Projektstyring i Excel - kend fordele og ulemper

Projektstyring i Excel – fordele og ulemper

Skal I virkelig have et projektstyringsværktøj eller kan I bruge Excel? Læs om plusser og minusser ved at bruge Excel versus et professionelt projektsystem.

Har vi virkelig brug for et professionelt værktøj til projektstyring?
Projektstyring, project management, projektplanlægning… kært barn har mange navne, men de dækker alle sammen over det samme – nemlig det at styre et projekt sikkert i havn, helst inden for deadline og det aftalte budget, så både kunden og bundlinjen opnår et tilfredsstillende resultat.

I dag er der en lang række værktøjer på markedet til at understøtte professionel projektstyring, uanset hvilken model eller arbejdsform der er tale om – PPM, PRINCE2, SCRUM eller vandfald. Uanset hvad man vælger, vil der stadig være behov for at styre processer og leverancer effektivt. Sagen er til gengæld, hvilket system man vælger til at administrere projekterne – og det er her, det omstridte spørgsmål om Excel til projektstyring dukker op.

10 grunde til at bruge Excel til projektstyring

Mange virksomheder har ”altid” brugt Excel og sværger til det. Excel har nogle helt klare fordele, især ved mindre projekter eller opgaver:

  • Leveres med Microsoft Office. Har man først installeret Microsoft Office, så er Excel gratis at bruge, da det er en del af Office-pakken. Dét argument er et af de mest brugte og den største årsag til, at mange virksomheder stadig bruger Excel til projektstyring.
  • Tilpasningsdygtigt. Det er muligt at tilpasse Excel præcis efter virksomhedens behov og rapporteringskrav.
  • Lokale data. Alle data befinder sig lokalt – og er tilgængelige for alle, fx via fællesdrevet.
  • Analyse. Data kan pivoteres efter behov og tilpasses til at vise de matrixer og grafer, der er brug for.
  • Alt ved hånden. Alle fakturadata er lige ved hånden, de skal ikke først ekstraheres fra eksterne systemer
  • Standardisering. Hvis alle medarbejdere har samme timepris – eller der fx er tale om interne projekter, er Excel uhyggelig nemt at bruge, da sumtotaler nemt opsamles og vises.
  • Kopiérbart. Det er nemt at lave kopier af data – men det er også den største svaghed i større projekter.
  • Fælles forståelse. De fleste medarbejdere har i dag en grundlæggende viden om Excel, og dermed kan man sige, at adgangsbarrieren er ganske lav og oplæring vil ikke tage lang tid.
  • Analyseværktøj. Excel kan vise sammenhænge, som ikke før var tydelige, fx med pivottabeller og avancerede opslagsfunktioner. Det er et stærkt værktøj til analysearbejde.
  • Fremstilling. Rapportering går relativt smertefrit med Excel.


15 grunde til projektstyring i Excel er uholdbart i længden...

Excel har mange fordele – for eksempel under analysearbejde og rapportering. Men især i konsulentvirksomheder er der stort behov for at øge detaljegraden af data fx med forskellige timepriser og håndtering af både fast pris og medgået tid. Ofte arbejdes der også på mange projekter på én gang for mange forskellige kunder.

Her oplever vi ofte, hvordan Excel kommer til kort, når behovet for hurtigt at se virksomhedens nøgletal opstår - eksempelvis når faktureringsgraden pr. projekt eller pr. medarbejder skal beregnes. Især hvis samme medarbejder har forskellige timepris på forskellige projekter! Derfor er der nogle helt klare situationer, hvor Excel kun skal bruges til analyser, og projektstyringen bør foretages i andre systemer. Dette er især på grund af:

