Simpel tidsregistrering i Excel er bedre end ingenting

Hvorfor selv simpel Excel-registrering er bedre end ingenting

Læs mere om fordelene for medarbejderen og lederen ved tidsregistrering i Excel

Maya Lander Gornitzka
Maya Lander Gornitzka
Channel Manager
TimeLog

Det forudsiges, at arbejdspladsen allerede i 2023 vil have udviklet sig til et mangfoldigt, ekstremt dynamisk og hovedsageligt virtuelt miljø.

Fordi det i flere og flere brancher bliver det mere og mere almindeligt at lave projektbaseret arbejde med fleksible arbejdstider (især i bureauer og konsulenthuse), er det vigtigere end nogensinde før, at projektledere og teams er gode til at arbejde på flere projekter ad gangen. Præcis her har tid en helt særlig betydning.

Tidsstyring er den vigtigste del af projektstyringen, og alligevel er der mange firmaer, som stadig tøver, når det kommer til at implementere et tidsregistreringsværktøj i deres arbejde. Hvorfor?

Grundet fejlopfattelse af tidsregistrering.

 

Nogle ledere tror, at tidsregistrering for medarbejdere er det samme som at detailstyre dem.

Det er forkert. Tidsregistrering giver faktisk medarbejderne større mulighed for selv at styre deres tid indenfor de fastlagte deadlines.

Nogle nye eller små virksomheder mener ikke, at de er store nok til at have et tidsregistreringsværktøj. Forkert igen. Uanset størrelse på firmaet, selv hvis det er et enkeltmandsfirma, vil der altid være et overlap af projekter, og hvis den ansvarlige person ikke holder øje med dem, er det dømt til at gå galt.

Den mest udbredte grund til ikke at tidsregistrere er nok frygten for at det bliver for langtrukkent, kompliceret eller tidskrævende. Når du ved hvor mange forskellige typer tidsregistreringsværktøjer, som den moderne teknologi har givet os, så er det nemt at se, at ovenstående er helt forkert!

 

Fordelene ved simpel Excel-registrering

 

Det er bedst at starte simpelt, når virksomheden ikke bruger et tidsregistreringssystem nu og stadig har lidt forbehold.

Der er nogle klare fordele ved at bruge en timeseddelskabelon i Excel.

  • Det er gratis og nemt Tidsregistreringsskabeloner i Excel har prædefinerede formularer, så du skal ikke bruge tid på at sætte dig ind i et nyt system eller bygge et fra bunden. Samtidig er dette værktøj gratis, så dette er den perfekte løsning til dig, hvis du ikke vil have yderligere omkostninger på din organisations budget. Da Excel er en del af Microsoft Office-pakken, er det allerede tilgængeligt på dine medarbejderes computere. Alt hvad du skal gøre er, at downloade en gratis timeseddelskabelon, gemme den på dit lokale drev og dele den med dine medarbejdere.
  • Det kan tilpasses. Excel-timesedler er nemme at ændre og tilpasse de specifikke behov i din virksomhed eller på projektet. Du kan bruge dem for separate arbejdsperioder, fx per dag, per uge, hver anden uge eller per måned, og du kan bruge et faneblad per projekt.
  • Det er brugervenligt. De fleste af dine medarbejdere kender allerede Microsoft Excel og ved hvordan det virker overordnet set. Det forkorter læringskurven, og I sparer tid. Når du downloader den gratis Excel-timseddel, kan du starte med at registrere tid med det samme.
  • Det er analytisk. Excel er kendt som et stærkt analyse- og rapporteringsværktøj. Ved at bruge de avancerede analysemuligheder kan du finde vigtige sammenhænge, som ellers kan være svære at få øje på. Du kan også bruge Excels rapporteringsmuligheder til din fordel og gøre det nemmere at lave din ugentlige eller månedlige rapportering.

Tidsregistrering, selv ved brug af simpel Excel-registrering, giver dig noget meget værdifuldt: Data

 

Når der registreres tid, får både medarbejdere og ledere værdifuld indsigt i hvordan tiden bruges, og hvordan den overordnede performance forbedres.

 

Hvad får lederne ud af at bruge Excel til tidsregistrering?
  • Stigning i virksomhedens profitabilitet. For alle typer virksomheder giver tidsregistrering forbedringer på bundlinjen. Tid er penge, og for at optimere brugen af dine værdifulde ressourcer er du nødt til at vide, hvor tiden spildes, og hvor den giver størst muligt afkast. Det kan du kun opnå ved at registrere tid. Hvis du ikke ved, hvordan tiden bruges i dit firma, så taber du højst sandsynligt penge allerede.
  • Et fast greb om nuværende og kommende opgaver. Tidsregistrering hjælper dig til at finde ud af, om dine medarbejdere har styr på deres projekter, og om deres opgaver er afstemt med de opsatte mål og deadlines. Du har et klart billede af, hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, og du kan evaluere deres performance i realtid. Det er især godt, hvis du har medarbejdere, som fx arbejder hjemmefra. Tidsregistrering gør det også muligt præcist at planlægge tidsplaner for fremtidige projekter. Du har også bedre mulighed for at delegere opgaver blandt dine medarbejdere, fordi du forstår deres stærke og svage sider.
Hvad får medarbejderne ud af at bruge Excel til tidsregistrering?
  • Stigning i produktivitet. Når du burger timesedler finder du ud af, hvordan du egentlig bruger din tid og dine kræfter. Når først du begynder at registrere tid (og finder ud af hvor og hvordan du spilder den), så bliver det mere naturligt for dig at bruge den mere ansvarligt. Det forbedrer både din produktivitet og effektivitet. Tidsregistrering hjælper dig også med at fokusere på én opgave ad gangen, hvilket giver en større kvalitet i dit arbejde og minimerer risikoen for at lave fejl.
  • Bedre styr på din tid. Et fast greb om nuværende og kommende opgaver.Når du har styr på dine opgaver og respektive deadlines, kan du bedre holde dig til tidsplanen. Selv en simpel timeseddel kan hjælpe dig til at blive bedre til at prioritere vigtige opgaver og undgå at misse vigtige deadlines. Tidsregistrering vil hjælpe dig, så du ikke drukner i et hav af opgaver, der bare hober sig op på dit skrivebord pga. dårlig tidsstyring.

Så skal dit firma bruge et tidsregistreringsværktøj? Når du ser på alle fordele ved bare simpel tidsregistrering i Excel, så er det vist pærelet at tage den beslutning. 

Hent skabelon til tidsregistrering i Excel

BONUS: Excel skabelon til tidsregistrering

Selv simpel tidsregistrering i Excel, vil give din virksomhed værdifulde data. 

Skabelon til tidsregistrering i Excel

Gode råd og inspiration

 

Lad de gode råd og inspiration til din forretning, komme til dig.

 
Tidsregistrering i Excel