Tidsregistrering er et strategisk værktøj - ikke en byrde.

Tidsregistrering – administrativ byrde eller strategisk værktøj?

Hvis jeg siger ’tidsregistrering’, hvad tænker du så? At det er et administrativt mareridt for både medarbejdere og ledelse? At I udelukkende gør det for kundernes skyld? Eller at I simpelthen ikke gider bruge tid på at registrere, hvad I bruger tiden på?

Så rammer du lige ned i centralnervesystemet på den danske folkekultur. Der hersker en interessant dualitet blandt danskerne, som naturligt nok smitter af på vores ledelsesstil. På den ene side opfatter vi os selv som Europas autonome, der fint administrerer frihed under ansvar. På den anden side vil vi gerne være sikre på, at vi får fuldt udbytte af vores medarbejdere, som er blandt de højest lønnede i verden. Vi ved godt, at vi skal være exceptionelt skarpe på interne og eksterne priser og ydelser i et presset marked for at hindre, at kunderne løber lige i favnen på andre.

Så hvordan får virksomheder størst muligt udbytte af tidsregistrering? Senest har  fagbladet for it-professionelle, Prosabladet, lavet en undersøgelse  blandt deltagerne i bladets brugerpanel, der bekræfter danske medarbejderes lunkne forhold til tidsregistrering. Et flertal er frustreret over kravet om tidsregistrering, som de oplever er meningsløst, tidsspilde og i værste fald kontrol og mistænkeliggørelse fra arbejdsgiverens side.

Derudover faldt jeg over, at deres gennemgående anke er, at de ikke får at vide eller kan gennemskue, hvad ledelsen skal bruge oplysningerne til. Bingo! Der starter problemet. Ledelsen må gøre sig klart, hvad tidsregistrering skal bruges til. Hvis det ikke giver mening for ledelsen, giver det slet ingen mening for medarbejderne.

Tidsregistreringsværktøjer kan med stor fordel anvendes strategisk. Mange virksomheder har valgt at tidsregistrere for at kunne fakturere kunderne. Men i min optik giver det endnu større værdi, at man internt får afsat den rette mængde tid til fx new bizz og forretningsudvikling. Tidsregistrering knytter flere niveauer i organisationen sammen, skaber overblik over forretningen og skaber gensidig støtte og pres i projekter.

Og undervurder ikke, at det også giver værdi for medarbejdere at følge eget tidsforbrug i realtid. De bliver skarpere til at forecaste og udarbejde budgetter og kan i forbindelse med MUS-samtaler selv danne sig et overblik over, hvad de reelt bruger arbejdstiden på. Med udgangspunkt i faktuelle data kan både leder og medarbejder få en reel dialog om, hvor vidt ressourceforbruget skal skaleres op på nogle områder og ned på andre, om man skal aflastes generelt? 

I en virksomhed er produktionsapparatet som oftest styret, kontrolleret og automatiseret. Men i vidensvirksomheder består produktionsapparatet af mennesker. Derfor ligger al vores forretningsviden gemt i den tid, medarbejderne bruger. Når alle forstår, hvorfor den forretningsviden skal registreres og analyseres, ophører frustrationerne.

  Tidsregistrering i Excel