Adgang til nøgletal hele tiden
En grundig søgeproces ledte Xedis til TimeLog. Det førte til et bedre overblik over forretningen og 24/7 adgang til vigtige nøgletal.
Xedis er en dynamisk virksomhed grundlagt af erfarne projektledere og implementeringskonsulenter, som rådgiver virksomheder om valg, opsætning og drift af deres it-systemer og organisation. Som andre konsulenthuse inden for it-sektoren, arbejder Xedis’ konsulenter på mange forskellige projekter samtidig og har derfor behov for både at kunne tidsregistrere i huset og hos kunden.
Flere seperate systemer førte til fejl
En gammel internt udviklet database til tidsregistrering og en række systemer til projektledelse, fakturering, CRM og andre processer, gjorde det besværgligt for Xedis’ ledelse at få adgang til både relevant og nødvendig information. Det førte ofte til fejl.
På det grundlag besluttede Xedis at se efter et nyt system, der kunne opfylde deres behov for fjernadgang til tidsregistrering og samtidig samle alle virksomhedens forretningssystemer i én enkelt løsning.
“Vi manglede et professionelt system, kan man sige, men ikke et tungt et, for vi er ikke en stor virksomhed. Så vi ledte efter en løsning, der inkluderede tidsregistrering og fakturering – og eftersom vi laver en del projektarbejde, var det også nyttigt, hvis det aspekt var indeholdt i løsningen,” forklarer partner i Xedis, Geert Vansteenkiste.
Få produkter opfyldte kravene
“Vi fandt kun et par produkter, der var i stand til at opfylde de behov, vi havde sat som krav til en løsning til vores type forretning (konsulentopgaver, der både kan være fastprisprojekter eller på timepris). TimeLog var et af dem.
En anden afgørende faktor var behovet for et værktøj, der var nemt at bruge, også for eksterne konsulenter og som altid er tilgængeligt, selv for konsulenter der arbejder for kunder i andre lande, forklarer Johan Debruyne, Managing Partner.
Overblik og adgang til nøgletal 24/7
“For Xedis er TimeLog blevet det centrale værktøj for både vores ledelse og administration. Siden vi begyndte at bruge TimeLog, har vi fået adgang til alle vores nøgletal 24/7, og de matcher den information, vi har behov for 100%. Det giver os mulighed for at overvåge og lede vores virksomhed meget bedre og hurtigere end tidligere,” fortæller Johan Debruyne.
“Sammenlignet med tidligere er vores tidsregistrering meget hurtigere nu, og vi får prognoserne for, hvordan forrretningen ser ud meget hurtigere. I øjeblikket opfylder TimeLog vores behov fuldt ud, og vi bruger det dagligt, hvilket fungerer rigtig fint. Fordelen er, at alt er samlet i ét centralt system, som vi bruger, så meget vi kan, og løber vi ind i problemer, kan vi altid kontakte TimeLogs supportafdeling, hvor vi får den hjælp, vi behøver.”
”Alt i alt betyder det, at vores situation er forbedret betragteligt i forhold til før, vi brugte TimeLog. Og vi har ingen problemer haft med implementeringsprocessen, selvom installationen foregik på afstand ligesom den efterfølgende træning. TimeLogs supportafdeling håndterede hele forløbet fint, og vores seneste opgradering gik også godt".
Sikkerhed i centrum
Et andet vigtigt aspekt for Xedis var sikkerheden for dataen i systemet. Det faktum at data i TimeLog er sikret, men altid tilgængeligt, også selvom noget skulle gå galt og systemet lukke ned, var afgørende:
”Vi ønskede et sikkert system, hvor vi altid kunne få adgang til vores data. Det kan vi med et webbasseret system som TimeLog,” fortæller Johan Debruyne og suppleres af Geert Vansteenkiste:
“Vi ønskede muligheden for at holde styr på kontaktinformationer i CRM, opfølgning på kundesiden, en salgs-pipeline og funtioner i den stil. Til det formål er fx SAP et alt for tungt system for vores størrelse virksomhed, men det faktum, at TimeLog kan gøre det baseret på data fra tidsregistreringer, var afgørende for vores valg om at fortsætte med TimeLog”.