EU-rapportering på baggrund af tidsregistrering
Erhvershus Sjælland valgte TimeLog som systemet, der holder styr på deres timer og tidsregistreringer i forhold til virksomhedens arbejde for EU-midler og EU-rapportering.
Torben Kristensen, vækstkonsulent i Væksthus Sjælland, forklarer: ”For en virksomhed som os, er de offentlige midler vores indkomst. Derfor kan ukorrekt EU-rapportering i sidste ende betyde, at vi ikke kan få penge – og dermed at vores eksistensgrundlag ophører.”
Rådgivning til mindre virksomheder
Væksthus Sjælland laver mange forskellige projekter på især regionsniveau. De besøger op imod 500 virksomheder om året, der tilmelder sig arrangementer og/eller gennemfører forløb med en konsulent fra Væksthuset. Formålet er at hjælpe de mindre virksomheder med at få gang med forretningen og tilbyde kriseramte virksomheder råd og vejledning i forbindelse med fx optimering af forretningen og konkurser. Herudover bistår Væksthuset små og mindre virksomheder på 2-20 mand med vækststrategier og udvikling.
”Når jeg har mødt andre, der kunne have glæde af de værktøjer, der findes i TimeLog, er jeg ikke bleg for at anbefale systemet til dem”, siger Torben. ”Det har jeg gjort før, og det bliver ikke sidste gang.”
Måler timeforbruget i realtid
Før i tiden indsamlede Væksthus Sjælland timesedler, dels registreringer på papir – dels via et meget primitiv registreringssoftware. ”Problemet var, at timerne kom for sent ind, og dermed kunne vi ikke nå at reagere på over- eller underforbrug af timer”, forklarer Torben Kristensen.
”Det var dobbeltarbejde, for de ansatte skulle tidsregistrere flere steder på samme tid, og det var ikke nemt at holde overforbrug af timer sammen med måltal – det stod simpelthen ikke tydeligt for den enkelte eller os som ledere. I TimeLog bringes budgettal ned på individniveauet, og det er en super feature i systemet”, siger Torben begejstret.
TimeLog hjælper dermed projektlederne med at uddele tidsklumper, som de kan nå at taste ind og reagere på i tide, hvis tidsplaner overskrides.
Papirtigeren forsvinder
”I forhold til EU-projekter skal man nøje indrapportere timer forbrugt på sine aktiviteter. Derudover skal man også indhente dokumentation vedr. deltagerens timesats. Tankegangen fra EU er, at deltagelsen i projektet tager tid fra det den ansatte oprindeligt er ansat til – og dermed tid x timesats i forhold til virksomhedens investering, udtaler Torben.
TimeLog har hjulpet vores projektadministration med at have snor i denne dokumentation. Hver 6. måned skal man levere en samlet projektdokumentation for at få udbetalt de bevilgede projektmidler – det er en papirtiger, der vil noget, kan jeg godt afsløre. TimeLog har øget effektiviteten af vores tidsdokumentation med 20%.
Glad for specifikke EU-rapporter
Det er ikke kun rapporteringen til de offentlige instanser, der går bedre med et konkret system – internt har projektledere og den øvrige ledelse også fået nye og bedre redskaber – selvom Torben gerne så, at de udnyttede systemets egenskaber endnu mere. Indtil videre har Væksthusene i Region Hovedstaden, Region Sjælland og Region Syddanmark taget godt imod systemet og bruger det til deres rapportering, internt som eksternt.
"Status på projekters fremdrift, ”trafiklys”-måling på initiativer (projektfaktor, red.) sammenholdt med økonomien bagved, lønomkostningsanalyser og så videre er et stærkt fundament til at kunne realisere vores mål”, slutter Torben.
