Økonomisk indsigt i projekterne ved at standardisere data

For godt et år siden droppede Kamtower deres eksisterende løsning til tidsregistrering, og kastede sig ud i en helhjertet implementering af TimeLog på tværs af hele virksomheden, der har afdelinger over hele landet.

Det har betydet, at de nu kan følge dækningsgraden på store tværgående såvel som på de enkelte projekter ude i afdelingerne.

“Når alt er fastpris, og alle aftaler er baseret på udregninger, så er det vigtigt at vi kan se, om det er rentabelt,” siger Mads Hald.

Kompleksitet og manglende standardisering gjorde indsigt umulig 

Før Kamtower implementerede TimeLog brugte de en konkurrerende løsning, der var kompleks og ikke særligt intuitivt. 

“Udfordringen var kompleksiteten i det oprindelige program og manglen på intuition. Over mange år havde vi opbygget hysterisk mange sager, ingen standard for navngivning og masser af projekter i pipelinen, vi ikke havde fået lukket. På et tidspunkt havde vi nok 5-6.000 åbne sager."

Konsekvensen af den manglende standardisering var, at det var utroligt svært at trække data ud og måle på virksomhedens og projekters performance. 

Derfor var det utroligt vigtigt at komme godt fra start med det nye system, så det ikke skete igen. 

TimeLogs projektskabeloner sikrer ensartethed og gennemskuelige data 

For at sikre, at alt registreret data er ensartet helt fra starten, har Mads Hald og Kamtower brugt TimeLogs skabelon-feature. 

Ved at bruge skabeloner sikrer de, at alle både store og små projekter er opbygget og navngivet, så det er gennemskueligt at dykke ned i data efterfølgende og analysere på performance. 

Når projektledere styrer de store tværgående projekter, kan de “shoppe” i færdige projektskabeloner til de mindre delprojekter, som udføres i afdelingerne ude omkring i landet.  

Som projektet skrider frem og forskellige afdelinger skal involveres, kan projektlederen bruge de færdige skabeloner for delprojekterne. Lidt ligesom at bygge et projekt med legoklodser. Det betyder, at afdelingerne kan gå direkte i gang med at eksekvere, og alt tid bliver registreret korrekt fra starten. 

Skabelonerne er på forhånd lavet i de respektive afdelinger på baggrund af deres erfaring og ekspertise. I skabelonerne indgår komplet projektplan, budget, betalingsplan og bemandingsplan. 

“Jeg blev overrasket over, hvor vildt smart det var, når vi havde alle de her fastprisaftaler. Så var det smart at have alle de her skabeloner med betalingsplaner og med bemandingsplaner. Så kan vi hurtigt se, om projektet kan betale sig,”

Implementering har været en samlende oplevelse for virksomheden 

”Vi skulle have et nyt system, som kunne samle os lidt som virksomhed. Vi tog en beslutning om at lave et change management-projekt i den rigtige retning. Alle er blevet involverede i vigtigheden af økonomistyring og kontrakter. Og vi har fået en masse mennesker til at involvere sig, til at have en holdning og til at sætte sig ind i at styre projekternes økonomi,”

Hele implementeringsforløbet tog 1,5 måned, involverede alle projektledere og specialister på tværs af landet og alt foregik online. 

Mens medarbejderne arbejdede fragmenteret i det tidligere system, har implementeringsprocessen bidraget til at øge samarbejdet på tværs af organisationen.

“Vi er virkelig kommet rigtig godt i gang med at bruge TimeLog. Det har vækket en lyst hos folk til at få styr på de her ting vi kom fra. Det har været en kæmpe succes, at vi har kunnet vække interessen for det.”

Om Kamtower

Kamtower leverer rådgivning og beregninger inden for telecom. Det strækker sig fra kontraktforhandlinger med kunder, byggetilladelser, design af fundamenter, statiske beregninger af master, fundamenter, bærerør, mm.

Virksomheden har eksisteret siden 2004 og er i dag 81 medarbejdere, der opererer i hele verden fra kontorer i Danmark, Indien og Myanmar.