  • Fleksibilitet. Ændringer af fx timepriser eller projektfaser kan være bøvlet. Ligeså er det problematisk, hvis projektfaserne går igen på flere ark eller faner. Hvem har ansvaret? Og hvordan sikrer man, at der ikke sker fejl?
  • Datasikkerhed. Hænger delvist sammen med ovenstående. Hvis formler er blevet slettet eller registreringer er glemt, hvem har så ansvaret for dataenes sikkerhed – og hvordan sikres de?
  • Upræcis tidsregistrering. Tidsregistreringen bliver ikke præcis, fordi den ikke kan foretages imens aktiviteten udføres. I Excel vil tidsregistreringen altid foregå med de bias, som en rekonstruktion af data medfører. Dette vil ikke kun påvirke faktureringsgraden, men også nøjagtigheden i indtastningerne. 10 minutters unøjagtighed gør ikke den store forskel i det samlede regnskab – men sker det i mere end blot tre tilfælde, er det en halv time, som kan påvirke både faktureringsgrad og i sidste ende projektets endelige resultat, hvis det sker for flere medarbejdere i projektperioden. Har I råd til at miste 5 timers fakturering?
  • Lange formler. Hvis hver fane indeholder et projekt, kan I nemt risikere at sidde med en fil, der fylder flere megabyte med måske 50 projekter i ét ark. Sumtotalerne bliver nogle vældig lange og flotte formler, der desværre alt for ofte kan skabe problemer, hvis der blot forekommer små fejl.
  • Ikke standardiseret. Uanset hvordan skabelonen sættes op, vil der sjældent være en standardmåde, der sikrer, at tingene er 100 % ens. Det er fordi vi er mennesker og ikke maskiner, og derfor kan et Excel-ark se vidt forskelligt ud, afhængig af medarbejderens erfaring, kompetencer og måde at løse opgaver.
  • Fejl i data. Hvordan opdages fejl? Det må nødvendigvis kræve en del ressourcer at holde øje med data og indtastninger – og hvem får denne opgave? Projektlederen? Ressourcemanageren? Ledelsen? Derudover er det utrolig svært at genskabe tabte data, når først arket er lukket – indtil næste bruger åbner det og opdager en fejl.
  • Ingen mobilitet. Tidsregistrering, budgetrettelser osv. er ikke mulige at tage med sig overalt. Hvor mange åbner en flere megabyte stor fil på deres telefon og taster tal ind i de små kolonner, mens de er på farten?
  • Ikke beregnet til projektstyring. Helt kortfattet var Excel i tidernes morgen et udmærket regnskabs- og analyseprogram. Senere blev det udbygget med avancerede rapporteringsfunktioner. Men det vil aldrig i samme grad som professionelle værktøjer kunne understøtte hurtig ændring i faser, timepriser, komplekse fastprisprojekter og fakturering.
  • Komplekst. Forudsætter stort kendskab til at bygge effektive modeller og skabeloner. Ofte vil denne opgave varetages af en person, der har mest erfaring med enten projektledelse eller it. Og hvis denne medarbejder forlader virksomheden… hvor er I så henne?
  • Mindre kontrol og overblik. Lad os være ærlige: Projekter er en kompleks størrelse. Og noget helt andet end et regnskab. Så er det sagt. Videre til næste punkt.
  • Overblik. Hvad er er faktureret, indtægtsført eller nedskrevet? Hvordan får I alle tre dele til at gå op i en højere enhed så der sker en effektiv udveksling af data, arkene imellem? Og hvordan sikrer man, at der ikke bruges uforholdsmæssig tid på at få fat i disse data, især hvis der er flere Excel-ark?
  • Standardiserede rapporter til jeres branche. Der er ingen standardiseret måde, hvorpå Excel af sig selv opsamler data på tværs af faser, projekter og medarbejdere og dermed tilbyder en færdig datapakke, der indeholder alle nødvendige registreringer, timepriser, rater m.v. til at lave en faktura.
  • Færdiggørelsesgrad. I mange professionelle systemer er der mulighed for at se, hvilke faser, der er afsluttet og åbne. I Excel skal man oprette en række formler, der kan vise status, og hvorvidt man er ”on track”. Har I ressourcer nok til at holde dette arbejde ved lige?
  • Hvem ejer ”Arket”? Excel er ukampdygtigt, hvis der figurerer flere versioner af data. Hvilket ark er det rigtige og hvordan vil I håndtere det, hvis flere forskellige versioner af arket figurerer på virksomhedens drev? Hvem er ansvarlig for at sikre, at der kun figurer ét ark med alle tidsregistreringer?
  • Fordelene ved best practice. Ved at bruge at standardiseret system I selv kan tilpasse til jeres behov, udnyttes fordelene, så I kan bruge de professionelle muligheder dette giver for effektiv projektstyring. Ofte er forretningssystemer udviklet over mange år, og har taget udgangspunkt i best practice hos målgruppen. Med andre ord udnytter I andres erfaringer og sparer både tid og kræfter på at gøre dem selv.

