De ‘gode tilbud’ stjæler ikke længere profitten

“Hvad betyder det, at vi kan prissætte vores projekter korrekt? Det betyder i bund og grund, at vi tjener penge. Har vi estimeret 20 timer i et tilbud, tager projektet faktisk 20 timer – max,” siger Sarah Agerklint, som er Business Consultant og projektleder hos IT-konsulentvirksomheden RackPeople.

RackPeople arbejder med et 360-graders perspektiv på IT-projekter, og de forandringer de uvægerligt medfører i deres kunders organisationer.

For tre år siden huggede virksomheden bremsen i, og vendte blikket indad mod de udfordringer, der altid opstår i en organisk voksende konsulentforretning.

”Dengang fik konsulenterne ikke udbetalt deres bonusser, fordi vi ikke vidste, om de nåede deres mål. Eller hvad de egentlig bidrog med til bundlinjen. Og samtidig blev der faktureret alt for lidt, så der måtte være noget at hente,” siger Sarah Agerklint.

I sidste ende blev det ikke blot et spørgsmål om bonusser, og øvelsen fik markant betydning for virksomheden, der i 2018 blev belønnet med en Gazelle.

Realistiske tilbud fører til højere profit

Udfordringen var at få overblik over projektøkonomien, konsulenternes tid og få faktureret kunderne for det arbejde, der blev udført.

Derfor valgte RackPeople at føre projekter, fakturering og indtægtsføring over i TimeLog.

”Det har givet os en helt ny indsigt i vores projekter. Vi kan hele tiden se, om vi er under eller over target på projektøkonomien. Og vi lærer, hvor lang tid projekterne tager. Det betyder, at vi nu ved, hvor vi skyder skævt, og hvor vi kan prissætte bedre,” fortæller Sarah Agerklint.

Da RackPeople opdagede, hvor langt tid mange af kundeprojekterne reelt tog, blev det tydeligt, at de havde prissat dem betydeligt lavere, end de burde.

Ofte tog projekterne mere end dobbelt så lang tid som estimeret i tilbuddet til kunden.

”Hvor et typisk Skype for Business-projekt før var et 30 timers projekt, ved vi med TimeLog, at det faktisk tager 70 timer. Og med vores timepris betyder det, at vi tog omkring 40-50.000 kr. for lidt på et projekt til 75.000 kr.,” fortæller Sarah Agerklint.

Og prissætningen var ikke den eneste udfordring, de tog hånd om.

Husker at fakturere 99,9% af tiden

Som så mange konsulentvirksomheder, med mange projekter i luften, travle medarbejdere og en løs faktureringsproces, gik fakturaer ofte tabt i kampens hede.

”Før skulle vi lige huske at sende en mail til bogholderen, før der blev faktureret. Og der var ingen sammenhæng mellem systemerne eller processerne. Det var nok 70% af gangene, vi fik faktureret,” fortæller Sarah Agerklint.

I dag opretter RackPeoples sælgere automatisk fakturaerne på projekter med TimeLog. Det giver dem et konstant overblik over, alt hvad der kan faktureres.

Med TimeLog er ansvaret for faktureringen samtidig flyttet fra bogholderen tilbage til sælgerne. Og samtidig har projektlederne i virksomhederne fået en markant øget bevidsthed om, hvor lang tid de bruger på projekter, fordi indtægtsføringen er flyttet over til dem.

”Vi opretter nye ordrer som projekter med en betalingsplan i TimeLog. I dag får vi faktureret 99,9% af vores projekter, kan jeg garantere dig,” siger Sarah Agerklint.

Sådan bruger RackPeople TimeLog

• Opretter alle nye projekter i TimeLog med tilhørende betalingsplaner
• Fakturaer og kreditnotaer oprettes automatisk i TimeLog og sendes direkte til Navision ERP
• Alle konsulenter registrerer tid, udlæg og kørsel i TimeLog
• Projektoversigten bruges til at give RackPeople konstant overblik over fremskridt, om projektet er over eller under target, og om konsulenternes utilisation er som den skal være.
• RackPeople bruger indtægtsføring til at få overblik over restværdien i projekter.