af de største udfordringer TimeLog har hjulpet CrossMind med at overvinde:
- Klippekortsordning var ikke attraktiv, fordi der ikke var overblik over tidsforbrug og god dokumentation
- Fakturaer skulle oprettes linje for linje fra timesedler, og processen tog typisk 1-2 dage
- Bureauet manglede overblik over tidsforbrug, og om projekter holdt sig indenfor budget
Martin Haar Kristensen supplerer:
”Og når jeg holdt møder med mit advisory board, kunne jeg ikke svare på spørgsmål om, hvad der skete i hjørnerne af virksomheden. Jeg kom til kort, når jeg skulle bruge overblik over tid og fakturering.”
Samtidig gjorde den manglende indsigt i tidsforbrug det også svært at administrere klippekortsorninger.
Det billede har ændret sig i dag.
Overblik har gjort klippekort muligt – og nemt
”Når medarbejderne registrerer tid, kan de lave kommentarer, hvor de skriver, præcis hvad de gør. Det sender vi bare med til kunderne, når vi fakturerer. Og det giver dem en stor tryghed,” fortæller Martin Haar Kristensen.
Tidligere var nogle kunder skeptiske over for klippekort, fordi det kunne være svært at gennemskue, hvorfor der blev klippet.
Nu laver vi det bare, fordi vi kan vise dokumentationen bagefter.
Samtidig giver TimeLog et godt overblik over, hvor meget tid, der er forbrugt på klippekortet. Og Martin og Christina kan se, hvornår det er tid til at sælge nye timer ind.
“Når tilliden er skabt, ved kunden, at vi kun bruger den tid, opgaven tager. Det er en fordel for begge parter. Vi får timerne betalt, og kunden får dem til en lidt billigere pris,” fortæller Martin Haar Kristensen.
Faktureringen er ikke længere 1-2 dages manuelt arbejde
CrossMind bruger TimeLogs gratis integration til Visma e-conomic til at automatisere og lette hele processen omkring fakturering.
Mens faktureringen i dag er en næsten automatisk proces, tog det tidligere 1-2 fulde arbejdsdage for Martin Haar Kristensen at lave fakturaerne.
"Førhen fik jeg jobsedlerne, og skulle så skrive fakturalinje for fakturalinje for hver enkelt kunde i e-conomic. I dag laver projektlederne fakturakladder i TimeLog, som vi sender direkte over i e-conomic. Det har lettet arbejdsprocessen helt vildt,” siger Martin Haar Kristensen.
CrossMind integrerer freelancere i deres TimeLog-løsning
”Det er rigtigt nemt at koble en freelancer ind i teamet. Når vi får en stor opgave ind og tilknytter ekstra freelancere, bliver de samtidig en del af teamet, og kan godt hjælpe på andre opgaver. På den måde har TimeLog været et godt værktøj til at få freelancerens tid ind og tilknytte dem faser på forskellige projekter.”
- Martin Haar Kristensen
I dag bruger han omkring en halv dag på faktureringen, hvor det meste er lige at kontrollere det, der er blevet sendt automatisk over.
Bureauet har fået indsigt i tidsforbrug og økonomi
”Indsigten er blevet noget helt andet. Nu kan vi se, hvordan et job faktisk har forløbet, og vi kan følge med, om vi går udover et tilbud. Den overordnede struktur er det store gain,” fortæller Martin Haar Kristensen.
Som bureau er det afgørende for CrossMind at kunne se, hvad tiden bliver brugt på – og kunne se hvor mange timer, der kan faktureres.
Og hver uge deler Christina Kvorning det overblik fra TimeLog med medarbejderne i virksomheden, så de kan selv kan følge med i, om de er on track.
Samtidig kan de følge økonomien på hver enkelt kunde og projekt.
Når vi giver et tilbud, opretter vi projektet i TimeLog, opretter budgetter og faser. Og så kan vi følge tidsforbruget undervejs, og holde fingeren på pulsen, hvordan det skrider frem. Og om vi overholder budgettet eller ej.
Har TimeLog haft en betydning for jeres økonomi?
”Jeg tror helt sikkert, det har betydet noget godt for os økonomisk – ingen tvivl om det. De sidste par år har selvfølgelig været præget af Corona, men vi har fået overblik over, hvad vi bruger tiden på. Hvornår bruger vi tid på os selv og kunder. Det har været en stor gevinst.”
- Martin Haar Kristensen, direktør i CrossMind Reklamebureau
Om CrossMind Reklamebureau
Bureauet, der holder til i Vejle, har eksisteret siden 2004 og hjælper primært B2B-kunder og uddannelsesinstitutioner med alle opgaver indenfor kommunikation.
Deres kreative team har kompetencer til at udføre alle kommunikations- og marketingsrelaterede jobs, ligesom de har en fast portefølje af eksterne samarbejder, når der skal bruges ekstra kompetencer.
CrossMind lægger vægt på det langvarige samarbejde med deres kunder, hvor tillid og ordentlighed er afgørende faktorer.
”Det er vigtigt for os at forstå vores kunders DNA. Og forstå deres behov og ressourcer, så vi kan hjælpe med at opnå deres mål,” fortæller Martin Haar Kristensen.