KPI’er lader økonomichefen fintune forretningen
Mølbak Landinspektører har fået konstant overblik over nedskrivning og værdiskabelsen på alle deres projekter, efter de har fået TimeLog. Det har givet helt nye muligheder for at optimere projekterne for større gevinst.
”Jeg er gået fra at agere bogholder til at være økonomichef. Nu er jeg blevet ham, der skruer på de små knapper.”
For godt to år siden introducerede økonomichef Jacob Olsen TimeLog til sine kolleger hos Mølbak Landinspektører.
Mølbak er en konsulentvirksomhed med godt 70 medarbejdere i Danmark og mere end 30 i Rumænien.
Udover at levere avancerede tekniske løsninger, som mobil 3D-scanning af store områder og vejstrækninger, hjælper de blandt andet kommuner og entreprenører med at udnytte grunde og arealer optimalt.
1.700 løbende projekter og uigennemsigtig økonomi
Udfordringen var at få styr på økonomien i den hastigt voksende virksomheds 1.700 igangværende projekter.
”Vi har hele tiden igangværende projekter for 12 millioner kroner. Og vi kunne ikke se økonomien på projekterne, før de var afsluttet. Men nogle projekter løber jo i 10 år. Så bliver de fysisk umulige at styre,” fortæller Jacob Olsen.
Derfor var visionen også at få synlighed på økonomien i de løbende projekter, da Mølbak begyndte at bruge TimeLog.
Fakturaer sendes direkte til Visma e-conomic og giver overblik over økonomien på igangværende arbejde
Visma e-conomic er Mølbaks økonomisystem, og derfor var det vigtigt, at det fungerede godt sammen med TimeLog. I dag overføres projekttimer i TimeLog til e-conomic, så faktureringen foregår glat.
Vision om en dashboard-drevet virksomhed
Allerede inden Jacob Olsen tiltrådte i Mølbak ville virksomheden gerne have mere synlighed på projektøkonomien.
Men i praksis viste det sig at være en vanskelig øvelse. Og det var usikkert, hvordan man skulle gribe det an.
En dag kom IT-konsulenterne Accobat på besøg, og demonstrerede, hvad Mølbak kunne få ud af de data, de registrerede.
Fra da af forfulgte Jacob en vision om at gøre Mølbak til en dashboard-drevet virksomhed.
”Vi skulle have dashboards, så vi kan følge med i virksomheden og reagere, når vi har syge medarbejdere. Eller hvis vi kan se, at timepriserne falder. Jeg følger med på de dashboards hver dag,” siger Jacob Olsen.
Få din egen succeshistorie
Du kan selv få en gratis 30 dages prøve på TimeLog. Vi hjælper dig selvfølgelig gerne godt i gang med prøveperioden.
Ingen binding. Kræver ikke kreditkort. Fri support fra første dag.
Business intelligence giver blik på de vigtigste KPI’er
Dashboards får Jacob Olsen i Microsoft Power BI, som henter data direkte fra TimeLog.
Her bliver data fra timeregistreringerne samlet i et overblik, der lader ham følge med i de essentielle KPI’er.
Mindst en gang om ugen følger Jacob medarbejdernes udnyttelsesgrad, faktureringsgrad og sygefravær på de kørende projekter.
Samtidig kan han løbende følge med i nedskrivning, og så han kan følge konsulenternes reelle værdiskabelse i realtid.
”Jeg kan se, hvilke igangværende projekter vi tjener på, og hvilke vi ikke tjener på.”
Accobat har leveret tilpasset Power BI-integration
Mølbaks integration til Power BI er leveret af Accobat, som er officiel TimeLog-partner. Accobat tilbyder en API-integration til Power BI, som trækker data direkte fra TimeLog og præsenterer det i et overskueligt overblik.
”Accobat har virkelig været gode i det her setup. De leverer en fantastisk service, der er et klart forbillede.”
- Jacob Olsen
Konstant justering på de kørende projekter
Evnen til at kunne se værdiskabelsen i de igangværende projekter har givet Mølbak Landinspektører mulighed for at justere løbende.
Det betyder, at Mølbak i højere grad kan sikre overskud på projekterne.
