Forretningssystemer og tidsregistrering for iværksættere

10 ting SMV’er kan bruge forretningssystemer til

Danmark er per tradition et SMV-land. Størstedelen af virksomhedslandskabet består nemlig af små og mellemstore virksomheder, der hver dag skal løse en lang række kunde- og administrationsopgaver.

I TimeLog får vi ofte spørgsmålet: Hvad kan en virksomhed som vores bruge TimeLog Project til? Er det virkelig nødvendigt for en lille (konsulent)virksomhed som os at investere i et helt forretningssystem?

Spørgsmålet er både relevant og vedkommende. Mange virksomheder med omkring 15 ansatte eller færre, er både udfordret på økonomi, effektivitet og salg. Fokus er i høj grad på at skaffe omsætning nok, så virksomheden får en stabil indtjening og vækstmålene kan realiseres. Hvad er det TimeLog Project kan bidrage med i denne proces? ER det overhovedet nødvendigt at have et forretningssystem? Læs med og bedøm selv:

10 fordele ved forretningssystemer for små og mellemstore (videns)virksomheder:

  • Fra tid til fakturering: Konsulenter har tid som hyldevare. Opsamlingen af timer er derfor det centrale omdrejningspunkt, og jo nemmere det er, jo flere timer bliver registreret, som I kan fakturere. I TimeLog Project er der redskaber til begge dele: I registrerer tiden og fakturerer opgaverne ved hjælp af vores indbyggede faktureringsværktøj. Vi tilbyder 5 forskellige værktøjer til tidsregistrering. På den måde får I al tiden med – uanset om I er online eller offline.
  • Hvor meget tid har vi brugt på opgaverne/projekterne? Når I kan se, hvor meget tid I rent faktisk har brugt vs. tiden i budgettet, kan I bedre korrigere opgaver og orientere kunden om eventuelt skubbede deadlines eller budgetter. Når I får redskaber, der kan kalkulere projektets fremdrift og vise budget-afvigelser, bliver det med tiden lettere både at estimere projekter og opgaver: Er det i planlægningsprocessen timerne skrider? Under udførelse? Eller ved overlevering? Det ved I med et system, der samler projektdata i realtid på tværs af organisationen.
  • Dokumentationen er på plads. Hvis der opstår uenigheder om fx budgetter, tidsforbrug eller lign., har I brug for dokumentation, der viser, hvornår og hvorfor budget eller opgaver er blevet rykket. I stedet for kommentarer i et Excel-ark, kan I med et professionelt system tilføje kommentarer til hver eneste tidsregistrering i systemet, som kan bruges til at afgøre uenigheder mellem jer og kunderne.
  • Se kostprisen på alle projekter. I et effektivt projektstyringsværktøj kan I se prisen på et projekt ved at angive kostpris for hver enkelt medarbejder. På denne måde kan I hurtigt og nemt beregne dækningsgraden pr. projekt/medarbejder/kunde. Dette er vigtig viden ift. at se, hvor I tjener jeres penge, uanset om I sælger jeres arbejde på medgået tid, fast pris eller klippekort.
  • Brugervenlighed. Jo nemmere det er at registrere tiden, desto mindre intern modstand vil I opleve. Og med en præcis tidsregistrering kan I fakturere ALLE timer, og i dette se, hvor meget tid, der går på virksomhedsdriften.
  • Find glemt omsætning. Nogle af vores kunder glæder sig til at fakturere hver måned. Det er fordi tidsregistrering i TimeLog Project er så ukompliceret, at det er nemt at registrere tid undervejs. Resultatet er, at flere timer end først antaget bliver opsamlet. Resultatet af det er større omsætning!
  • Pipeline administration. Få overblik over månedens potentielle salg og se sandsynligheden for, at de går hjem. Det gør jer i stand til at fokusere indsatsen på salg med det største potentiale og den største mulighed for succes. Vægtning af de forskellige opportunities hjælper med at give overblik og prioritere (salgs)arbejdet - samtidig med, at I hurtigt ser, om I har ”huller”, der skal lukkes i den kommende periode.
  • Kundeinformation. Ved at have et system, der håndterer kunde og kontaktinformationer, kan man altid søge informationerne ud i systemet. Et CRM-system kan give god mening, fordi I ved, at de nyeste informationer om kunden findes her. Udfordringen ligger dog i opdatering og vedligeholdelse af denne information – husker I at opdatere, når ny information dukker op?
  • Lønstyring og bogholderi. Hvis timerne kan overføres til økonomisystemet og håndteres eksternt, kan I både spare penge og tid, også på fx lønnen til eksterne konsulenter. TimeLog har lavet integrationer til Navision og e-conomic, som flere af vores kunder har valgt, heriblandt Active Solution og Ecomentor
  • Bedre procesoptimering. Når I har brugt et forretningssystem i et stykke tid, har I data nok til at kunne starte forretningsanalysen: Hvad er faktureringsgraden i virksomheden pr. medarbejder? Hvor meget tjente vi pr. kunde sidste måned? Hvilken overskudsgrad har projekterne? På hvilke opgaver er der størst indtjeningspotentiale? Hvor skal vi i fremtiden lægge salgsindsatsen? osv. Med alle de data ved hånden kan I for alvor begynde at starte vækstmotoren…

 

Hvor befinder I jer?

Har I brug for at registrere (flere) timer? Er det realtidsoverblikket I mangler? Kender I allerede kostprisen på projekterne, men mangler en metode til at analysere profitten? Ønsker I at bruge dataene til at kunne reagere i tide – eller skal I KUN registrere tid? Er det nu I gerne vil investere – eller har I brug for mere tid til at tænke jer om?

Ja, spørgsmålene er mange, og i processen kan der opstå flere, end I først troede. Dette er helt naturligt. Vi kunne råde jer til at bruge så mange sparringspartnere som muligt – men i stedet vil vi råde jer til at bruge de rigtige sparringspartnere. Det er vigtigt at høre de forskellige interessenter i virksomheden omkring deres behov, så der ikke kommer ubehagelige overraskelser senere hen. Når alle afdelinger tages med i processen, øges opbakningen også til det nye system. I vil derfor være bedre klædt på til den videre proces – nemlig udvælgelsen af systemer.

Brug for en hjælpende hånd?

TimeLog har skrevet denne guide med 100 spørgsmål, der kan give inspiration til jeres proces – læs den her: 100 spørgsmål til din kravspecifikation.

 

Læs mere om de overvejelser og erfaringer, som andre SMV’er har gjort sig i forhold til tidsregistrering her:

Tidsregistrering og minimal administration - Gluu A/S

Forretningssystemer og enkeltmandsvirksomheder - Eigo

Optimeret projekthåndtering - Seismonaut A/S

 

  Tidsregistrering i Excel