 

Jamen vi plejer…

Argumenterne for at beholde Excel er mange. Og ligeså er argumenterne imod. I TimeLog har vi haft kontakt med mange virksomheder, der er godt tilfredse med Excel som værktøj. Ofte er det de samme virksomheder, der giver følgende årsager til ikke at skifte system:

  • Tradition. ”Vi har altid brugt Excel til alt hvad vi laver…”
  • Intern uenighed. ”Det ville simpelthen give for mange magtkampe internt, hvis vi skulle skifte system. Det har vi ikke ressourcer til at håndtere lige nu.”
  • Manglende viden om muligheder. Mange virksomheder, der bruger Excel eller andre ”hjemmelavede” systemer har ikke haft ressourcer til at sætte sig ind i de muligheder og fordele, som professionelle systemer tilbyder.
  • ”Det er alt for dyrt!” – og ja, i forhold til Excel, der er inkluderet i Office-pakken, så koster det penge – men hvor mange timer bruges der internt på at rette data og sikre mod fejl i Excel, som vil kunne faktureres i stedet? Excel bliver med tiden en meget tung administrativ byrde, som langsomt bliver en del af hverdagen. Men overvej hvor mange af disse timer, I vil kunne bruge på jeres kerneforretning i stedet? Derudover så er tidsregistreringen i Excel ofte mangelfuld og upræcis – prøv at regne ud, hvad I vil kunne fakturere mere per måned, hvis der bare registreres ½ time fakturerbar tid mere per medarbejder om ugen? Med 10 medarbejdere vil det være 5 timer, som vil blive til 20 timer mere om måneden. Så selvom Excel er gratis – er det en dyr løsning!
  • Manglende tid til implementering. Medarbejderne skal løbe hurtigere og hurtigere. En god implementering af et eksternt system tager tid og kan være kostbar. Men på sigt kan det være en af de bedste investeringer I har gjort, da så mange funktioner enten bliver skåret væk eller bliver langt mindre tidskrævende og overskuelige!
  • Mangler ansvarshavende medarbejder, der kan være kontaktperson og superbruger i systemet. Ofte er især de små virksomheder utrolig pressede på ressourcer. Derfor kan skift til et nyt system virke uoverkommeligt, da det ofte vil være direktøren eller ledelsen, der vil være ansvarlige. Og vi ved alle sammen, hvor travlt ledelsen i små virksomheder har – og hvor lang arbejdsugen er.

Uanset om I vælger at fortsætte med Excel eller benytter jer af et professionelt system som for eksempel TimeLog Project, er det stadig en god ide at overveje, hvor I bruger flest ressourcer i projektstyringen. Hvad er fordelene og ulemperne ved det? Hvor mange ”halve timer” kan I klare at miste til unøjagtig tidsregistrering, der måske endda sker for sent i forhold til fakturering? Og hvordan ville det være – hver måned eller uge – at kunne analysere data og dermed jeres virksomhed direkte i det værktøj, I bruger til tidsregistrering og projektstyring, – frem for at skulle holde dem ved lige i Excel med de usikkerheder dette nu giver?

Hvor mange fakturerbare timer har I råd til at ignorere?

 
Tidsregistrering i Excel