”Før opdagede vi det for sent, hvis vi ikke tjente penge på et projekt. Nu kan vi reagere med det samme. Jeg kan for eksempel sætte andre medarbejdere på projektet, hvis det ikke er staffet helt rigtigt,” fortæller Jacob Olsen.
”Ellers kan vi genforhandle pris med kunden, hvis vi tidligt kan se, at scopet for opgaven bliver udvidet.”
Styringen på intern tid øger udfaktureringsgraden med 10%
Selvom det umiddelbart var indsigt i projektøkonomien, der fik Mølbak Landinspektører til at vælge TimeLog, har samarbejdet kastet en endnu større økonomisk gevinst af sig.
Bedre styring af den interne tid, har givet mulighed for at øge udfaktureringsgraden med 10%.
”Jeg kan jo se på løn- og pivotrapporter, hvilke medarbejdere der bruger for meget tid på interne opgaver. Det kan blandt andet være uddannelse. Det kan også være intern projektledelse, som skal faktureres til kunder,” forklarer Jacob Olsen.
Udfordringer i samarbejdet krævede nye løsninger
Det har ikke været alt, som har været rosenrødt i Mølbaks oplevelse af TimeLog.
Fra starten havde Jacob Olsen i udsigt, at TimeLog ville kunne håndtere flere kunder på hvert projekt og opdatere metoden til beregning af igangværende arbejder. Features, der først skulle udvikles, men som til hans frustration blev skubbet ud i fremtiden over flere omgange.
”Jeg blev lovet flerkundeprojekter (MCP) fra starten, og vidste at det var i roadmappet. Men ikke at der skulle gå flere år.”
Det resulterede i, at Mølbak blev optaget på TimeLogs Customer Attention Board (T-CAB).
Særligt fokus på brugere med udfordringer og behov
T-CAB er oprettet for at gå i dialog med brugere, der har udfordringer og behov, som kræver mere fokus.
Brugere, der bliver optaget, får hurtigt fastlagt en handlingsplan af TimeLogs ledelse.
Jacob Olsen blev inviteret til tæt dialog med ugentlige møder, og Mølbak blev indstillet til at være beta-testere på flerkundeprojekt-featuren. Endelig blev Jacob inddraget i dialogen om at udvikle metoden til at beregne igangværende arbejder.
To features som nu ligger fast i TimeLogs opdaterede roadmap.
Forløbet har genoprettet tilliden
Efter tre måneder blev Jacob Olsen efter eget ønske taget af TimeLogs Customer Attention Board.
”Vi er godt tilfredse igen – der er kommet ro på. Der har været virkelig god kommunikation, og vi har fået tiltroen tilbage til TimeLog. I har lyttet til vores tanker og behov, og det er det vigtigste; kommunikation, kommunikation og kommunikation”, fortæller han.
Mølbak har fået højere profit, og Jacob har fået et sjovere job
Selvom der har været udfordringer, har det samlet set været en god investering at implementere TimeLog i virksomheden.
Siden Mølbak har fået styr på de igangværende projekter og den interne tid, er profitten ifølge Jacob Olsen steget markant.
Præcis hvor meget er dog stadig en virksomhedshemmelighed.
”Men det er blevet sjovere at være økonomichef nu. Der er kommet ro på det hele, og nu har jeg fokus på detaljerne. Og på alle de små knapper, du kan skrue på.”
De vigtigste nøgletal for Jacob Olsen
- Udnyttelsesgrad: Giver indsigt i, hvorvidt medarbejderne præsterer, når de er på arbejde.
- Faktureringsgrad: Giver fokus på, hvordan medarbejderne generelt præsterer – herunder forholdet mellem fravær og tid på arbejdet.
- Sygefravær: Er der udfordringer omkring sygefravær.
Jacob Olsen
Jacob har været ansat som økonomichef i Mølbak Landinspektører i 3½ år. Hans primære fokus har fra starten været at få overblik over virksomhedens igangværende arbejder, men har efterhånden fået mere fokus på at optimere virksomhedsdriften.
Jacob er uddannet revisor, og han har arbejdet som revisor hos KPMG. Derudover har Jacob gennem 10 år været direktør for entreprenørvirksomheden Johs. Olsen ApS.
