Tidsregistrering - tid er penge

Tid er penge – også intern tid!

Det er ofte en øjenåbner, når man ser hvor mange kroner og ører, det koster at lave et lille internt projekt eller fx at afholde interne møder. Så ved at tidsregistrere intern tid kan man i fremtiden tage velovervejede beslutninger om, hvilke projekter der skal investeres i, hvis man kender omkostningen fra tidligere eller lignende projekter.

Der er ofte en misforståelse omkring tidsregistrering, at det kun er for virksomheder, der skal fakturere deres timer. Selvfølgelig er det en nødvendighed for disse virksomheder, da tidsregistrering er deres levebrød. Men mange andre virksomheder og afdelinger kunne få stor værdi af at se, hvad deres tid bruges på og dermed kunne træffe nogle strategiske beslutninger om, hvad deres ressourcer skal bruges til. Ved at have en omkostning tilknyttet medarbejderne får man nemlig det præcise overblik over, hvad interne projekter koster.

Jeg er af den overbevisning, at hvis man ser tidsregistrering som en måde at styre virksomheden i den rigtige retning og prioritere ressourcer og projekter, så vil mange virksomheder opleve et gevaldigt løft i produktiviteten og samtidig have en gennemsigtighed i organisationen, som gør, at der er et oprigtigt datagrundlag for at træffe de rigtige beslutninger.

Tidsregistrering er ikke overvågning

Én ting er sikkert; vi skal væk fra idéen om, at tidsregistrering er overvågning af medarbejdere og går udover deres personlige frihed. Det er enhver virksomheds ret at kunne se, hvor lang tid der bruges på forskellige opgaver i organisationen for at have et godt grundlag til at kunne træffe overordnede strategiske beslutninger for virksomheden.  Samtidig giver tidsregistrering et overblik over, hvor der mangler ressourcer, se om nogle medarbejdere er overbebyrdet og har brug for hjælp osv. Det hører til sjældenhederne, at vores kunder bruger tidsregistrering til direkte at overvåge hver enkelt medarbejder dagligt - de ser på det større billede.

I TimeLog tager vi selvfølgelig vores egen medicin meget alvorligt og tidsregistrerer al vores interne tid. Ved at gøre dette i fx salgsafdelingen har vi blandt andet fået overblik over, hvor lang tid der bliver brugt på newbizz ift. kundeservice, hvor lang tid vi bruger på at lave kontrakter og tilbud, som vi nu har optimeret, fordi vi sort på hvidt kunne se, at det kostede os for meget tid (og penge) at håndtere denne administrative proces. Den tid vil vi hellere have flyttet over på fx mødebookning og afholdelse af møder. Det vil i sidste ende give flere salg, som jo er hovedopgaven for salgsafdelingen. Og jeg kunne blive ved. Det betyder, at vi løbende holder øje med vores tidsforbrug på de enkelte opgaver og vurderer, om der er brug for procesoptimering, så vi kan bruge vores ressourcer bedre.

Jeg kan se, at mange af vores kunder efter ca. 6 måneders tidsregistrering får et chok over, at deres virkelighedsopfattelse er langt fra den reelle virkelighed.

Så spørgsmålet er; tør du udfordre jeres virkelighedsopfattelse og reagere herefter?

 
Tidsregistrering i Excel