Sønderborg Kommune får stort udbytte af tidsregistrering

Tidsregistrering i Sønderborg Kommune

Sønderborg Kommune startede i det små, men fandt hurtigt ud af, hvor brugervenligt og udbytterigt det er at bruge TimeLog – derfor er der nu seks afdelinger på løsningen.

”Vi er meget glade for TimeLog, og det fungerer godt i det daglige – lige fra første dag har medarbejderne kun haft positive ord - de håndterer det selv og får tastet timerne rigtigt ind. Det flyder mere naturligt for dem end tidligere, og det er nemmere at holde styr på tiden. Og så er en af styrkerne i TimeLog, at der er så mange veje til Rom – det passer til flere forskellige typer medarbejderes behov”, udtaler Tina Callesen, civilingeniør og daglig leder i Sønderborg Kommunes afdeling Vand & Jord. Hun var med helt fra starten, da de fire afdelinger i Natur & Miljø området i Sønderbog Kommune skulle finde en udbyder af timeregistreringssystem.

Nemt udtræk af data

”Det, der var vigtigt for os, var en simpel metode til tidsregistrering og en forholdsvis simpel udtrækning af data for lederne. Samtidig skal vi fakturere den tid, vi har brugt på vores kunder. Der er ikke så mange, der har lavet løsninger i forhold til disse ting i det offentlige, men TimeLog er den bedste løsning til den bedste pris”, mener Tina og referer til afdelingens kunder, som bl.a. inkluderer mange landmænd og virksomheder. 

Mere rådgivning end salg

For Tina Callesen var det især TimeLogs håndtering af salgsprocessen, der gjorde, at kommunen valgte TimeLog som leverandør. Efter den første introduktion var Tina Callesen med til at definere kravspecifikationen i forhold til de særlige behov, som en kommune måtte have:

”Vi fik bygget et testsite op og fik nogle spørgsmål med til processen, som vi skulle håndtere, og som tjente som inspiration til kravsspecifikationen. Jeg var meget imponeret over den rådgivning, vi fik. TimeLog var særdeles gode til at se vores specialiserede behov og finde en løsning, der passede til os, svarer Tina Callesen.

”Konsulenterne havde teknisk indsigt og vidste, hvor de skulle finde tingene, så de kunne kringles i forhold til vores behov. Fra vores eksisterende system, NaviKon, vidste vi, hvad vi ville have – men ikke hvad vi præcis havde brug for i fremtiden. Dette hjalp TimeLogs konsulenter os med at finde ud af, så vi nu har fået endnu bedre styr på vores processer”

Specialproducerede videoer

Sønderborg Kommune valgte et større implementeringsforløb, der blandt andet inkluderede specialproducerede videoer: ”Vi valgte at bestille en video, fordi vi vurderede, at det var en god ide i forhold til nye medarbejdere og afdelinger, der kobles på systemet”, forklarer Tina Callesen. ”Det er en fordel, at man kan hoppe ind og se en video om funktioner i systemet. 

Dels skåner man superbrugeren fra hele tiden at skulle assistere med forskellige, brugerrelaterede spørgsmål – og dels kan man nemt få opfrisket ting, man har glemt undervejs, når man ikke har brugt det et stykke tid.”

Sønderborg Kommune har også taget godt imod TimeLogs tidsregistrerings-app til både Android og iPhone – det er praktisk at kunne registrere timerne på farten, når medarbejderne er ude hos kunderne. Og netop når man bevæger sig ud, hvor der ikke er 3G-dækning er det smart, at tiden kan registreres offline, og derefter automatisk synkroniseres, så snart telefonen er i forbindelse med et datanetværk igen.

Flere afdelinger bruger nu også systemet

Fra de fire afdelingen under Natur og Miljø, hvor Tina Callesen sidder, er antallet af brugere nu udvidet med yderligere to afdelinger. ”I den ene afdeling kan den ny leder nu se, hvad afdelingen har brugt tiden til. Når man har en række medarbejdere, der selv kører deres projekter, da er det nødvendigt at vide, hvilke projekter der bliver brugt timer på”, siger Tina Callesen.

”I den anden afdeling har de aldrig registreret tid før, men de havde aldrig ressourcer nok til at nå det, de ville. For at optimere deres tidsforbrug måtte de have noget dokumentation. Det har TimeLog givet dem”, udtaler Tina og fortsætter: ”Solid dokumentation, fri support og løbende udvikling på produktet – alle tre ting var vigtige for os, fordi det giver os flere muligheder - nu og i fremtiden”.

TimeLog var særdeles gode til at se vores specialiserede behov og finde en løsning, der passede til os.
Tina Callesen
Daglig leder i afdelingen for Natur & Miljø, Sønderborg Kommune

Præsentation af TimeLog

Få en 20 minutters online walk-through foran din skærm.

Online præsentation af TimeLog

 
Tidsregistrering i Excel