Type2Dialog har sagt farvel til usikre data fra Excel-tidsregistrering.

Skip to content
Type2Dialog
Type2Dialog
Konsulentvirksomhed
Danmark

Nem tidsregistrering giver direktøren sikre data til at styre forretningen

Direktør i konsulentvirksomheden Type2Dialog, Christian Braad har sagt farvel til usikre data fra Excel-tidsregistrering. Nu stoler han på sine nøgletal.

Vi har fået et system, der giver os mulighed for at registrere tid og udgifter i realtid - blandt andet via app’en. For medarbejderne er det nemt at registrere på farten, og det gør, at vi stoler mere på de data, der kommer ind.
Christian Braad, CEO Type2Dialog
For seks måneder siden besluttede konsulentvirksomheden Type2Dialog med direktør Christian Braad i spidsen sig for at gøre op med tidsregistrering i Excel og begynde at bruge TimeLog.
 
Det har givet dem tillid til deres data og nøgletal.

Vil du anbefale TimeLog?

"Ja, det vil jeg i hvert fald. Det er et velafprøvet system, som har den grundlæggende funktionalitet, der skal til, hvis man som mindre konsulentvirksomhed skal have understøttet forretningen. Og så letter det administrationen."

 

Tidsregistrering én gang om måneden i et Excel-ark

Før Type2Dialog begyndte at bruge TimeLog, registrerede medarbejderne tid i Excel-ark. Typisk én gang sidst på måneden.
 
Udover at konsulenterne skulle tage sig sammen til at få det gjort, så var de også udfordret af at skulle gendanne deres arbejde over den forgangne måned, hvis der ikke var registreret løbende.
 
Derfor blev tidsregistreringen upræcis, og det skabte tvivl om de data, der dannede grundlag for virksomhedens nøgletal på projekterne.
 
Var afvigelser i projekterne reelle? Eller var det bare fordi, der ikke blev registreret korrekt?

 

Tidsregistrering i realtid giver tryghed ved data og nøgletal

Efter Type2Dialog er begyndt at bruge TimeLog, er tidsregistreringen blevet anderledes, pålidelig og mere struktureret.
 
Nu registrerer medarbejderne deres tid og udlæg løbende – typisk gennem mobilapp’en – og indsender deres timer til godkendelse én gang om ugen.
 
"Det har betydet, at vi får mere præcise data på de enkelte projekter. Både for projektøkonomien og i forhold til de tilbud som vi giver. Vi kan se, om vi rammer rigtigt, og hvorfor projekter eventuelt ikke gik som forventet. Og vi kan være sikre på det, fordi data er registreret i realtid,"  fortæller Direktør Christian Braad.

God implementering af medarbejderne

”Det har været en god implementering med stor grad af fleksibilitet i forhold til at få sat workshops op og få den rigtige datastruktur. Vores daglige ansvarlige for vores backoffice føler sig sikker i at bruge TimeLog, og hvis hun ringer ind til TimeLogs support, får hun et fornuftigt svar.
 
Træningen af fagmedarbejderne er også sket på en god og pædagogisk måde. De har faktisk kunnet se, at det har været en lettelse af deres dagligdag i forhold til at registrere udgifter, scanne bilag, osv.”
 

Synlighed på faktureringsgrad og den realiserede timepris

Det er primært faktureringsgraden per konsulent og tidsforbruget på projekterne, som danner grundlag for projekternes realiserede timepris. Den får Christian Braad fra TimeLog, som han bruger til at styre virksomheden.
 
Det helt store er faktureringsgrad per konsulent. Svarer den faktiske faktureringsgrad til den budgetterede? Hvis faktureringsgraden er på 50%, men medarbejderen har meldt 70% belægning, kan vi snakke om, hvorfor der er den forskel. Det er vigtigt, når man lever af at sælge tid.
 
Samtidig bruger Type2Dialog TimeLog til at holde øje med projektøkonomien. Og om den realiserede timepris rammer den budgetterede.
 
Det bruger de til at se på, hvordan økonomien ser ud på de forskellige projekttyper, de arbejder med.
Budgetteret timepris vs. realiseret timepris
 
Når du opstarter et projekt, bør du budgettere en timepris. Dvs. hvor meget forventer du at kunne fakturere for hver times arbejde, du og dine medarbejdere lægger i projektet. Sagt på en anden måde: Hvor profitabelt forventer du, projektet er?
 
Som projektet skrider frem, og ved projektets afslutning, måler de dygtigste virksomheder på, om den realiserede timepris faktisk rammer målsætningen.
 
En basal formular til udregning af den realiserede timepris er:
 
Det fakturerede beløb – projektudgifter
------------------------------------------ = Den realiserede timepris
Antal timer registreret på projektet
 
For at du kan sikre projektøkonomien, mens projektet kører, kan det betale sig at holde øje med den realiserede timepris løbende.
 

Type2Dialog vil mere end blot tidsregistrering

 
Efter seks måneder er Type2Dialog endnu ikke begyndt at omprioritere de projekttyper, de arbejder med, på baggrund af data fra TimeLog.
 
Som Christian Braad siger, er de midt i at øve sig i at arbejde med projekter på en ny måde. Og blive bedre til at bryde projekter ned i faser og aktiviteter og fordele ressourcerne.

Gode integrationer til økonomi- og lønsystemer

Type2Dialog har gjort brug af TimeLogs gratis integrationer til økonomisystemet Uniconta og til Danløn.
 
Fra TimeLog sender de projektudgifter med bilag direkte til Uniconta. Det betyder, at økonomibogholderen slipper for at gøre det manuelt, og skal kun gennemgå udgifterne, før de bliver bogført. På samme måde sendes løndata (timer, ferie, etc.) fra TimeLog til Danløn hver måned.
 
Men udgangspunktet er på plads nu, hvor de har fået et fælles projektstyringsværktøj i TimeLog og 
har fået tillid til tallene.