Teknologi og Software

Ny godkendelse af timer, ferie og fravær

Op til ferieperioderne er det ofte lederens job at indsamle ferieanmodninger fra alle medarbejdere og derefter sidde med kalenderen og prøve at få regnestykket til at gå op.

20. feb 2018 | 3 min læsetid
Samine Alimohammadi
Måske kender du Samine Alimohammadi fra vores events, ERFA-grupper eller nyhedsbreve? Samine er på fornavn med kunderne og glemmer aldrig et ansigt. Hun gør en dyd ud af, at du altid er inviteret til events, opdateret på nye features og seneste releases, så du får størst muligt udbytte af dit TimeLog.

TimeLog kan ikke fjerne den opgave helt fra dit bord. Vi kan optimere processen ved at samle alle relevante informationer omkring godkendelse i et og samme interface - og tilmed i et flow der automatisk leder dig videre til næste handling.

Vi introducerer samtidig et indbygget kommunikationsflow mellem leder og medarbejder og en log, så du slipper for at sende e-mails frem og tilbage.

Macbook Dark Godkendelse.jpg
Interface hvor du kan godkende ferie, fravær og timer i TimeLog.

Godkendelsesprocessen for ferie og fravær

Medarbejderen angiver i TimeLog, hvornår han eller hun søger om ferie eller fravær og indsender til godkendelse. Lederen modtager anmodningen og kan enten godkende eller afvise anmodningen. Afvises anmodningen får medarbejderen automatisk besked.

Via vores fraværskalender kan du hurtigt danne dig et overblik over, om der er andre, der har ferie i samme periode. 

Er det godkendt?

Når en anmodning om ferie eller fravær er godkendt, synliggøres det med en lille grøn firkant i timeregistreringen. Afvises en anmodning vil firkanten være gul. Hvis timer til godkendelse bliver afvist, dukker der også et rødt udråbstegn op i toppen af medarbejderens timeseddel, der indikerer, at der er noget, medarbejderen skal være opmærksom på. Når medarbejderen trykker på den, guides der automatisk hen til de afviste registreringer, så de kan ændres. 

Nemmere bliver det ikke!

Se hvordan medarbejderen indsender timer til godkendelse.

Macbook Dark Timesedlen med afviste registreringer.png
Interface hvor du kan se afviste registreringer.

Godkendelse af timer

Nogle godkender timer ugentligt - andre månedligt. Du bestemmer selv, hvilket interval du vil godkende timer for. Du får både en opsummering og en detaljeret visning af data, så du kan vælge, om du vil dykke ned i detaljer eller ej for den enkelte medarbejder. 

Du har også mulighed for at afvise enkelte registreringer i stedet for at skulle afvise hele perioden. Du ønsker måske at holde resten af registreringerne låst, da du skal fakturere og vil sikre, at data ikke ændres. 

I ferieperioder er det måske nødvendigt, at der er andre, der godkender for dine medarbejdere. Det kan du nu sætte, som du vil, så det ikke nødvendigvis er afdelingslederen, som godkender en medarbejders timer.

Macbook Dark Godkendelse af fravær, ferie og timer.png
Interface hvor du kan afvise enkelte registreringer.

Projektledergodkendelse = kvalitetssikring

Funktionen projektledergodkendelse er væsentlig for jer, der gerne vil have, at projektlederen først godkender de timer, der er brugt på deres projekter, inden lederen godkender alle medarbejderens registreringer og løntid.

Det er en kvalitetssikring af jeres arbejde, da en projektleder hele tiden vil være opdateret på, hvem og hvornår der bliver arbejdet på deres projekter, og dermed har en føling med, om det er de rette medarbejdere samt det forventede antal timer, der bliver registreret og faktureret.

Her kan du læse vejledningen om ledergodkendelse.