Implementering af tidsregistrering? Sådan får du succes!

9 tips til implementering af tidsregistrering

I TimeLog har vi i mere end 10 år implementeret tidsregistrering i små og store virksomheder. Hvis du sidder i en virksomhed eller afdeling, der ikke tidligere har registreret tidsforbruget, så serverer vi her ni brugbare tips til at sikre en god implementering.

Her følger ni gode råd til at implementere et nyt tidsregistreringssystem:

1. Registrer al tiden

Registrer I både intern og ekstern tid får I vigtig viden om fordelingen mellem disse to – samt muligheden for at analysere, hvad den interne tid bliver brugt til. Hvis man kun registrerer ekstern eller fakturerbar tid, bliver det sværere for medarbejderne at vide, om de har registreret tiden korrekt, og det er sværere at tjekke, om alle har registreret tid. Derfor skal al tidsforbruget altid registreres, uanset fordelingen af den.

2. Husk at mennesker er forskellige

For nogle medarbejdere er tidsregistrering helt naturligt, fordi de kan lide at vide, hvad de bruger tid på. For andre medarbejdere er tidsregistrering, det værste de ved. Mennesker er forskellige, og derfor skal medarbejdere motiveres forskelligt. 

Vores erfaring er, at det bedste er at være meget åben om, hvad tidsregistreringen skal bruges til. Formålet skal kommunikeres ud flere gange. Derfor skal I være meget afklarede om målet med at registrere tid: Skal tidsregistreringen sikre, at alle timer faktureres? Skal der mere styr på projekter på fast pris? Vil I forbedre ressourcefordelingen på opgaver, projekter og kunder? 

Hvad det end er, skal formålet – eller formålene – kommunikeres klart ud, så alle i virksomheden forstår, hvorfor de skal gøre det. 

Hold derefter øje med, om nogle medarbejdere har svært ved at få registreret al tiden - og motiver disse medarbejdere direkte på den måde, der passer bedst til dem

3. Indfør faste processer

Tidsregistrering er en proces, der skal indføres og overvåges som alle andre forretningsprocesser. Det er en god ide at have helt faste regler for tidsregistreringen. F.eks. kan det være en god ide, at ugesedlen skal være lukket mandag kl. 11, eller at al tid skal være registreret, før man forlader arbejdspladsen. 

Pas dog på med at indføre regler, der er for strikse. Lav hellere regler du realistisk tror dine kolllegaer kan og vil overholde - og hold fast i dem. 

4. Få kommentarerne med

Indfør en proces hvor medarbejderne - udover at registrere deres tid - også skriver en lille kommentar til den opgave de tidsregistrerer på. Hvis projekterne overskrider deadlines, kan kommentarerne ved kundetvister være det, der gør forskellen på, om virksomheden kan fakturere arbejdet eller ej. Derudover er det en uvurderlig samling af data i forhold til at forstå, hvordan tiden i projekter reelt bruges.

5. Vis formålet med dataene.

Hvis du sidder som projektmedarbejder og registrerer din tid på projekter og skriver gode kommentarer - men ikke har adgang til de dele af tidsregistreringssystemet, hvor man laver fakturaer eller trækker projektrapporter - kan det være svært at se fordelene ved tidsregistrering. Derfor er det en god ide, at ledelsen viser, hvordan dataene bruges.

En ide kunne være at vise, hvordan fakturaer udfærdiges med kommentarer i fakturalinjerne, eller hvordan projektlederen har fået bedre redskaber til rapportering via projektrapporter. Det er oplagt at tage dette op på fællesmøder i organisationen, så man kan se udviklingen sort på hvidt.

6. Kommuniker resultaterne

Det er ikke usædvanligt, at en virksomhed, der starter med tidsregistrering efter kort tid, ser en stigning i faktureringsgraden. Det er heller ikke usædvanligt, at omsætningen øges på fx supportfunktionen, eller det bliver klart, hvilke kunder virksomheden taber penge på. Sørg for at kommunikere sådanne positive resultater - de er med til at øge motivationen for at registrere tiden og med til at skabe en bedre forståelse for hele projektet.

7. Placer ansvaret for tidsregistreringen

Sørg for at ansvaret for tidsregistreringen er klart placeret. Hvem tjekker, at alle ugesedler er lukket hver mandag, og hvem tjekker, at faktureringsgrundlaget er klart til den første i måneden? Sørg for at udpege en ejer - og at denne er motiveret. Derfor skal formålet med tidsregistreringen være helt klart for alle i organisationen.

8. Gør det let for dine medarbejdere

Præcisionen i tidsregistreringen skal ikke være finere end den dokumentation, I skal levere til jeres kunder eller til jeres rapportering på projekt- eller virksomhedsniveau.

Nogle projektledere mener, at desto mere præcist man måler data, desto bedre er resultatet. Dette betyder i mange tilfælde, at der oprettes flere konti eller aktiviteter, som medarbejderne skal registrere deres tid på. Men skal man registrere tid for mange steder, bliver det ofte sværere at holde styr på, hvor og hvornår man har registreret tid den dag, uge eller måned og bidrager kun sjældent til bedre overblik og brugervenlighed for medarbejderne.

En anden typisk oplevelse er, at projektlederen ønsker at spare tid ved at oprette en standard-skabelon per kunde eller per projekt, som indeholder en række faser eller sager, hvor medarbejderne kan registrere tid. Smart for projektlederen fordi det er hurtigt at oprette projektet. Men surt for medarbejderne, fordi de skal bruge tid på at rode rundt i de mange faser - hvor en stor del er irrelevante. 

Så - tænk over hvordan du kan gøre det så let som muligt at registrere deres tid. 

9. Læg ekstra fokus på support og justeringer

Især support og justeringer efter projekters afslutning skal registreres præcist. Her kan der være meget fakturerbar tid, som I ikke får faktureret i dag. Sørg derfor for, at der er ekstra fokus på at medarbejderne skriver kommentarer på hver eneste tidsregistrering, som ligger i gråzonen for, hvad der er med og ikke med i den oprindelige kontrakt med kunden.

 

 

Pernille Wilken Gaustad

Pernille Wilken Gaustad
  Tidsregistrering i Excel