6 Ledelsesrapporter i TimeLog Project du ikke kan undvære

6 stærke rapporter i TimeLog Project

Måske bruger du de rapporter, I altid har brugt. Måske er du nysgerrig efter at vide, hvilke nye der er kommet til siden I startede med TimeLog Project. I dette blogindlæg viser vi jer 6 af de bedste rapporter i TimeLog Project.

I TimeLog Project har I – afhængig af udgave - adgang til ca. 80 rapporter, der dækker alt fra tidsregistreringer på projekter pr. medarbejder – til fraværsspecifikationer og budgetrapporter.

Det kan være svært at vide hvilke rapporter, der er de rigtige til netop jeres behov. Derfor har vi samlet en liste med de vigtigste og bedste rapporter i systemet.

1. Fuld projektrapport

I rapporten får I præsenteret alle relevante projektdata i et lækkert, grafisk interface, som er eksportérbart til fx Word eller Excel. Selve rapporten indeholder ALLE data på projektet, herunder dækningsgrad, færdiggørelsesgrad, projekttotaler, projektplan i timer og kroner, Gantt-kort m.m.

Rapporten kan især bruges til:

  • At fungere som et samlet dokument, hvor alle projektets nøgletal kan aflæses
  • At blive printet ud og indgå som dokumentation til projektmøder
  • Til eksport af projektdata over i Excel
  • Til at printe/eksportere Gantt-kort, evt. til andre formål. 

TIP 1: Gå til rapporten direkte fra projektet

TIP 2: Gem dine favoritsøgekriterier, så slipper du for at vælge dem hver gang. 

Rapporter 1

 

Rapporter 2

 

2. Tidsregistrering (NY)

Har du brug for en liste, der indeholder alle data til hver eneste tidsregistrering, er denne rapport god. Den kan desuden eksporteres til Excel i en udvidet pivot-eksportering og er velegnet til at dele data op i forskellige områder.

Rapporten er især god til:

  • At gennemgå de registrerede timer på eksempelvis et projekt, en kunde, en medarbejder eller en afdeling.
  • At eksportere data til Excel til viderebehandling med Excels pivoteringsværktøj
  • At afdække fejl i projekters kontraktopsætninger og fakturering
  • At aflæse alle kommentarer afgivet på tidsregistreringerne 

TIP: Du kan gemme dine favoritsøgekriterier, så du slipper for at vælge dem hver gang.

Rapporter 3

 

3. Budgetopfølgning

Denne rapport viser alle projekter med information om deres kontraktværdi, budgetter og restværdi/resttimer og kan bruges til statusmøder og projektopfølgning samt generel rapportering.

Rapporten er især god til:

  • At overskue kontraktværdi og budgetter (timer/beløb) på alle eller udvalgte projekter
  • At styre fremdriften på klippekort, da rapporten med farvekoder viser hvilke klippekort, som er overskredet
  • At beregne igangværende arbejder
  • At følge budgetfremdriften på fastprisprojekter i timer/beløb
  • At få et hurtigt overblik over hvilke projekter, hvor budgettet er overskredet

TIP: Du kan gemme dine favoritsøgekriterier, så du slipper for at vælge dem hver gang.

Rapporter 4

 

4. Bogføring - Projekter / igangværende arbejder

Hvis I arbejder meget med fastprisprojekter og anvender TimeLog til indtægtsføring/igangværende arbejder, er denne rapport interessant, fordi den giver et komplet overblik over de økonomiske nøgletal på fastprisprojekter.

Rapporten er især god til:

  • At overskue kontraktværdi, fakturering og indtægtsføring per kunde / projekt
  • At beregne igangværende arbejder i realtid baseret på bogførte tal
  • At beregne dækningsbidrag per kunde / projekt for en valgt periode
  • At se værdi af timer/omkostninger på såvel bogførte og ikke-bogførte timer/omkostninger i et og samme billede

TIP: Rapporten har et særligt filter, så du kan få vist kun de projekter, som har igangværende arbejder. Dette gør rapporten rigtig anvendelig for revisorer og regnskabsfolk.

OBS! Denne rapport kan kun bruges af kunder, der har tilkøbt TimeLog EVM

Rapporter 7

Rapporter 6

 

5. Betalingsplaner - Oversigt

Er raterne på projektets betalingsplan faktureret? Rapporten Betalingsplaner – oversigt er skabt til jer, der har brug for at se status på projekter og deres betalte rater.

Rapporten er især god til:

  • At få overblik over alle projekters betalingsplaner på én gang
  • At se om betalingsplanernes rater er godkendt og faktureret
  • At lave en likviditetsvurdering for de kommende måneder på baggrund af projekternes betalingsplaner
  • At se hvilke projekter der anvender hvilke afregningstyper (fastpris, medgået tid, ingen-fakturering)

TIP: Med filteret Ratestatus kan du søge alle de rater ud, som mangler godkendelse fra projektleder.

Rapporter 8

 Rapporter 9

6. Projektfaktor

Hvis du godt kan lide farver og nøgletal og mangler en effektiv måde at sammenligne projekters økonomiske performance, så er rapporten Projektfaktor perfekt til dig. Der er seks forskellige beregningsmuligheder at vælge imellem, så I kan vælge, hvilken udregningsmetode, der passer bedst til jeres forretning. Samtidig er det jer selv, der fastlægger, hvornår projektfaktorens indikatorfarve skal skifte fra grøn, til gul og til rød.

Rapporten er især god til:

  • At introducere et stærkt nøgletal for projekter, som anvendes bredt i konsulentbranchen
  • At få et grafisk overblik over, hvilke projekter der performer, og hvilke der ikke gør
  • At søge de dårligere performende projekter ud, så du hurtigt kan igangsætte de nødvendige korrektioner.
  • At hente og forstå beregningsgrundlaget bag projektfaktoren på dine projekter

TIP: Hvis du godt vil begynde at styre efter projektfaktoren i din virksomheden, så skal du først sætte op, hvordan den beregnes. 

Rapporter 10

Rapporter 11 

 

 

Anette Bangsfelt

Anette Bangsfelt
  Tidsregistrering i Excel