Lær hvordan du gør klar til det nye år i TimeLog Project

Gør dit IT-system klar til år 2011

Hvert årsskifte giver anledning til en opgørelse over det passerede år og forberedelse af det kommende år. Dette gælder både for statsministre, dronninger og økonomiansvarlige. Denne blogpost handler mest om de sidste.

Ligesom de fleste andre økonomi- og IT-systemer, der håndterer virksomhedens økonomi, er der elementer i TimeLog Project, der måske skal justeres i forbindelse med årsskiftet:

  • Skal timesatser og kørselssatser reguleres?
  • Er firmaets helligdagskalender opdateret, således at flex og ferieberegningerne stemmer?
  • Skal flexregnskabet justeres og medarbejdere på udenlandske kontorer have deres feriesaldo afstemt?
  • Er der medarbejdere, der skifter normtid?
  • Skal der oprettes nye generelle projekter til det interne arbejde i virksomheden?

Du kan oftest både spare tid og spørgsmål ved at have styr på ovenstående i god tid.

 

Timesatser

TimeLog Project arbejder med to typer timesatser:

Timepriser; benyttes ved fakturering af medarbejdernes tidsregistreringer på de enkelte kundeprojekter.

TimeLog Project opererer med standard timepriser og kundespecifikke timepriser, der skal redigeres enkeltvis.

Kostpriser; angiver den udgift den enkelte medarbejder påfører projekterne, hver gang der registreres en time.

Alle timesatser (Timepris & Kostpris) reguleres af systemadministrator i Systemadministrationen under overskriften Økonomi / fakturering og den enkelte medarbejderopsætning opdateres automatisk.

Man skal dog være opmærksom på, at alle ændringer er aktive, så snart der er klikket på opdater og vil blive benyttet på alle efterfølgende tidsregistreringer. Det kan derfor være nødvendigt at vente med at ændre timesatserne til efter d. 1. januar og eventuelt benytte ledelsesrapporten Juster timepriser til at opdatere allokerede og evt. registrerede timer efterfølgende.

Det vil også være en god ide at lukke hele regnskabsåret 2010 for tidsregistrering under Systemadministration -> Regnskabsperioder. Dette medfører, at alle ugers tidsregistreringer i 2010 låses, og det vil ikke længere være muligt at ændre eller tilføje nye tidsregistreringer.

Hermed kan år 2010 gøres op uden, at diverse projekters økonomi ændres i løbet af år 2011.

Se eventuelt brugervejledning K2 Oprettelse af timepriser.

Kørselssatser

Nye kørselssatser for medarbejdernes kørte kilometer oprettes i Systemadministration - Kørselssatser.

Hvis der skal benyttes en anden kørselssats ved fakturering af kunder, skal "Eksterne kørselssatser" aktiveres under Rejseudgifter og Indkøb/Udlæg i Systemadministration -> Generelle indstillinger.

Se eventuelt brugervejledning K3 Opsætning af kørselssatser.

Helligdagskalender

TimeLog Projects systemadministrator skal sikre, at det kommende års helligdagskalender(e) er opdateret med det kommende års helligdage og eventuelle firma-lukkede dage.

En opdateret helligdagskalender sikrer, at flexberegningen og ferieregnskabet beregnes korrekt.

Se eventuelt brugervejledning E10 Rettelse af helligdagskalender.

Flex og ferieregnskab

Mange virksomheder operer med, at et maksimalt antal timer må overføres til næste periode, og der vil derfor være behov for at justere de aktuelle lønkoder.

Medarbejdere ansat på udenlandske kontorer benytter måske et andet ferieår end Danmark og skal evt. have tilføjet deres optjente ferie til det kommende ferieår.

Benyt ledelsesrapporten Administration af Flex/Ferie/Fravær til disse justeringer.

Se eventuelt brugervejledning I08 Nulstilling og justering af medarbejders lønkode saldi.

Generelle projekter

De fleste virksomheder benytter generelle projekter til at registrere arbejde på interne driftsopgaver.

Hvis de eksisterende projekter ikke skal fortsætte i det nye år, kan man med fordel oprette nye projekter på basis af de gamle projekter. Herved undgår man at oprette faser og allokere medarbejderne på ny.

Vælg Nyt projekt i projektadministrationen og vælg det eksisterende projekt i menuen i øverste højre hjørne. Hvis de allokerede medarbejdere og deres allokeringer skal medtages ved oprettelsen, markeres de aktuelle felter inden oprettelsen.

Har du styr på ovenstående skal din virksomhed nok komme godt ind i det nye år med TimeLog Project.

Thomas Gudmandsen

Thomas Gudmandsen
  Tidsregistrering i Excel